Номенклатура справ бюджетної установи

[over13]

Призначили відповідальним за складення номенклатури в бюджетній установі. Ознайомився з нормативною базою. Виникло дуже багато питань.

Хто має змогу виділити частину свого часу та відповісти на ряд питань чи допомогти у її складенні консультацією буду неймовірно вдячний (фактично вже складена).
Ну і зрозуміло, як мінімум, з мене кава та булочки за допомогу.

[Andry]

Сообщение от over13

...Хто має змогу виділити частину свого часу та відповісти на ряд питань чи допомогти у її складенні консультацією...

"...а не будет ли многоуважаемій джин так любезен..."
Ви даремно марнуєте час!
Вже могли б написати свої питання і отримати відповіді

[over13]

Забагато питань
Спробуємо по Вашому) Перша партія)

1. Зведена - окремий документ?
окремих підрозділів - окремий?

2. Строки зберігання визначаються:
наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5
наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
Наказ, Перелік від 18.11.2013 № 2433/5
я вишукую там найбільш схожий за суттю документ і беру з тієї позиції строк зберігання?

3. Що таке Протокол експертної комісії установи (ЕК)? які вимоги до нього?

4. Що означає вимога до кількості примірників номенклатурних справ у підрозділі та установі відповідно?

5. Зведена номенклатура погоджується з архівом кожні 5 років?

6. наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 передбачає перелік орієнтовних документів з якими установа має справу, на основі нього я повинен співвіднести всі документи типові для нашої діяльності з цим переліком і поставити статтю та строк зберігання?

7.В зведеній ном. відображені всі номенклатури кожного з підрозділів,а ном окремих підрозділів у окремому документі, тобто виходить дублювання і множення аркушів?


Дякую

[Andry]

Сообщение от over13

1. Зведена - окремий документ?
окремих підрозділів - окремий?

Зведена номенклатура - це окремий основний документ, який включає відомості про усі справи, що ведуться в установі, а номенклатури окремих підрозділів - це допоміжні робочі документи.

Сообщение от over13

2. Строки зберігання визначаються:
наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5
наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
Наказ, Перелік від 18.11.2013 № 2433/5
я вишукую там найбільш схожий за суттю документ і беру з тієї позиції строк зберігання?

Так. А якщо у вас є сумніви щодо строку зберігання документа, якій у переліку відсутній, то цей строк визначається за рішенням експертної комісії.

Сообщение от over13

3. Що таке Протокол експертної комісії установи (ЕК)? які вимоги до нього?

Протокол повинен містити таку інформацію:
1. Назва документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням харак*теру його роботи
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата й місце проведення засідання
6. Кількісний склад учасників
7. Посади, прізвища й ініціали голови та членів комісії
8. Порядок денний
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль*кості сторінок.
11. Підписи голови і членів комісії
Зразок можете подивитися тут (якщо самі гулом користуватися не вмієте)

Сообщение от over13

4. Що означає вимога до кількості примірників номенклатурних справ у підрозділі та установі відповідно?

Я не розумію, про що йдеться мова.

Сообщение от over13

5. Зведена номенклатура погоджується з архівом кожні 5 років?

На кожному підприємстві по різному. У вас повинна бути відомча інструкція з діловодства, затверджена відповідним міністерством чи органом влади, до сфери управління якого ви віднесені, і там ви знайдете відповідь на це питання.

Сообщение от over13

6. наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 передбачає перелік орієнтовних документів з якими установа має справу, на основі нього я повинен співвіднести всі документи типові для нашої діяльності з цим переліком і поставити статтю та строк зберігання?

Так.

Сообщение от over13

7.В зведеній ном. відображені всі номенклатури кожного з підрозділів,а ном окремих підрозділів у окремому документі, тобто виходить дублювання і множення аркушів?

Я вам вже писав, що зведена номенклатура - це основний документ, котрий включає в себе усі справи підприємства разом з структурними підрозділами, він повине бути обов'язково.
А номенклатур структурних підрозділів може і не бути - все залежить від структури підприємства

[over13]

Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках.
Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури
справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради або органу вищого рівня.
Номенклатура справ установи підписується керівником служби діловодства установи, візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК установи. Погодження та підписання номенклатури справ
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають номенклатуру справ установи у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.

1.Тобто потрібно створювати 4 екземпляри з мокрими печатками і розносити адресатам?
2. Як створювати резерв у номенклатурі? Просто залишити місце в кінці кожного з відділів? І при необхідності треба фіксувати те що ми розпочинаємо використовувати цей резерв?
3. Яка це організація в діяльності якої створюється документи НАФ?
Дякую.

[Andry]

Сообщение от over13

1.Тобто потрібно створювати 4 екземпляри з мокрими печатками і розносити адресатам?

Це ви що за НПА цитували?

Сообщение от over13

2. Як створювати резерв у номенклатурі? Просто залишити місце в кінці кожного з відділів? І при необхідності треба фіксувати те що ми розпочинаємо використовувати цей резерв?

Про який саме резерв йдеться мова?
Я ж разом з вами інструкцію у ценй момент не читаю
Якщо мається на увазі резерв для заведення нових томів справи - то пропускається декілька рядків, щоб можна було згодом зробити запис про заведення чергового тому справи. А як зробите запис про дату заведення нового тому справи - це і зафіксує те, що ви розпочали використовувати цей резерв

Сообщение от over13

3. Яка це організація в діяльності якої створюється документи НАФ?

Читайте "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів":

2.4. До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ. Дана група включає організації – джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку.
Державні і комунальні організації – джерела формування НАФ –передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

[over13]

Дякую!!
Підкажіть будь-ласка до яких статтей можна віднести такі справи як:
- реалізація плану закупівель (розробка,здійснення)
- листування з громадянами
- взаємини зі ЗМІ та партнерами
- меморандуми про співпрацю
- графік виїзних пунктів прийому громадян

[Andry]

Не можу підказати, тому що я не знаю ні специфіки вашої діяльності, ні змісту згаданих документів. Ми до статей відносимо не назву справ, а зміст інформації, яка в них міститься. Тому що, наприклад, меморандум про співрацю може стосуватися як кадрових питань, так і питань наукових розробок чи питань матеріально-технічного забезпечення.
А якщо у вас є певні сумніви - звертайтеся до вашої експертної комісії і оформляйте це відповідним рішенням.

[over13]

Дякую! Я це розумію (про відповідність діяльності установи та статті), але взагалі деякі поняття з нашої діяльності в переліку не передбачені навіть близько, тому все таки прийдеться звертатися до архіву.
Вдалого Вам дня!

[Andry]

Якщо ваша експертна комісія прийме рішення, що від завтра, образно кажучи, синє слід вважати зеленим і оформить це відповіідним рішенням - ніяких питань не буде.