[Надюша]

Вітаю Вас, шановні колеги
Відповіді на деякі хвилюючі нас питання, які дав представник Служби
1. Особові справи, особові картки П-2, та електронна база даних по працівникам являється однією БПД.
2. При підписанні трудового або іншого договору потрібно вписувати пункт зі згодою на обробку ПД.
3. У працівників, які були прийняті раніше 2011 року на роботу згоду можна не брати, підставою для обробки ПД являється КЗпПУ. Цією ж підставою можна користуватися, коли працівник відмовляється підписувати таку згоду, адже згідно Закону для працевлаштування здав усі необхідні документи. Подача документів уже являється такою згодою.
4. При обробці ПД користуватись необхідно Законом про захист ПД.
5. У випадках, коли дані про працівників передаються в Банк для нарахування з/п, Банк можна вказувати як розпорядника.
6. Довіреності та посвідчення про відрядження входять до БПД «Бухгалтерський облік».
7. Зберігати згоди як і особові справи необхідно 75 років. По закінченню даного терміну знищення являється законним. А якщо працівник при уході з роботи вимагає знищити його дані, можна пояснити, що в такому випадку підприємство не зможе надати жодні довідки для нього (ані в ПФ, ані в будь-яку іншу організацію).
8. Візитниці можуть бути складовою будь-якої бази.
9. Доступ до БПД мають лише Володілець та призначені наказом відповідальні особи (начальники відділів). Щодо оплати доступу – суму визначає підприємство для себе (пункт включений у Закон, оскільки деякі підприємства вже таке практикували).
10. Якщо працівник був звільненим протягом 2011 року, підприємство має керуватись КЗпПу та Законом про захист ПД.
11. Розпорядником БПД може бути і страхова компанія, якщо працівників підприємство страхує.
12. Кількість баз та їх назви кожне підприємство вирішує самостійно. Якщо підприємство невелике, можна всі ПД включити в одну базу, прописавши відповідно всі цілі обробки даних.
13. Перереєстровувати БПД потрібно в разі зміни адреси, розпорядників та ін..даних, які вказуються в заяві і відповідно потім відображаються в Свідоцтві.
14. Коли заява зареєстрована – Служба відправляє лист із вказанням, що заява прийнята і зареєстрована (це відображається також на їхньому сайті) та кінцева дата отримання Свідоцтва.
15. Перед поданням заяви на підприємстві повинні бути оформлені наступні документи:
- Наказ про кількість БПД, їх назви та призначення відповідальних осіб
- Інструкція про порядок ведення БПД
- Внесені зміни до посадових інструкцій та положення підприємства
16. Типовий порядок обробки ПД у БПД на даний момент знаходиться на затвердженні, але попередньо ним можна користуватись
17. Перевірки будуть проводитись після реєстрації БПД і затверджені відповідних документів про перевірки.
18. Перевірки будуть планові. Списки та дати можна знайти на сайті служби.
19. Якщо заява на реєстрацію була подана і відхилена – це вже не є ухиленням від реєстрації.
20. На сайті можна знайти, чи зареєстрована заява та БПД.
21. У меті заяви обов’язково необхідно посилатися на Законодавчі документи.
Надіюсь, що вони Вам допоможуть