Необходимый минимум кадровых документов
 

Уважаемые коллеги, подскажите, пожалуйста, кто-то может сталкивался с подобной ситуацией. Я на должности менеджера по персоналу месяц. Документация в ужасном состоянии: некоторых приказов нет, какие-то трудовые лишние, каких-то не хватает, профессии не согласно классификатору, и многое, многое другое. Как лучше, начать всё с момента начала моей работы или переделать все с начала существования организации (нам 3 года, 60 человек)? Всем заранее благодарна.

Я бы исправила задним числом все, что можно исправить. Про все остальное я бы написала служебную записку на имя директора (перечислила, что именно велось неправильно и нуждается в исправлении) и начала бы потихоньку исправлять.

Необходимый минимум кадровых документов
 

извините, но не нашел!
обьясните - какой,минимальный перечень документов,необходимо иметь на предприятии?
как-то:

1. штатное расписание
2. правила внутреннего распорядка
3. должностные инструкции
4. ...

и целесообразность этой документации:bow:
т.к начальство... с одной стороны- навязало мне подготовку этих документов, с другой стороны - хочет услышать целесообразность этих документов, а я в этом- :redface:....
буду благодарен, за пояснение и терпимость к моим вопросам! :res:

Не помню кто, но давали ссылку на этот сайт

Это давала Света, спасибо ей.
Инфузории я уже советовала туда обратиться!
Странное какое-то начальство: а как именно ему надо объяснять целесообразность любой работы? А все эти документы просто необходимы для кадровой работы!
Туфелька, не унывайте, общими нашими с Вашими усилиями сделаете все, как надо.
А главное: не хватайтесь за голову, если сразу Вам покажется, что документов - тьма! Это на первый взгляд, а потом уже не так страшно!
Удачи в начинании!

Вашему начальству как и всем как обычно документы нужны "на вчера"? Если да, то пусть обратятся к специалисту с опытом в данной сфере - это будет стоить денег, но не думаю что меньше денег будут стоить ошибки в кадровых документах написанных Вами. Вы способны освоить эту тематику, только на это нужно время и "нахрапом" качественно не получится .
Целесообразность всех этих документов:
во-первых в соблюдении законодательных норм. т.е. отсутствие штрафов, т.е. предотвращение убытков;
во-вторых правилах внутреннего распорядка, должностных инструкциях прописаны как права работников так и ОБЯЗАННОСТИ, поэтому в случае спорных ситуаций работник не сможет сказать "я не знал", будет проще управлять персоналом.

К уже пересленному могу добавить -Учетные документы
Личные карточки
Личные дела
Личное дело комплектуется из следующих документов и в такой последовательности:
- описание документов;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров или анкета;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- копия документа об утверждении на должности (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
- заявление о приеме на работу (контракт);
- выписка из решение конкурсной комиссии;
- копия приказа (распоряжения) о приеме (назначении) работника на работу (на должность) или выписка из него.
В дальнейшем, в хронологической последовательности, в личное дело включаются: приказы (распоряжения) об изменениях анкетных данных; копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку; характеристики; аттестационные листки и др.
Включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении у командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации, стажировку и по другим аналогичным вопросам не допускается.
Каждому личному делу присваивается порядковый номер, который отвечает номеру в штатно-должностной книге. Дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям соответственно штатному расписанию.
Личные дела хранятся в отделе кадров наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования лишь должностным лицам, круг которых определяется руководителем предприятия, под расписку в специальном журнале или контрольной карточке. Не допускается вынос личного дела из помещения кадровой службы и задержка ее возврата свыше суток. При использовании личного дела категорически запрещается делать любые исправления записей в нем или вносить в него новые, изымать из личного дела документы. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение.
Опись документов
Внутренняя опись заполняется при первичном оформлении личного дела. Следующие записи в нем осуществляются при внесении в личное дело дополнительных документов.
Личные листки по учету кадров
Личный листок по учету кадров заполняется лично работником чернилами или шариковой ручкой, разборчиво, без подчисток и исправлений.
Штатно-должностная книга
Для обобщения информации о работниках предприятия используется штатно-должностная книга.
Вместо штатно-должностной книги допускается ведение штатно-должностного списка по той же форме, что и должностная книга.
Алфавитная книга
Как и все учетные книги, алфавитная книга нумеруется, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью.

Кадровое делопроизводство на фирме
 

Уважаемые коллеги, помогите собрать все до кучи:)
Вышла 2 дня назад на новую работу. На фирме никогда небыло кадровика в принципе и велось все кем придется...
Наткнулась на моменты, с которыми никогда не сталкивалась. Фирма - ЧП на общей системе, а я до этого не работала на маленьких фирмах в едином лице и возник ряд вопросов:
1.Взаимодействие с бухгалтерией.
2.За 4 года небыло составлено ни одного графика отпусков и ни один сотрудник ни разу не был официально в отпуске. Как быть и что с этим делать?
3.Журнал учета трудовых книжек представляет из себя совковую тетрадь с кучей исправлений и корректором. Каким образом завести новый:) Журнал я уже приобрела :) а вот какие действия дальше...Что-то мне подсказывает, что тупо переписать имеющиеся трудовые - не прокатит...
4.Какие еще журналы нужны?
5.Какие отчеты касательно кадров необходима сдавать( возможно статистика, ФСС и ЦЗ) и нужно ли вообще?
Заранее спасибо

Начнем с самого простого.
Заводите новый журнал для ТК, всех вновь принятых регистрируете, как положено, а старый бережёте как зеницу ока приложением к новому. Ничего переписывать не нужно.

Отпуска - нужно начинать предоставлять. "Потыхенечку". Объясните руководству, чем чревато непредоставление, и оформляйте. Графики "задним числом" я думаю, составлять не нужно.

Отчеты - надо, конечно, рядышком темка о них.

Терпения Вам и здравомыслия! :)

Спасибо, терпение мне понадобиться:) тут все как-то через не то место делается :)

В бухгалтерію давайте копії наказів.
Журнал реєстрації наказів по особовому складу, з основної діяльності...

Обязательные кадровые документы
 

Подскажите, пожалуйста, какие документы, положения обязательны: структура компании, положения об отделах, ДИ, штатное расписание и т.д.?
что могут требовать при проверке?

Все перечисленное - обязательно должно быть, и все могут проверить. Смотря при какой проверке... :reverie:

Мне директор настоятельно утверждает, что структуру компании и положения об отделах можно не делать, их никто не потребует при проверке и вообще их можно не разрабатывать.:?
Но при этом дал задание разработать должностные.

я уже запуталась, не могу найти инфо об обязательных документах:dont know:

А Поиск не пробовали?:dont know::reverie:

пробовала, не могу найти

http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=6324
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=6521
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=9789
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=11131
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=10666
...
.....
.......
.........
...........

a tra poko...

При проверке требуют

Татка, почему Вас интересует что могут потребовать при проверке?
Как раз при проверке могут и не потребовать указанные Вами документы (8 ноября в филиал приходила инспектор территориальной госинспекции труда, в перечне документов, которые были затребованы, ни ДИ, ни положения об отделах не было).
Я вот к чему: в первую очередь эти документы нужны работодателю, они же и облегчают жизнь и ему, и сотрудникам. Так что мой совет: делайте и ДИ, и положения, вам же удобнее будет.

Ой, какая я согласная с Вами, ув. респект!:handshake::yes:
При проверке (не знаем даже какой и по какому вопросу она (проверка) плакала...) могут:
- потребовать ВСЕ - были такие проверки, с посадкой на стул посреди комнаты и опечатыванием сейфов и шкафов....вспоминать тошно....:cry:
- потребовать два-три документика
- ваще ничо не потребовать, дабы только оптичить:D процедуру проверки:lol:...была у меня такая проверка по инвалидам....пришли, спросили все ли в порядке, написали актик о проверке и удалились....:thumbs up:

Так что вопрос: что могут проверить, какие документы, я лично считаю...каким-то...:dont know::reverie:пространным....:dont know:
Имейте все документы и будьте спокойны....
Вот сейчас спросили: какие документы нужны для проверки...Вам ответили, Вы все это подготовили....а один - упустили...
А проверка - БАЦ! дайте мне этот документ...
Дальше что?

А дальше будет грустно...:cry: Форум у нас, конечно, грамотный и авторитетный, но боюсь, не будет серьезной отмазкой для проверяющих. Да и проверок не надо бояться, а тем более что-то делать специально для них. Жизнь показывает, что все необходимые бумажки нужно делать для себя (работодателя) и сотрудника. Спорных вопросов меньше

Приветствую всех, переживших длинные выходные!) Подскажите, пожалуйста, где в законодательстве прописана необходимость ведения этих книг? И что грозит за их отсутствие на предприятии?

;):good:
Ловко подмечено, Inka: всех переживших!:lol::D

НПА не обязывает.
Если законодатель не обязал, то ответственности не может быть за это.

Урааааа! :yahoo:
Спасибочки-приспасибочки!

А Вам чего? Ведь с этими книгами гораздо удобней работать, чем без оных...:dont know::reverie:
Ну, заведите себе такие книги...это ведь - нетрудно и никакого времени не отнимает...зато - проще будет в работе....:reverie:;)

Да нам и без них отлично живется :lol: Очевидных плюсов для себя не вижу, а лишние бумажки - бОльшая вероятность где-то что-то напутать.

Ну, понятно..если предприятие малюсенькое и молодое, то и без алфавитной книги прекрасно живется именно на сегодняшний день..:D:lol:
А когда предприятие имеет солидный возраст и солидное количество работников, которые то увольняются, то принимаются ....дцать лет назад и приходят к вам за справкой...то....долго и нудно будете в архивах искать - в каком же году работник был принят на работу, а в каком году уволился....

Примерно так и есть. И возраст довольно солидный, и численность не такая уж и маленькая. Увольняются-принимаются постоянно, вот и не хочется их без конца по книгам разнообразным разносить((
Дата принятия и увольнения у нас в журнале учета трудовых книжек имеется. Удобно)

А теперь представьте, что приходит к Вам за справкой бывший работник по фамилии Гуляйвася Г.В., а вы даже понятия не имеете: работал ли он у вас, не работал ли...если работал, то в каком году? В 1958 устроился? Или в 2010? И вот, взяв в руки Книгу учета трудовых книжек, которая ведется НЕ в алфавитном порядке и которая имеет 300 страниц...или таких книг - штук 10-20, 30, и каждая - по 100 страниц...и вот ищете этого Гуляйвасю....а ведь даже и не знаете - в какой книге искать и когда, хоть приблизительно он работал....
Да-а-а...очень "удобно" и очень "просто": переворачивать ВСЕ страницы этих книг...а вдруг - пропустите? Тогда что? По новой вертеть все страницы всех книг? за все годы?:dont know::reverie:
А в алфавитной книге Вы будете вертеть только букву "Г".
Да, жуть "неудобно" - искать по одной всего лишь букве, а не рыть пятьсот книг и подряд вчитываться во все фамилии....
Если честно, я на месте дира убила бы кадровика за то, что тот тратит время ВПУСТУЮ - цельный день токкка и делает, что переворачивает ВСЕ страницы абсолютно ненужных ему фамилий...., искаючи вчерашнего дня....:lol:
А Вы справки выдаете, исходя из записей в Книге учета? Или приказы поднимаете?

У нас в алфавитном.
Находим в книге, поднимаем приказы из архива.

Не убивайте только) :flag_of_truce:

:smml2:А как же Приказ?:dont know::reverie:
И Утвержденная им форма П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них»????
Там нет никакого алфавита....:hang3::gk::no:
:lol:та ладно,Inka :de:, я ж не Ваш дир...:D

Не сочтите за огромный труд, его польза проявится со временем. В свое время я все книги учета трудовых внесла в Excele ( по форме книги). Да это было долго (более 5000 человек). Но при поиске нужно было только отсортировать в алфавитном порядке. Очень удобно. Останется только сверить приказы.

Ну и зря((( :lol:

Простите за нескромный вопрос: а каким образом Вы в Excele прошнуроровываете Книгу учета движения трудовых книжек? каким образом скрепляете подписью и печатью? Каким образом в ней расписываются уволенные сотрудники?
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення трудових книжок працівників:
:dont know::reverie::gk:

Я подозреваю, что речь идет о дублировании бумажного варианта электронным. Поиск в "Excel" - вообще дело пары секунд. В этом его большое преимущество)

А я - ничего не подозреваю:no:! Я читаю только то, что написано: черным-по-белому!:read::dq:
:smls13::
И ни про какой дубляж здесь речь не идет.
Додумывать - дело неблагодарное!

И для чего такой дубляж? Чтобы все равно вести Книгу учета так, как положено ее вести?

добрый вечер!я ,,молодой,,кадровик и извините если задам глупый вопрос -алфавитная книга это же не книга ведения учета трудовых!тогда подскажите хоть приблизительный образец - если несложно.спасибо

Уважаемая Мотя! Конечно же книга ведется в соответствии с требованиями Инструкции, но вспомогательный вариант в электронном виде - мммм, залюбоваться.

большое спасибо.