Стандарты прошивания документов
 

Доброе утро!
Помогите найти стандарты, нормы, где прописаны правила прошивания документов. Как это делается я знаю, нужен нормативный документ.
Спасибо.

Вопрос действительно хороший!!!
У бухгалтеров часто прописывается порядок опечатывания документов( кассовых книг итд), у охраны труда-- нет обязательной нормативки, только здравый смысл и обычай.
Какие в кадрах стандарты-не знаю, НД не видел.

Я перечитала ГОСты, инструкции по ведению деловодства, но там нет четких рамок: длина нитей такая-то, узел такой-то......
Только общие фразы - все должно быть читабельно, узел должен быть заклеен заверителем дела.
Если кто-то видел или знает НД, буду очень признательна! :-)

Навіть спеціально пошукала таку інформацію - нічого подібного не знайшла.:dont know: Про всяк випадок зв"язалася з працівником архіву - також розводить руками. Навіщо Вам довжина ниток і техніка в"язання вузлів?:D Явно перебор...;)

Перебор еще какой...
У нас один из работников кадров имеет свой "здравый смысл и ум" и приносит документы прошитые таким образом, что ни в какие ворота не лезет и несет на подпись директору.

Когда в 5-й раз ему возвратили документы на перепрошивку, сказал что это наши выдумки и все он делает правильно и попросила дать НД, в котором прописана сия процедура.
Ну согласитесь, что узел должен быть связан крепко, не должен висеть, нитка должна быть потолще, а не такая что любой таракан перегрызет, и концы нити должны выглядывать из-под заверителя.

Я ж не для себя прошу! :-)

Питання цілком нормальне. Я теж знаю, що треба прошивати і нумерувати не всю книгу, а листи, які містять інформацію. Що наклейка має закривати вузол, а кінчики нитки має бути видно з-під наклейки. Що має бути надпис на наклеєному папері - пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою 12 (дванадцять) аркушів. Нитка має бути міцна, щоб не перетерлась з часом. Посада, підпис, прізвище, дата. І що відбиток печатки має виходити за край наклейки. А де написано - не знаю. Може, в головархіві дізнатись?

Зачем склеивать?? Степлером сцепили, на скрепке пишете "прошито, пруномеровано..", подпись
:scare: :lol:

Вот что я накопал:

Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

Оправлення справ
5.1.20. Справи постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку,
а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську
документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Вика, если НД нет, издайте внутренние стандарты компании,руководствуясь правилами, приведенными участниками форума , и требуйте их исполнения от сотрудников.

Нашла стандарт для нотариусов, хоть какая-то конкретика:

Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву

Оправлення справ
2.3.19. Підшивання документів у справу здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа до проколу не повинна бути більше ніж 2 см.

2.3.20. Прошивка здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не виступали за краї обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

2.3.21. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

Свои стандарты придется таки сделать, но с меня требуют НД, уж больно человек попался вредный.

Всем спасибо большое за ответы!!!
Если кто-то случайно где-то найдет какой-то документ, сообщите, плиз..

А спросить каким НД он сам руководствуется??
И очень желательно, чтобы это спросил его руководитель!!!!!

Думаю, так катигорично, Ханифа, не стоит.
Прежде чем с работника требовать исполнения каких-либо правил,
необходимо эти правила расписать и ознакомить работника.

Ханифа, спасибо за совет, действительно надо поинтересоваться какими НД руководствуется он:-)
Ну а расписать внутренние правила тоже не помешает.
Я на самом деле не думала что это вопрос нигде не прописан, как делать знают все, а откуда знают ....

1. Это у нас ишшо в Конституции Украины отдельно прописано, да и формальной логике не противоречит сие правило: "Утверждаешь-доказывай." А не извращения типа:
-Я хочу так , а Вы мне докажите ,что я неправ!!
2. Прописание дороги в столовую, туалет и письменный алгоритм отправки письма почтой-- удел весьма немногих компаний ( им сочувствую) и некоторых профессий ( охранники, инкасаторы-- требование НД)

З.Ы. Какая статья Конституции Украины вольно процитирована??
З.З.Ы. Когда Вы её вообще открывали в последний раз??
З.З.З.Ы. Вы её вообще открывали когда-нибудь??

Ну Вы сравнили: поход в туалет и оформление документов.

Знаете ли, то, что пальцы совать в розетку нельзя, тоже прописная истина, и чуть-ли не с дет.сада известна, однако ж, поступит работник подобным образом и он вправе сослаться на то, что его с подобным запретом не ознакамливали. И знаете ли, выиграет дело. Поэтому и сидят в компаниях умные люди, технике безопасности при приеме инструктируют и как ходить в туалет, минуя розетки, тоже рассказывают:lol:

Но это так, отступление. Я лично руководствуюсь правилом "Каждая очередная подпись работника - это еще один повод его уволить"

Кстати, когда последний раз меня принимали на работу, то инженер по ОТиТБ произнёс именно эту фразу: "Не суйте руки в розетку!"
(это мне-то - краснодипломированному инженеру-электрику, работавшему в своё время с напряжением выше 10 КВ !!!).
Но я его понимаю :bow::bow::bow:, поэтому стойко перенёс инструктаж длительностью 4,5 часа :hang3:!!!

У ОТ есть профессиональный юмор, как у всех. и частью этого юмора является коллекция инструкций по охране труда на претупейшую тему:
инструкция по ОТ для пользователей туалетной бумагой
инструкция по ОТ для пользователей ложкой столовой
инструкция по ОТ для осеменителя КРС ( эта серьёзная, но название смешное)
итд
Инструкции Действующие на отдельных предприятиях( ДА, реально действующие)

Мова йде про ст. 62 Конституції України?:reverie:

Опечатка и нумеровка журналов (книг)
 

Здравствуйте уважаемые форумчане! У меня возник спор с главным бухгалтером о правильности опечатки журнала. Обычно я на последнем листе журнала (посередине) писал количество прошитых страниц, название печати (какой журнал опечатал) и ставил дату и роспись. Внизу заклеивал шнурок листочком с уже поставленой печатью. Бух сказала, что это не правильно, что весь текст нужно писать на бумажке, которую приклею, а после ставить печать так, что-бы половинка была на приклеенной бумаге, а половина на книжке. Подскажите, какими руководящими документами это регламентируется? Можно ли опечатывать так, как я хотел? Где можно увидеть пример (фото)? Заранее благодарен)

Склоняюсь к версии Вашего бухгалтера.
Я в свое время искала нормативы.
Поищите еще стандарты прошивания кассовых документов, там может быть больше инф-ии.

Собирательные правила

1. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

Нумерація аркушів справ

5.1.2. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
5.1.3. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Оправлення справ

5.1.20. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів. 5.1.21. Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.


2. Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву
Оправлення справ
2.3.19. Підшивання документів у справу здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа до проколу не повинна бути більше ніж 2 см.
2.3.20. Прошивка здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче ніж на 2 см, а аркуші не виступали за краї обкладинки. У тих випадках, коли текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.
2.3.21. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.


3. Инструкция по деловодству
6.2.3. После сверления папка прошивается специальной нитью (нить ЛШ-210 или другие аналогичные по качеству) при помощи прошивочной (цыганской) иглы. Пропустить концы нити из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять около 6 сантиметров свободного конца прошивной нити. таким образом, чтобы закрыть узел и большую часть концов нити заверительной надписью.
6.2.4.. Подпись на заверительной надписи, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.
6.2.5. На корешок дела наклеить заранее приготовленную полоску из бумвинила необходимого размера и плотно прижать для склеивания с картонной основой обложки.

Спасибо за содержательный ответ. Возникает еще вопрос: какие виды документов нужно прошивать? Журнал хода работ на участке нужно прошивать так, как прошиваются дела, содержащие первичную бухгалтерскую документацию?

У нас один метод прошивания всех документов.
Вы хотите журнал хода работ на участке прошить своим способом?)

В недавнем прошлом я служил в воинской части (в отделе кадров). Там прошнуровывается и опечатывается любая тетрадка, книга, журнал. Причем именно таким способом, как я описал выше (не бухгалтерским). Много чего сдавал в архив с таким опечатыванием. Претензий по этому поводу никогда не было (военные архивариусы очень придирчивы). А вот в гражданской структуре у главбуха возникли. Потому я и ставлю этот вопрос. Можно склоняться к одной или другой стороне. Но как доказать правоту и на что сослаться?

В НПА полной процедуры прошиванию документов нет, есть отдельные документы разных ведомств. Например

Но даже подумать логически: заверительную надпись нужно клеить на узол, печать ставить так чтобы она закрывала угол заверительной надписи и захватывала последний листик прошитого документа. Концы нити должны свисать....

Добрый вечер! С наступившим Новым годом всех участников форума! Хорошего настроения всем, весны в душе и благополучия!!!
Такой вопрос возник - прошиваю журналы кадровые, кто должен ставить подписть инспектор отдела кадров или все таки директор?

Какие именно книги?

Например об учете ТК:

А остальные журналы - учет командировок, отпуска, по личному составу, регистрация распоряжений?
По поводу учета движения трудовых книжек я нашла. А про другие журналы ничего не сказано.

Зараз немає часу дати посилання на НД по всіх журналах

Лист Мінпраці від 19.10.2005 N 09-487

Почитайте ще тему

Спасибо, сейчас прочту.

Доброго дня! Допоможіть, будь-ласка, вирішити питання. У нас була перевірка і зробили зауваження стосовно засвідчуючого напису в кінці прошитої книги педрад. В нашому варіанті: "Пронумеровано і прошнуровано __ аркушів. Директор, підпис. Завірено печаткою закладу".
Зауваження: "В цій книзі пронумеровано і прошнуровано ___ аркушів та скріплено печаткою. Директор, підпис". Наші дії.
Якщо можна, підстава (документ).

Кто проверял? 1. Обычно в любых актах, предписаниях или замечаниях проверяющие пишут на какой НПА они ссылаются.
У Вас что, конкретно, написано в замечании? На какой НПА они сослались, выписав замечание?
Если ни на что не ссылаются - не реагируйте никак.
2. Вы эту тему читали?

У меня такая ситуация в конце года в журнале регистрации осталось место для нового года...вопрос как закрыть тот регистрационный период и начать в том же журнале ...спасибо)

Какой журнал Вы имеете ввиду?

исходящая входящая документация, журнал регистрации заявлений , приказов...

Ой, зачем Вы заморачиваетесь..
Да и ведите дальше.
Если осталась полупустая страница - сделайте на ней букву Z. Поставьте дату и подпись, если хотите.
Главное - чтобы не осталось строчек, в которые можно что-то дописать. Чтобы эта буква пересекала все строки и графы.
И начните с новой страницы.
Не вижу проблемы.

огромное спасибо )))

:handshake:Обращайтесь.

У меня приказы с 2002 года в одной книге, еще и до половины не дошла;)

В СССР в таких случаях под последней записью делалась надпись типа:
"Всего за период с 02.01.2013 по 30.12.2013 зарегистрировано 198 документов. Учет закрыт на № 198. Дата, подпись"
Новый учет начинаем с нового номера.

Реально ли прошить книгу регистрации приказов в твёрдой обложке? В очень твёрдой обложке...( Если да то как это технически сделать?..

Реально! Отнести в любую переплетную мастерскую...
Твердая - это из ДСП, что ли? Или из чего может быть очень твердая обложка?
У вас есть шило? Которое прошивает любую твердую кожу? Неужели им нельзя проделать дырочки? Ну, обложка может быть твердой только из картона.. Картон нельзя никак шилом пробить? Возьмите шило, молоток и пробейте....
Вышлите мне - я Вам сделаю...