Электронный документооборот

[Helga85]

Mardge, ООО с структурными подразделениями в регионах

[Mardge]

Вы можете разработать свою внутреннюю инструкцию по делопроизводству, предусмотрев в ней все эти моменты (наличие виз на приказах и заявлениях).

[respect]

Сообщение от Helga85

В нашем случае бумажный документооборот не заменяют, а хотят «облегчить» работу – визировать заявления и приказы в электронном виде

Внедрите в документооборот П-3. Никакого заявления не надо, если Вы не отходите от бумажного документооборота, П-3 пусть в электронном варианте согласовывает кто хочет, Вы ее распечатаете, подпишет сотрудник и директор. По сути "живые" подписи Вам больше ничьи не нужны

[Helga85]

Тут с каждой минутой "чем дальше в лес, тем толще партизаны"
Только я обрадовалась что работаю в компании, в которой приветствуется грамотное ведение кадрового документооброта...
Жаль, не могу показать до чего дошли светлые умы айтишников.. Вся надежда на директора по персоналу и мою силу убеждения.
Простите за излишнюю эмоциональность

[Мотя]

Сообщение от Helga85

Только я обрадовалась что работаю в компании, в которой приветствуется грамотное ведение кадрового документооброта...

А в Вашем понятии что такое грамотное ведение?
Т.е, получается, что те, кто ведет документы на бумажном носителе - ведет это все неграмотно?

И потом- Вы же просили размышлений?

Сообщение от Helga85

Буду благодарна за все ответы и размышления на эту тему!

Народ высказал размышления - свои...а Вы - работайте как Вам кажется правильным...
Вы же не будете работать по-другому только из-за того, что Ваше мнение не совпадет с чьим-то другим на форуме...верно?

[Helga85]

Мотенька, надеюсь только вы поняли меня совсем неправильно
Это я все о своей компании и писала да о светлых головах наших айтишников.
Благодаря форуму и помощи форумчан я разбираюсь как "прижить" отпуска, а тут замахнулись на ВЕСЬ процесс кадрового документооборота и в такой извращенной форме..
Завтра собрание на эту тему, отпишусь, если интересно.

[Мотя]

Сообщение от Helga85

Мотенька, надеюсь только вы поняли меня совсем неправильно

Я - тоже надеюсь!
Тем более, что я Вас поняла - правильно!
Ведь я я тоже -ЗА! За прогресс и все такое!
Очень даже!
Просто не всегда получается так, как удобней и совершенно очевидней, а также - более логично!
(Взять наш КЗоТУ, хотя бы...)
Я ведь с Вами солидарна и очччень обожаю все то, что облегчает работу!
Только одно меня беспокоит:

Сообщение от Мотя

А тут - БАЦ! И жесткий полетел

Или электричество отключили...Именно в тот момент, когда у Вас требуют эти приказы на проверку...
Что будете делать?
Что объяснять, когда прокуратура огнем дышит?
Я уже где-то писала, что у нас и получилось..
Не позавидовала я в тот момент нашей бухгалтерии...
Вспоминать не хочется...
Поэтому лично я хочу спать спокойно...и надеяться только на себя, а не на железную машину...

[Helga85]

Мотя, значит я вас таки не правильно поняла..
Но если интересно к чему мы пришли, расскажу - заявление на отпуск формируется и все визы подтягиваются в программе, после чего я его распечатываю. Готовлю приказ и он в программе проходит визирование директором по персоналу и "уходит" на Генерального, после его визы кадровик и бухгалтер работают с 1С, а ассистент распечатывает приказ и подписывает его у Генерального. Я, в свою очередь, ознакамливаю сотрудника с приказом и заодно он подписывает заявление.
Плюсы - минимальный физический контакт и отпадает необходимость таскать в бухгалтерию копии приказов (иногда по два раза), и естественно, никто не скажет - "а я не видел!", ну и сроки ссответственно не нарушаются, потому что поставленные задачи необходимо выполнять в тот же день.

Вводится процедура через приказ, вносятся изминения в политику о документооброте, политику об отпусках и приказом утверждается легитимность надписи "Узгодженно" на месте подписи визирующего.
Техничекие моменты опускаю.

[Надюша]

1. Яка різниця між журналом реєстрації наказів щодо особового складу і журналами реєстрації про прийом, звільнення, переведення і основних та ін.відпусток?
2. Що за книга наявності працівників або ж Алфавітка? Навіщо і як її вести?

і ще
3. чи потрібно вести окремий журнал реєстрації наказів про відрядження чи їх реєструвати разом з ін.наказами? і з якими саме: по особовому складу чи з основної діяльності

[Julie]

Надюша, спробую відповісти на Ваші питання.
1. Накази на відпускти зберігаються 5 років, накази щодо прийняття, переведення, звільнення - 75 років. Тому абсолютно нелогічно реєструвати їх в одному журналі. Зазвичай ведеться мінімум 2 журнали (деякі колеги накази щодо прийняття, переведення та звільнення реєструють в окремих журналах).
2. Не зовсім зрозуміла, що таке книга наявності працівників, можливо, Ви мали на увазі штатно-посадову або алфавітну книгу.
3. Накази про відрядження зберігаються 3 роки, тому доцільно реєструвати їх в окремому журналі, тому що накази з основної діяльності мають також тривалий строк зберігання.