Кому и на каком основании предприятие обязано предоставлять документы?

[Dar HR]

Уважаемые коллеги, обращаюсь к Вам с просьбой. У нас есть плановый запрос от проверяющих гос.органов, в котором они просят предоставить в т.ч.:
1. штатное расписание (у нас оно изменяется образом при каждом принятии-увольнении сотрудников, а именно: издается приказ о введении-выведении штатной единицы, и под него подкладывается измененное штатное расписание). Ваше мнение: есть смысл предоставить последнее утвержденное расписание, или нужно предоставить все изменения с приложениями приказам за все время существования компании (5 лет!)
2. Информацию про численность инвалидов с приложением подтверждающих документов. Юристы советуют только предоставить копии МСЭК. Я не совсем согласна. У нас есть и вся документация по аттестации их рабочих мест, и пенсионные и т.п. Как считаете - достаточно только заключения МСЭК? И я бы пояснила количество их численности (4%) и условия их работы. ???
3. Трудовые договора с сотрудниками предприятия. Мы принимаем сотрудника на основании приказа, а соответственно заключаем довор в устной форме. Как бы вы граммотно об этом пояснили проверяющим органам?

[anatol_ua]

Самый первый вопрос, который хочется задать: КТО проверяет (требует) ? Какой орган ?
Если в требованиях чётко не указано, ЧТО ИМЕННО орган хочет, вышлите ему то, что считаете необходимым ВЫ !

1. ШР - действующее на данный момент.
2. Копии справок МСЭК и пенсионных удостоверений.
3. Спросить в сопроводительным письме: все приказы о приёме на работу или только инвалидов ?

[olichka]

У нас была проверка требовали штатку за определенный период - показывали со всеми изменениями у нас коллектив небольшой поэтому на увольнение и прием делали новое ШР, не придерались. А, что касается трудовых договоров - у нас их нет, поэтому предоставляли копии приказов о принятии или увольнение за определенный период, заверенные печатью предприятия. И обязательно с описью, а то ... будут рассказывать не приносили, не видели, забыли и т.д.

[kozur]

Dar HR Вам нужно не сюда писать, а обратиться к проверяющим, что им нужно.

Мы думаем так, а они могут думать совершенно иначе !!!

[Dar HR]

Трудовые договора просят на всех, но года проверяют 2009-2010. Но наши юристы в письме хотят просто "съехать" , написав о том, что у нас договора заключаются в устном виде, поэтому мы их не предоставим. И я вот думаю, как правильно это написать в письме.

Вы же знаете, им чем больше, тем лучше. А нам - как всегда - наоборот. Просто они не конкретезировали в запросе - вот и пользуемся: каков вопрос - таков ответ. Или я не права?

[Мотя]

Вот что лично Я думаю по данной постановке вопроса.

Если Вы уверены, что это официальный запрос, и директор поставил на нем резолюцию: ОК! ПРЕДОСТАВИТЬ! И расписался под этим "предоставить", то что, ж, предоставляйте!

ОДНАКО! НИКОГДА, НИЧЕГО лишнего!

1.
Вопрос зАдали - Вы ответили!
Предоставьте ШР то, которое существует у Вас на данную секунду времени!
Не предоставляйте ничего лишнего, чего не сказано конкретно в запросе.
Там же не было такого: Предоставьте ВСЕ ШР за все годы существования?

2.
"Юристы советуют только предоставить копии МСЭК."

Странный совет... А что, на копиях МСЭК видно, где и кем человек работает?
Это наверняка советует тот юрист, которого недавно принимали на работу в 15 лет?

Предоставьте документ в виде справки, за подписью Вашей и руководителя ( а можно только и Вашей, с Вашей печатью), в которой Вы укажете численность своих инвалидов и приложите копии справок и пенсионных удостоверений.
Еще раз повторяю: никогда не давайте бумаг больше, чем у вас требуют!
Строго конкретно! Задали вопрос - ответил!

3.
Предоставьте копии приказов о приеме на работу!

4.
Напишите письмо-ответ на фирменном бланке:
На Ваше письмо от _____вх. №____ предоставляем требуемый пакет документов.

Прилагаемые документы:

1. ШР - заверенная копия, 5 листов!
2. Справка о численности инвалидов - 1 лист.
3. Заверенные копии справок МСЭК - пять копий.
4. Заверенные копии пенсионных удостоверений - 5 копий.
4. Заверенные копии приказов о приеме на работу 200 копий.
5. Выдержка из действующего КЗоТа (для тех, кто не знает, что можно ТД заключить в устной форме.)

И вся недОлга!

Еще раз обращаю Ваше внимание: какую резолюцию написал шеф на входящем запросе? И написал ли вообще? Вы носили ему этот запрос на подпись?

[olichka]

Как просят так и отвечайте и такие док-ты предоставляйте, а если им чего-нибудь дополнительно захочется, то вы не переживайте, они не стесняются еще пару запросов наклепать)))

[Dar HR]

Да, резолюция стоит. Опирается на мнение юристов с моей корректировкой. Я с вами согласна на все 100%. Единственное, вот насчет приказов о принятии на работу. Уж больно их много, и до моего прихода в компанию они не имели должного "вида", а исправлять уже было поздно. Все остальные документы просят за 2009-2010. В этих годах у меня все ок. Внутренний аудит пройден. Думаю, может предоставить приказы о приеме, согласно последнего шт.расписания

[Мотя]

Сообщение от Dar HR

Да, резолюция стоит. Опирается на мнение юристов с моей корректировкой.. Все остальные документы просят за 2009-2010.

А кто шефом указан исполнитель? ОК или юротдел?
Вот и предоставьте все, что касается 2009-2010 годов!

[Dar HR]

Каждый отвечает за свой участок работы. А опираемся на официальное мнение юристов (аутсорсинг) в виде официальной консультации. Вот и меня в раздумьях: отстаивать свою точку зрения, или предоставить документы, согласно юридической консультации. В этом случае, думаю, более детальная проверка не за горами. Готова отстоять все пункты, кроме сомнений с трудовыми договорами (приказами). Или предоставить приказы за 2009-2010 с пояснением, что здесь указаны только сотрудники, принятые в этот период (просто ведь расхождения со штаткой). Или меня это не должно заботить?

У меня еще вопрос по справке о инвалидах. Как Вы считаете, предоставлять информацию необходимо в свобдной форме, о численности штатного персонала компании, процентном соотвношении инвалидов, их занимаемых должностях, даты с которой они работают в компании. Упоминать ли о аттестации рабочих мест инвалидов? Спасибо!