Централизованный кадровый учет
 

Здравствуйте!
Пересмотрела большую часть тем на форуме, но так и не нашла подходящей.
А суть вопроса такова:
существует ряд небольших предприятий под одним учредителем, так называемая Корпорация. Территориально они расположены в разных городах Украины, центральный офис в Донецке. На данный момент,минимальный кадровый учет ведется бухгалтерами этих предприятий. Мне, как новому менеджеру по персоналу, учредитель ставит задачу вести весь кадровый учет, находясь в Донецке.Размышляю над этой задачей неделю, пока четкой схемы не придумала. Опыта работы в такой структуре нет. Очень надеюсь на ваши советы.

А "небольшие предприятия" - самостоятельные юр. лица ?
Если да, то они и должны вести кадровый учёт самостоятельно.
А вот корпоративные ценности должны разрабатывать Вы !

В том то и дело, что предприятия-самостоятельные юр. лица. И я понимаю, что на каждом из должен быть свой кадровый учет от начала до конца. Но учредитель упорствует в своем желании иметь одного менеджера по персоналу на всех, дабы бухгалтера больше отдавались своим непосредственным обязанностям. У меня сейчас испытательный срок, никак нельзя упасть лицом в грязь, тем более предложить руководству оставить все как есть. Что делать?!

в принципе нет ничего сложного в ведении кадрового учета централизовано. мы так и ведем, у нас, правда, численность до 2000. что именно Вас смущает?

Предложить вести кадровый учёт грамотно, профессионально, так, как положено
(с обоснованиями по НПА, с ответственностью, ... в аутсорсинге, наконец)

Вот как раз об аутсерсинге я тоже размышляла. Этот вариант хотя бы законодательно обоснован. Но как быть с такой территориальной разбросанностью? Вряд ли получится оперативно реагировать на все процессы в кадрах. Как получать необходимые подписи? О сдаче отчетов я вообще молчу.

Главное, что меня смущает- это отсутствие быстрой обратной связи от иногородних сотрудников, получение и возврат трудовых книг и т.д. А численность у меня гораздо меньше, чем у вас. Если это возможно, хотя бы схематично поделитесь своим наработанным опытом? Заранее спасибо!

1. Ну законодательно как раз и не совсем, мягко говоря, урегулирован...
Например, право подписи в ТК...

2. Имеется в виду - один HR administrator (аутсорсер) хотя бы на город (регион), чтобы успевал...

Мы обходимся без аутсерсинга.
1. В регионе есть руководитель, который ОБЯЗАН передать все документы до оформления работника в ОК, иначе просто не оформляем со всеми вытекающими (нет з/п, стажа, ну и допуска к работе естественно). Это в интересах руководителя прежде всего.
2. Чтобы связь и пересылка была на достойном уровне заключается контракт с компанией-курьером. Все пакеты документов из всех регинов приходят в течение суток. Если необходимы документы рукописные быстрее, то подойтет и скан-копия, правда потом ее все-таки стараемся заменить на оригинал.
3. Любое новшество, которое Вы сейчас введете, будет определенным образом обтесываться, поэтому приготовьтесь к тому, что иногда пакет будет отправлен не сегодня, а завтра. У нас этот этап был пройден оооочень давно (я его и не застала), но из истории знаю, что давал на отправку документов срок - не более 3 дней. И главное - не допускать до работы товарища.
4. Аналогично с рассылкой документов на регионы из ЦО. При выдаче трудовой работник расписывается в приказе об увольнении не только в графе "ознакомлен", но и дописывает собственноручно - "трудовую книжку получил на руки - дата - подпись".

У Вас также все предприятия- отдельные юр. лица? Я правильно Вас поняла?

нет у нас нет отдельных юр.лиц, только представительства по регионам со своими определенными ограниченными полномочиями.

Тогда Ваш централизованный кадровый учет вполне оправдан. В моем же случае, существует ряд предприятий, юридически самостоятельных. Единственное, что их объединяет- один учредитель, которого сейчас очень взволновал вопрос полного контроля в кадровом учете всех этих фирм.

так, если учредителя волнует контроль, а не кто выполняет учет, так может Вам ввести систему процедур и отчетности?

На данном этапе мое появление в этой Корпорации обусловлено тем, что бухгалтера всех фирм в той или иной степени недорабатывают в сфере кадрового учета, ссылаясь на сверхзанятость.
Передо мной поставили задачи:
1. Принять кадровые дела у бухгалтеров.
2. Исправить ошибки, создать недостающие документы.
3. В дальнейшем весь кадровый учет держать в одних руках.
То,что это, как минимум неудобно и как максимум незаконно не явилось для руководства аргументом. "Ищите выход!" Пока не нашла...

Ну исходите из задачи, а не из того, что Вам больше приемлемо. От этой печи и пытайтесь решить все вопросы.
Сваливать на бухгалтера все вопросы по кадрам действительно не очень логично.
Если надо исправить все ошибки, то проедьтесь рейдом по всем предприятиям. Поясните руководителю в чем подводные камни централизованного учета в Вашей ситуации, как в разных ситуациях будут реагировать сотрудники на определенные проволочки с выдачей документов, чем это чревато для компании. В конце концов, соберите секретариат на тренинг по кадровому делпроизводству. Вмените им в обязанности ведение кадрового учета.
Покажите своему директору в цифрах выгоду от приемлемого для Вас метода ведения кадрового учета, и он согласится с Вами.

А если города разные, а юр. лицо одно? Если я Вас поняла правильно, то в таком случае ведение кадрового делопроизводства обязательно должно быть в центральном офисе. Если на приказе пишет "Трудовую книжку получил "__"______ 2010г" , то как человек при увольнении из другого города распишется в журнале учёта трудовых книжек? ПОМОГИТЕ!!!

Я в подобных случаях прошу прислать заявление:
"Прошу переслать мою трудовую книжку по адресу: г. Чернигов, ул. Чапаева, 32, кв. 258"
и со спокойной совестью:
- высылаю ТК ценным письмом с уведомлением и описью вложения,
- квитанцию кладу в книжку учёта движения ТК,
- в соответствующей графе (против ФИО работника) пишу: выслана почтой, квитанция №123456 от 15.02.2010
(инструкция №58, п. 4.2)

P.S. Созваниваюсь с работником на предмет получения ТК и сплю спокойно...

в журнале не расписываются. просто в приказе на увольнение пишется, что трудовую книжку получил. это если ТК официально высылается на адрес представительства и выдается там руководителем. в журнале мы сами ставим отметку о том, что ТК направлена на руководителя, выдана работнику, личная подпись работника в приказе №.....
а если хотите еще больше подстраховаться, то пусть высылают заявление, но тогда просят переслать на свой домашний адрес. в таком случае в журнале мы отмечаем, что направлена на домашний адрес на основании заявления работника.

klyzhko, если отбросить все рассуждения о том, правильно это или неправильно, а решать поставленную руководителем задачу, то, на мой взгляд, у Вас есть два выхода:

1. Последовать советам для одного юрлица с представительствами. Для соблюдения законности оформится на всех предприятиях по совместительству.

2. По-моему, более удачный в Вашем случае.
Формально оставляете все делопроизводство на предприятиях (т.е. все оригиналы документов хранятся там). У себя создаете "банк копий". Находите на предприятиях людей, которые будут ответственны за оригиналы (секретарь подойдет). Составляете пошаговые инструкции, заводите для них все необходимые журналы и папки. Если позволяет ситуация - проводите семинар. На практике это будет выглядеть примерно так:

Прием на работу. За несколько дней до выхода нового сотрудника секретарь по Вашему списку собирает необходимые документы, сканирует и отправляет Вам. Вы изучаете, вносите данные в свои базы, формируете приказ на прием и П-2 в электронном виде (форматы благо есть) и пересылаете секретарю с сопроводительным письмом типа "Приказ распечатать в 2 экземплярах, подписать у директора, ознакомить сотрудника. Личная карточка распечатывается двусторонней, сотрудник подписывает на 1 странице внизу. В трудовую книжку внести запись _____ Приказ и личную карточку с подписями отсканировать и передать мне. Один оригинал приказа передать в бухгалтерию, другой подшить". Из копий документов формируете у себя личное дело.

Отпуск. Получаете сканкопию заявления - рассчитываете отпуск, формируете приказ - отправляете по электронной почте с инструкциями. В копию личной карточки вносите данные.

Ну и далее по ой же схеме. Периодически ездите по предприятиям с аудитом (берете свои копии и сверяете их с оригиналами, которые хранятся на предприятии).

В результате и законодательство выполнено (если нагрянет проверка - все документы на месте) и кадровое делопроизводство фактически в Ваших руках.

Если схема интересна, но что-то непонятно - спрашивайте, расскажу подробнее.

Очень интересна Ваша схема, примерно так я и думала,но не представляла четкого алгоритма. Сейчас начинаю кадровый аудит по всем фирмам. По итогам уже буду выстраивать процессы взаимодействия. Буду обращаться!

Буду ждать результата. Очень интересно, как получится организовать учет на практике.

Я работаю по такой схеме. Наши предприятия - юр. лица. Главные бухгалтера тут. Но между ними и центральный офисом 2-3 раза в неделю есть курьер (водители, бухгалтера, сами директора удаленных офисов). ТК, оригиналы ВСЕХ кадровых документов (заявления, приказы, журналы, графики отпусков) отдельно по каждой фирме оформляются мной и хрянятся в ЦО. Да, иногда затягивается оформление первичных кадровых документов. Но штатное и табеля я оформляю в последние 5 дней месяца на основании текущих приказов. Готова поделитсья опытом, спрашивайте.

Спасибо за отклик. Вы работаете именно в том режиме, который мне предстоит осваивать. Если руководство не согласиться с моими аргументами, я с удовольствием воспользуюсь Вашим опытом. Уверена,что вопросов будет много.

to klyzhko

Вам дали много дельных советов по работе с филиалами либо отдельными юр.лицами в других городах. Не отчаивайтесь - это отличный способ приобретения опыта и организации собственного времени. Поначалу будет сложно, потом втянетесь.
Добавлю, что обязательно разработайте Регламент по взаимодействию между Вами и юр.лицами и утвердите ее с Вашим руководством. Доведите до сведения всех лиц, с которыми Вы будете взаимодействовать. В дальнейшем, будете им оперировать как основным документом в ваших взаимодействиях (ваши полномочия и права).
Обязательно согласовывайте свои действия с помощью эл. почте (ставьте в копии заинтересованных и контролирующих лиц, чтобы потом никто не смог вас упрекнуть в несвоевременности выполнения обязанностей). Эл.почта также хороша тем, что оригиналы документов еще не пришли к вам, а информация получена, обработана и принята к производству.

Для меня эта информация- большая поддержка. Потому что, как должно быть, как правильно делать известно, но как угодить и законодательству и руководителю- это очень неоднозначный момент.

и еще могу добавить ко всему очень полезно сказанному: человечество изобрело 1С! поэтому можно вносить в одном месте централизованно всю кадровую информацию в программу, с секретарями поработать так, как было сказанно уважаемыми кадровиками, руководству предложить оставить оригиналы кадровых документов по местам юр.лиц (для проверок разными гос.конторами - как аргумент), а все, что касается связки кадры-бухгалтерия закрыть на себе через 1С. Главное - чтобы программисты настроили вам автообмен информации. И у вас еще появится постоянные путешествия по городам ваших юр.лиц с проверками качества исполнения ваших требований сбора, учета, хранения первичной кадровой информации.