М-м-м-мда-а-а...
А что Вы напишете в служебной записке?
То, что вы
совершенно случайно узнали об отсутствии работника? И эту записку приложите к делу по увольнению за прогулы?
Ведь отсутствие на работе (выход на работу) ведется в табеле, он имеется у вас? Кто ведет табель в удаленном отделении?
Как вы можете указать дату его отсутствия, если никто не знает - с какого дня он отсутствовал?
Кто вообще может подтвердить или опровергнуть тот факт, что работник больше месяца не выходил на работу? И потом... может, работник в больнице?
А у начальника отделения имеется свой начальник? И вообще...этого начальника отделения я бы первого уволила по ст.40, п.3)...Прежде всего, вам должна лечь на стол докладная или служебная непосредственного начальника работника, который отсутствует на работе. Из нее и исходите дальше, принимаете меры...