Хранение документов в личном деле
 

Добрый день!
Поделитесь опытом, обязательно ли копии приказов, хранящиеся в личном деле должны быть подписаны руководителем, или достаточно подписанных приказов в папке приказы?

зависит от того, как у вас организован документооборот в компании. Обычно регулируется Положением компании о документообороте и хранении документов

А у нас в личных делах хранятся выписки из приказов, заверенные подписью начальника отдела кадров и печатью ОК.

Навіщо керівнику підписувати копії наказів? Не зрозуміло.
До особової справи долучають ксерокопії наказів, або витяги з наказів (якщо наказ на кілька чоловік). І ксерокопії, і витяги мають бути засвідчені/або підписані працівником кадрової служби в установленому порядку (посада, підпис, прізвище, дата печатка).

А печать на выписке из приказов обязательна? И в бухгалтерию тоже с печатью?

Ну, коль это выписка из приказа, то как Вы будете ее заверять без печати?
А зачем в бухгалтерию выписки из приказов?

Здравствуйте, эксперты и активные участники HR-лиги!
Я пришла в Компанию, где кадровый учет велся бухгалтером в свободное время. Наследство мне досталось хлопотное. У них все приказы по кадровому составу хранятся в личных делах сотрудников.
Обязательно ли мне их оттуда доставать и группировать в отдельные папки? Ксерокопии приказов обязательно ли вкладывать в личные дела?
Столько другой работы, боюсь все не успею!
Заранее, спасибо за консультацию!

Накази по особовому складу (оригінали) повинні зберігатися в окремій папці і реєструватися в журналі.

Если мне не изменяет память, то документооборот внутри предприятия печатью не заверяется. Или я ошибаюсь?

Саме так, Ви не помиляєтесь.

Подскажите пожалуйста! А может ли заверять кадровик копию паспорта и ИНН, которые хранятся в личном деле сотрудника?

Все залежить від того, чи є печатка відділу кадрів або чи може бути проставлена печатка підприємства на підпис "кадровика" (тут у мене дуже великі сумніви), ну і від того, куди подається такий документ.

Дорогие коллеги, снова к вам за советом, если позволите.

Кадровое делопроизводство возложили на нового бухгалтера, однако я все равно контролирую этот процесс, интересуюсь, вобщем не ухожу от него. И вот мы с бухгалтером заспорили по двум мелочам (стыдно спрашивать, но уж очень хочется понять как надо):

1. Хранить личные дела нужно в какой форме? На пустом месте вроде спор, но все же... Это должны быть индивидуальные папки и каждый документ-копия сотрудника в отдельном файлике, или можно просто завести большую папку регистратор и туда все документы сложить (на одного сотрудника все доки в одном файле), или скоросшиватели. Или еще как. Есть ли какие требования именно по форме хранения личных дел?

2. Дела уволенных хранятся вместе с остальными личными делами или все же должны быть отдельно?

1. И так и так правильно.
2. Отдельно. Это типа архив.

Если предприятие небольшое, можно сгруппировать все личные дела по алфавиту. Если крупное, целесообразно формировать всё по подразделениям, но опять же в алфавитном порядке. Мне нравится не вкладывать личные дела в файлы, а "отгораживать" их какими-нибудь перегородками, есть в продаже пластикове разделители на 10.12, 24, 31 штуку, они плотные, долговечные и разноцветные. И искать удобно, и все документы "подшиты", а не лежат свободно в файлах.

Личные дела уволенных по окончанию месяца группируются или в алфавитном порядке, или лучше - по хронологии увольнения, и под акт сдаются в архив.