Юридический факт для вас, как для предприятия, свершился в момент подачи заявления сотрудницей на изменение фамилии + копии подтверждающих документов. Издаете приказ и с этого числа начинаете новую жизнь вашей сотрудницы
.
Если у бухгалтерии нет других забот, она может сверяться. По всем вашим документам теперешняя Петрова у вас проходила как Иванова - вы так по ней и отчитались.
Объяснения никто никакие писать не должен. Тем более, что не факт, что сотрудница не напишет объяснительную в стиле: "ввиду принятия закона о защите персональных данных, я пребывала в растерянности, стоит ли мне предоставлять предприятию информацию о моей новой фамилии, не подписав предварительно договора о конфиденциальности относительно моих персональных данных".