Ведение кадрового делопроизводства на предприятии с филиальной сетью

[jana]

спасибо конечно за ответ, но это я знаю.Заявление сотрудники пишут

[Михалы4]

У нас такая ситуация.

Увольняемые пишут 2 заявления. Второе - с просьбой выслать трудовую книжку по почте или автолюксом. При получении Трудовой пишут руководителю филиала расписку о том, что ТК получили, претензний нет.
В Книге, в графе "Розписка..." пишу, что выслана почтой. Эти заявы храню в Личном деле (чтобы не потерять).
Если не хотят на таких условиях - прошу приехать за ТК лично. Пока никто не приезжал

[Татьяна К.]

Сообщение от jana

спасибо конечно за ответ, но это я знаю.Заявление сотрудники пишут

Просто в подібній ситуації важко давати поради. Що б Ви не зробили (окрім приїзду працівників в офіс) - без порушень не обійтись!

[marina.kvitko@i-network-s]

Я поступаю след. образом: получаю от сотрудников заявления с просьбой выслать т. к. почтой, затем вместо них обхожу в ЦО обходной лист, и отправляю почтой и т. к., и обходной, и П-2, и приказы. Не отправляю только журнал учёта т. к. Нарушаю. Ну, а что делать...

[alexey1976]

если есть заявление, то никаких нарушений нет.
Письмо необходимо отправлять с описью вложения и уведомлением о вручении, не забудьте вложить заверенную копию приказа. Опись, уведомление и заявление - достаточное доказательство, больше не нужно.

[Михалы4]

Сообщение от alexey1976

не забудьте вложить заверенную копию приказа.

А это зачем? Увольняете же не за нарушение трудовой дисциплины.

[Musia]

Нужна консультация профессионалов. Постараюсь кратко изложить суть.
Есть предприятие с филиальной сетью. Раньше филиалы были отдельными юрлицами, теперь всех планируется перевести на общий МФО и начислять и выплачивать на карточки з/п централизовано в Киеве. Возникают вопросы:
1) если оригиналы всех больничных нужно собирать в Киеве, другие основания для выплат (справки доноров, копии МСЭК инвалидов и т.п.), т.е. по сути куча документов, которые составляют часть личного дела, нужно ли держать личные дела в центральном офисе?
2) что делать с трудовыми книжками? Что скажет проверка из соцстраха, если мы, к примеру, оставим трудовые книжки на местах в регионах? Повлечет ли это какие-то штрафы?

Возможно у кого-то есть опыт или подобная структура предприятия. Заранее всем спасибо.

[Ханифа]

Обычно 1 человек отвечает за 1 дело.
Обычно, в компаниях с филиальной сетью все трудовые, личные дела и прочая ведет 1 чел в головном офисе.
Но, поскольку у Вас это были отдельные предприятия, в каждом из которых был спец по кадрам и персоналу, т.е специально обученый человек, вполне возможно, после инспекции и личного знакомства с делами, делегировать эту часть работы в регион, особенно если сотрудников в нём много. Вам же придётся разработать корпоративные стандарты в кадровом делопроизводстве и следить за их соблюдением.

[Musia]

Меня интересует, есть ли какие-то требования у проверяющих органов в отношении личных дел и трудовых книжек? Ну, например, соцстрах проверяет выплаты по болничным. Часто проверяется страховой стаж по трудовой книжке. Больничные листы с протоколами - в Киеве, начисления и выплаты - в Киеве, а оригиналы трудовых и личные дела - в регионах. Возможно ли такое ведение дел? А перснала у нас много, более 3 тыс. человек...

[Ханифа]

когда будет проверка, повезёте всё это в регион.