Я бы сделала так: написала бы письмо в державну службу, которая занимается регистрацией этих баз данных. Здравствуйте, вот у нас есть такая база ... (описание) ведём мы её для того-то ... (описание). Нужно ли её регистрировать? Достаточно ли написать, что основанием для ведения такой базы является ... ... ... ? (или "какие НПА указать в качестве основания для ведения такой базы?") И отправляете ценным письмом с описью вложения (или заказным письмом). Они вам либо отвечают либо не отвечают. Если отвечают, то о-о-очень нескоро (потому что у одной-единственной службы на всю Украину, в которой должны зарегистрироваться почти все предприятия времени на всех не хватит), в любом случае (даже если не отвечают), у вас есть подтверждение того, что вы НЕ уклоняетесь от регистрации базы данных.
Про такой вариант уже писали несколько страниц назад (может уже несколько десятков страниц, я тему читала, но не перечитывала, потому что и так уже в дурдоме
)
Думаю, так можно время выиграть, чтобы спокойно не торопясь дождаться каких-нибудь официальных разъяснений по поводу того как что делать либо самим хорошо подумать, поискать законы и т.д.