Добрый день! Прошу, еще раз

растолковать мне про повідомлення сотрудника за 2 нед. до начала отпуска.
Если в ГО стоит только месяц отпуска без даты, то когда же предупреждать? У нас и такое бывает, что сотрудник за 2 недели заявление не подает. т.е. я не знаю с какой даты он уходит в отпуск. И смысл моего предупреждения какой, если я его составлю после того, как увидела заявление на отпуск за две недели? от этого же сотрудника и узнала, получается, значит он уже и так в курсе.
Если предупреждать за 2 нед. до начала месяца, то я в предупреждении не указываю ни дату, ни период, а просто прошу подать заявление о запланированном отпуске.
Но это же уже другая форма повідомлення?
Извините, может запутанно. Но все таки, помогите понять!
Или еще такой вариант. Я могу узнать дату с какой сотрудник уходит в отпуск из графиков работы, которые мне подают руководители структурных подразделения до начала рабочего месяца. Но, если в графике отпуск стоит, в первой половине месяца, то я уже никак не могу успеть его предупредить за 2 недели.