Письмо написать не сложно, так и напишите, что проводите оценку удовлетворенности, зачем и почему. Что вам (и руководству) важно знать их мнение и т.д. А идеальный вариант - чтобы заготовленное вами письмо разослал руководитель, особенно если вы это в первый раз делаете. Так сотрудники видят, что их проблемы действительно важны руководству, а не только ХР-ам из любопытства.
Хотя тут все зависит от корпоративной культуры и степени доверия к 1-ому лицу и к HR-ам.
Там же напишите, что в течение 2-х недель (например) вы представите общественности обработанные результаты и план действий.
Я делала презентацию, где были показаны те показатели, по которым самые высокие оценки, потом средние и самые низкие. Далее - наш план действий по тем пунктам, которыми сотрудники были максимально недовольны. Конечно, ко времени презентации я уже успела презентовать эти результаты и планы руководству и получить одобрение (и финансирование) на план действий. Кое-что сразу изменить не могли, и об этом честно сказли на презентации, что мол, мнение учтем, но в данный момент это можем, а это не можем.
Кстати, если есть проблемы, о которых вы заранее знаете, но решить не можете, лучше этот вопрос в анкету не включать. Т.к. высказанное вслух сотрудниками недовольство требует ответных действий.