Просто, никто не хочет все привести в норму...вот и все...
Со старых времен это все тянется...
Вам - и карты в руки, пересмотрите штатку, положение о паспортной службе, положение о службе самого ЖЕКа...Может, там никто ничего не менял со времен Отечественной войны 1812 года....

Напишите служебную...
А кадровик у вас есть в ЖЭКе? Он что говорит по этому поводу?

Хотя...при вашем директоре....который слушает песни газосварщика, ничем не подкрепленные....