Номенклатура дел

[Andry]

Сообщение от kadrovik05

Тобто, якщо видавався наказ про відпустки, то їм всім присвоювався наприклад №1-ВП ... якщо наказ про відрядження ... то ім присвоювався наприклад №1-К/В

Нумеруйте их как угодно - хоть 1-ВП, хоть 2-К/В - сами себе установите порядок нумерации, регистрируйте в одном журнале и подшивайте в одно дело. раньше велись два журнала, потому что сроки хранения разные были, теперь их уравняли.

Сообщение от kadrovik05

Всі накази з кадрових питань (і про відпустки і про відрядження і про особовий склад) зберігаються безпосередньо у закладі 75р. і ні у який архів не передаються.

Это они пока не передаються...

Сообщение от kadrovik05

За Вашим поясненням виходить, що мені потрібно розділяти на два накази про відпустки (тобто присвоювати їм різні №№) і на два накази про відрядження (тобто присвоювати їм різні №№) і відповідно реєструвати їх у різних журналах?

По моим поясненням выходит, что у вас будет два журнала - один для регистрации приказов длительного хранения, второй - для регистрации приказов краткосрочного хранения.

Сообщение от kadrovik05

Навіщо, якщо вони все одно будуть зберігаться у закладі?

А законом так предусмотрено потому что.
Кроме того - человек предполагает, а фискальные органы располагают - и я бы не стал так категорически утверждать, что ваш "заклад" просуществует все 75 лет. И в определенном случае документы все же придется сдавать...

[kadrovik05]

Дякую! Тобто, якщо я вірно зрозуміла, то будуть два журнали з особового складу (де будуть реєструватися накази тимчасового та тривалого строку зберігання) у яких будуть наприклад такі записи:

1-й журнал - накази тривалого строку зберігання

13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №35-ВП "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №7-К/В "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

13.08.2013 №36-ВП "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №8-К/В "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Виходить в одному журналі будуть реєструватися змішані накази?
Чи потрібно все ж таки їх розділяти ще на стадії написання на накази тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання
і відповідно присвоювати поточні №№ без розділу на особовий склад, відпустки, відрядження???

1-й журнал - накази тривалого строку зберігання

13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №76-ОС "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №77-ОС "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

13.08.2013 №25-ОС "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №26-ОС "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Але так у одному і тому ж році, за одним і тим же напрямом (з особового складу), будуть подвійні №№ наказів, тільки зареєстровані у різних журналах.??? Невже буде ДУЖЕ великою помилкою, якщо всі накази з особового складу формувати з присвоєнням поточних №№ без розділу на особовий склад, відпустки, відрядження і відповідно реєструвати їх в одному журналі тривалого строку зберігання?
Дякую!

[Andry]

Сообщение от kadrovik05

якщо я вірно зрозуміла, то будуть два журнали з особового складу (де будуть реєструватися накази тимчасового та тривалого строку зберігання)

Да, всего два.

Сообщение от kadrovik05

у яких будуть наприклад такі записи:

1-й журнал - накази тривалого строку зберігання
13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №76-ОС "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №77-ОС "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання
13.08.2013 №36-ВП "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №8-ВП "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Все равно, какой вы будете писать индекс - ВП,К, ВК, но пишите его одинаковым для всех приказов, зарегистрированных в данном журнале.

Как вариант, могу предложить индексы "ОС/Д" и "ОС/Т" - то есть приказы по особовому складу довогривалі и тимчасового зберігання.

Сообщение от kadrovik05

Виходить в одному журналі будуть реєструватися змішані накази?

Почему "змішані"?
Согласно ст.121 Переліку приказы делятся на три вида:
а) з основної діяльності
б) з кадрових питань (особового складу)
в) з адмінстративно-господарських питань.
То есть все ваши приказы относятся к кадровым, а разделяете вы их только по срокам хранения - на те, которые хранятся 75 лет, и те, которые хранятся 5 лет.

Сообщение от kadrovik05

Чи потрібно все ж таки їх розділяти ще на стадії написання на накази тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання і відповідно присвоювати поточні №№ без розділу на особовий склад, відпустки, відрядження???

Да, потрібно.И відпустки, и відрядження - все это накази по особовому складу. И делятся они лишь на
1-й журнал - накази тривалого строку зберігання
2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

И будет правильным "...всі накази з особового складу формувати з присвоєнням поточних №№ без розділу на відпустки, відрядження і відповідно реєструвати їх в одному журналі" тривалого чи тимчасового строку зберігання.

[kadrovik05]

Дуже дякую за терпіння та відповіді!
Тоді дійсно підійде Ваш варіант індексації наказів з особового складу - "ОС/Д" - накази довготривалого строку зберігання та "ОС/Т" - накази тимчасового строку зберігання, які будуть реєструватись у відповідних журналах.

[Romanna]

Доброго дня! Чи ведуться у Вас особові справи працівників? Бо я веду тільки карточки П-2 в яких зберігаються копії: паспорта, ін.коду, диплому.

[eloissa]

Присоединяюсь к вопросу. Я раньше всегда и везде вела личные дела. Недавно перешла на новое предприятие. Здесь есть только карточки П2 (при чем, у многих еще Т2, т.к. работают по много лет) и папки "Принятые 2018", "Принятые 2017" и т.д. по всем годам. В этих папках по каждому принятому особовий листок, копии личных документов, копия приказа о приеме, заявление. Предыдущий руководитель кадровой службы сказала мне, что где-то вычитала, что так можно вести кадровую документацию
Я пока не решила, за что мне хвататься в первую очередь. Т2 дополнять новыми карточками П2 или ваять на всех личные дела При этом разыскивать и копировать все приказы по сотрудникам, начиная с 1993 года...
Так вот, надо ли?

[Andry]

Сообщение от Romanna

Доброго дня! Чи ведуться у Вас особові справи працівників? Бо я веду тільки карточки П-2 в яких зберігаються копії: паспорта, ін.коду, диплому.

Ведуться.

Сообщение от eloissa

… Недавно перешла на новое предприятие. Здесь есть только карточки П2 (при чем, у многих еще Т2, т.к. работают по много лет) и папки "Принятые 2018", "Принятые 2017" и т.д. по всем годам. В этих папках по каждому принятому особовий листок, копии личных документов, копия приказа о приеме, заявление. Предыдущий руководитель кадровой службы сказала мне, что где-то вычитала, что так можно вести кадровую документацию
Я пока не решила, за что мне хвататься в первую очередь. Т2 дополнять новыми карточками П2 или ваять на всех личные дела При этом разыскивать и копировать все приказы по сотрудникам, начиная с 1993 года...
Так вот, надо ли?

Надо.
Читаем Приказ Минюста от 04.07.2018 № 2277/5:
«

12. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

[Romanna]

автобіографія навіщо?

[Andry]

Сообщение от Romanna

автобіографія навіщо?

Тут спросите:

Міністерство юстиції України
Поштова адреса: 01001 м.Київ, вул.Городецького, 13
+38 (044) 364-23-93 – call-центр (багатоканальний)
факс: +38 (044) 271-17-83
е-mail: callcentre@minjust.gov.ua; themis@minjust.gov.ua

Это они приказ разрабатывали, а не я.

[eloissa]

Сообщение от Romanna

автобіографія навіщо?

А просто так... Положено
Так же как и складирование в личном деле копий приказов за все годы, переписывание данных по приказам в карточку П2 и проч. Бессмысленно, но положено. (В наше время, когда мы все ведем учет в 1С или подобных программах)