Номенклатура дел

[Melania]

Добрый день! При анализе проекта номенклатуры на будущий год выяснилось, что выбывает одно дело (индекс заканчивается цифрой 17). Понятно, что в проект будущей номенклатуры его не вносим. А как быть с индексом? Дело выбывает вместе с индексом и нумерация в номенклатуре оставшихся дел остается той же? (но при этом после индекса 16 будет идти 18) Или же индекс остается и дела, шедшие за выбывшим изменяют свои индексы, т.к. «подпрыгнут» на одну строку (дело с индексом 18 станет 17 и т.д.)?

[Andry]

Номенклатура в переводе с латыни - это список.
А в списке все номера идут по порядку, и после 16 не может быть 18.
Можно, конечно, сделать так, как вы пишете - "...дела, шедшие за выбывшим изменяют свои индексы, т.к. «подпрыгнут» на одну строку (дело с индексом 18 станет 17 и т.д", но это не самый лучший вариант, так как поменяется нумерация у всех дел, следующих после № 16.

Поэтому я порекомендовал бы такое решение этой проблемы:

1.Номенклатура дел на год - это список дел, которые предполагается завести в течении года. Но если номенклатурой предусмотрено дело за № 17, но в течении года оно по каким-то причинам так и не было заведено, то в конце года просто ставится отметка : "Не заводилось", и на этом вопрос исчерпан (например, вы намеревались завести дело с материалами о командировках, но никто в течении года в командировки не ездил, и в результате вы дело так и не завели - подшивать то туда нечего ).
2. Чтобы не ползла нумерация, при утверждении номенклатуры дел на следующий год самое последнее дело зарегистрируйте за № 17, и все станет на свои места ( номенклатуре дел за 2019 год вносится, например, такая запись: "дело № 52 ( ну или какой там у вас будет последний номер) перерегистрировано за № 17 по номенклатуре 2020 года").

[Melania]

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли делить на тома (по 250 листов) дело временного хранения (содержит около 1000 листов), которое включается в Акт на уничтожение? Или можно указать в графе «Кількість справ (томів, частин)» 1 том? Ведь согласно Правил №1000/5 объем дела строго оговорен только для дел постоянного и длительного хранения :«за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів»))

[EjeVika]

Подскажите, пожалуйста,.. личные дела хранятся в сейфе, как трудовые или нет?

[Andry]

Сообщение от EjeVika

Подскажите, пожалуйста,.. личные дела хранятся в сейфе, как трудовые или нет?

Да. Там содержатся персональные данные.

[EjeVika]

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, где хранить справки о профосмотре? Я так понимаю, что в перечень документов, которые относятся к личному делу они не входят.
Нужно организовать отдельную папку для хранения справок и журнал для их регистарации или журнал не нужен? + включить эту папку в номенклатуру?

[Мотя]

Сообщение от EjeVika

где хранить справки о профосмотре?

А что по этому вопросу думает ИОТ?

[EjeVika]

У нас приходящий (редко) инженер по охране труда, так что не понятно.. а фактически это вопрос его, а не ОК?

[Мотя]

Сообщение от EjeVika

У нас приходящий (редко) инженер по охране труда,

Вот и пусть работает. Редко.

Сообщение от EjeVika

а фактически это вопрос его, а не ОК?

Да.