Документация (входящая, исходящая)

[Andry]

Сообщение от Юрій Шепетюк

Чи потрібно реєструвати заяви від працівників (прийом, переведення, звільнення, відпустка)? Чи це на розсуд підприємства?

Потрібно.

Сообщение от eloissa

Не обов'язково, за бажанням працівника або в разі якоїсь іншої необхідності

Я з вами незгодний.
Усі заяви щодо прийому, звільнення, надання матеріальної допомоги тощо потрібно реєструвати у відповідних журналах обліку, які згідно статті 122 "Переліку типових документів..." повинні зберігатися 3 роки.
Особливо це дуже важливо для заяв про звільнення за власним бажанням, коли відлік двотижневого строку попередження про звільнення починається з дати отримання заяви (а не з дати її написання, як часто думають самі працівники)

[eloissa]

Тобто, Ви реєструєте всі заяви, у тому числі, на відпустки? На підприємствах з великим кадровим документообігом для цього потрібно окремого працівника наймати Скажу відверто: ми реєструємо накази, а заяви - тільки в разі необхідності.
А якщо реєструвати не всі, а тільки заяви звільнення, то це вже і є деякі, в конкретних випадках, або за бажанням працівника.

[Andry]

Сообщение от eloissa

Тобто, Ви реєструєте всі заяви, у тому числі, на відпустки?

На щорічні відпустки заяву писати не потрібно, а на усі інші види відпусток - так, реєструємо.

Сообщение от eloissa

а підприємствах з великим кадровим документообігом для цього потрібно окремого працівника наймати

Вам видніше. У нас канцелярія реєструє.

Сообщение от eloissa

Скажу відверто: ми реєструємо накази, а заяви - тільки в разі необхідності.

А хто визначає необхідність?

Сообщение от eloissa

А якщо реєструвати не всі, а тільки заяви звільнення, то це вже і є деякі, в конкретних випадках, або за бажанням працівника.

А заяви на матеріальну допомогу? А заяви на відпустку без збереження заробітної платні, а заяви на навчальну відпустку чи відпустку по догляду за дитиною? Там теж часто виникає багато нюансів...

Я в жодному разі не нав'язую вам своє бачення проблеми, але ж існує Закон "Про звернення громадян", в якому зазначено: "...Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги", і цим Законом встановлений порядок розгляду звернень і терміни надання відповіді заявнику - наприклад, у випадку, коли працівник просить звільнити його за власним бажанням через два дні без наявності поважних причин, на що йому буде надана відмова.
Тому я вважаю, що усі звернення мають бути зареєстровані.

[eloissa]

Сообщение от Andry

Вам видніше. У нас канцелярія реєструє.

А у нас нет канцелярии. Есть две секретарши, которые подчиняются непосредственно собственникам и генеральному директору и, цитирую: "регистрацией внутренних документов не занимаются".
Кстати, на госслужбе, была канцелярия, и точно так же, регистрировали заявления по желанию работников или по распоряжению руководителя. Остальное принимали в работу непосредственно в отделе кадров или в приемной руководителя без регистрации.

Сообщение от Andry

А хто визначає необхідність?

I am собственной персоной

Сообщение от Andry

Там теж часто виникає багато нюансів...

Согласна. Но у нас не возникает нюансов, ибо заявление пишется после того, как все обсудили, всех выслушали, всё объяснили и предварительно устно согласовали. То есть, работаем с каждым индивидуально.

[Andry]

Сообщение от eloissa

А у нас нет канцелярии. Есть две секретарши, которые подчиняются непосредственно собственникам и генеральному директору и, цитирую: "регистрацией внутренних документов не занимаются"

Могу только посочувствовать
А приказы по основной деятельности кто регистрирует?

Сообщение от eloissa

Но у нас не возникает нюансов, ибо заявление пишется после того, как все обсудили, всех выслушали, всё объяснили и предварительно устно согласовали. То есть, работаем с каждым индивидуально.

Дай то бог, но, как показывает практика, все когда-нибудь случается впервые...

[eloissa]

Сообщение от Andry

Могу только посочувствовать

На частных предприятиях канцелярия как подразделение, регулирующее документооборот - явление крайне редкое Дай Боже, чтобы секретарь был достаточно грамотный и вменяемый... тоже не всегда такое "счастье"

Сообщение от Andry

А приказы по основной деятельности кто регистрирует?

Приказы по основной деятельности регистрируют секретари. Но это приказы все-таки, не отвертятся, хоть и пытаются

[Olga_579]

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по вопросу регистрации внутренних заявлений (кадровых и т.д.). Подготовила журналы регистрации заявлений, но задумалась Где проставляем регистрационный номер на полученном от сотрудника заявлении? В правом нижнем углу, как и во входящих? И какой индекс указываем: Вн. № 25-зв (звільнення) и снизу дата? Или по-другому? Заранее благодарю за ответ!

[Мотя]

Сообщение от Olga_579

Подскажите, пожалуйста, по вопросу регистрации внутренних заявлений (кадровых и т.д.).

Не поняла - что такое внутренние заявления...
Значит, у вас, где-то есть внешние заявления?
А что такое внешние заявления?
И почему Вы делите заявления на кадровые и какие-то другие? А не кадровые - это какие?

Сообщение от Olga_579

Подготовила журналы регистрации заявлений,

Вы - секретарь у ген.дира?

[Olga_579]

Сообщение от Мотя

Не поняла - что такое внутренние заявления...

Добрый день! Возможно, не правильно выразилась . Имела ввиду: есть входящая и исходящая док-ция, а также внутр. (внутри предприятия, между отделами и т.д.). Заявления относятся к внутр. документам, поэтому и возник вопрос.
Заявления все кадровые, вы правы. Я у себя отдельно сделала журнал регистрации заявлений об отпусках, т.к. их больше, чем всех остальных вместе взятых.
Касательно должности: я все - и секретарь, и помощник руководителя, и кадровик, и организатор, и завхоз). Пытаюсь делать везде правильно и буду очень признательна за помощь в возникшем вопросе.

[eloissa]

Я думаю, что Вам, как универсальному специалисту, лучше оптимизировать количество журналов. Сделайте единый журнал регистрации внутренней документации. Это на мой взгляд)

И по поводу регистрационных номеров. Насколько я помню, на внутренней документации (если, конечно, это не многотысячное предприятие) важна дата поступления, поэтому можно просто ставить внизу дату без номера и индекса. Если на каждый вид внутренних документов делать журналы и индексы, Вы очень быстро запутаетесь. Не думаю, что у Вас такой огромный объем документооборота. Но это, повторюсь, мое видение, Вы можете сделать так, как удобно будет Вам.

В любом случае, нигде не урегулировано, сколько и какие журналы должны быть для регистрации именно заявлений,и как конкретно их регистрировать. Это на Ваше усмотрение и для организации Вашей работы