Как правило, есть специализированные электронные базы- Стафф Рекрутер и им подобные- нажимаешь кнопочку- и программа все сохраняет, но если по - простому: папка "Внешний кадровый резерв", а там по папкам: пиар, реклама, продажи- в резюме указаны даты получения этого самого резюме. Когда не было спец. базы- я так делала.