Здравствуйте! Обращаюсь опять к вам за помощью

У нас есть в отделе администрации свободная вакансия (менеджер по рекламе) Наш директор хочет разбить вакансию на двох сотрудников из отдела продаж по 4 часа в день на одного сотрудника.
Подскажите пожалуйста как правильно оформить.
Насколько я понимаю 1) нужна заява от сотрудника 2) приказ 3) запись в трудовую книжку
Если не правильно то и справите пожалуйста

