Выходит что мы не знаем учится студент или нет и только по заявлению работника предоставляем учебный отпуск.

В моей практике был случай когда студенту по заявлению предоставили отпуск, после окончания сессии(1) он не привез вызов. Отпускные получил. Удерживать нельзя. Прошло время, он написал заявление на следующую сессию(2) мы не оплатили. Вызов опять не привез. Когда я прозвонила в университет оказалось что его еще в прошлом году отчислили, а он получил деньги за одну сессию и отпуск без оплаты за вторую.