Корпоративный стандарт переписки и документации
 

В памятку для сотрудника решила ввести такой пункт как "Корпоративный стандарт/или правила ведения переписки и документации".
хочу там описать как представляемся мы, как подписываемся, какой шрифт используем и т.п. может у кого есть какие примеры? а то я сейчас такой велосипед придумаю, мама не горюй =))
Хелп, товарищи коллеги!

Даже если Вы только это напишете в памятку, это уже будет очень классно, особенно, если памятка выдается человеку на руки и будет у него постоянно перед глазами:thumbs up:

У какой-то компании из "большой четверки" видел целую политику на эту тему.
отдельно на деловую переписку, отдельно на создание документов, отдельно на создание отчетов, отдельно на использование документации, и т.д. но найти такую политику в открытом доступе к сожалению не возможно, да и скопировать сколько пробовал - все в крякозябрах(((

У нас в компании целое руководство по фирменному стилю. где указанно в каком месте размещать фирменный логотип на бланках, каким шрифтом пользоваться, какой у нас фирменный цвет и т.д.

а в памятке для сотрудника я лишь указала, как правильно оформлять свою автоподпись и наш фирменный шрифт.

У нас це два документи: вимоги до ділової комунікації і правила макетування текстів (шрифт, абзаци тощо). Перше має вигляд набору основних правил в 15 пунктів, друге у графічному вигляді: посередині ідеальний текст і навколо нього "кульки" вимог :).

У нас теж є документ сторінок на 20 про створення технічної документації (шрифти, абзаци і т.д.) Кадрові документи ведемо згідно Уніфікованої системи документації. Створили один раз і домовились що не будемо міняти шрифти, відступи і т.д. А в листах головне щоб підпис був і грамотність написання (переважно листи англійською) :bow:

Korolkova, не могли бы Вы выслать мне вырезку из "Памятки для сотрудника"? (hr@repost.md)
Дело в том, что мне не нужно оформлять стандарты делопроизводства (бланки, отчеты, приказы). а донести до сотрудников, что мы не пишем одну строчку большим шрифтом, другую маленьким, на одном письме подписываемся, на другом нет....вот! и это конечно, будет у них всегда перед глазами!
и еще, я очень извиняюсь, но не владею украинским языком, т.к. живу в Молдове. и то, что написано на Вашем родном, для меня - иностранный, и соответственно, ничего не понимаю!

Лучше всего сделать единый шаблон для оформления документов и ознакомить с ним коллег (через интранет).
В моей компании есть единый шаблон автоподписи и инструкция, как его сформировать в почтовом агенте.
Например:
Ф.И.О.
должность
моб. +380 ХХХ ХХ ХХ
городской +380 ХХХ ХХ ХХ
e-mail
факс

НИИ ЧАродейства и ВОлшебства
13, ул.Строителей, г.Ленинград

Логотип компании
 

Добрый день!
В компании изменен ранее существующий логотип компании, который фигурировал на фирменных бланках как внутренних, так и внешних. Вопрос: как ввести в действие новый логотип? приказом? если да, то как его сформулировать?

Заранее спасибо за ответы

В связи с государственной регистрацией нового логотипа компании (рег. № .... от ....)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изъять из обращения бланки, конверты и пр. изделия со старым логотипом компании.
2. Ввести в действие бланки, конверты и т.п. с новым логотипом с 12.05.2010 г.
3. Контроль исполнения приказа возложить на ..., зам. генерального директора по общим вопросам.

генеральный директор подпись ....

А если логотип не проходил госрегистрацию, то меняйте ... "в произвольном порядке".

главное наличие позиции
 

Как показала практика, бюрократические материалы (Положения, инструкции, правила и пр.) не решают задачу унифицировать документооборот, но являются лишь инструментом (адресом), по которому можно отправить неисполнительных.
Если вы влиятельный руководитель в своей организации, то у вас всегда найдется способ научить "по живому", когда срочно нужно и сделать не правильно не получается.
Вот свежий пример из моей практики. Коллеги, вашему вниманию часть моей электронной переписки с грамотным и успешным сотрудником. Но ленивого в вопросах корпоративной этики.

1) -----Original Message-----
From: ***** Антон Владиславович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:11 AM
To: ******* Евгений Викторович
Subject: Справка для візи

Для отримання візи мені потрібна «Справка с места работы с указанием должности, ежемесячного оклада (за 6 месяцев) и гарантии сохранения рабочего места после отпуска (на фирменном бланке с подписью директора, бухгалтера и печатью, если турист является директором предприятия, то с подписью заместителя директора и бухгалтера)» та ксерокопії сторінок трудової книжки.

Дякую за допомогу!

2)
From: ***** Евгений Викторович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:22 AM
To: ****** Антон Владиславович
Cc: ********** (куратор бізнесу)
Subject: RE: Справка для візи

Доброго дня, Антоне!

Будь-яке ділове звертання починається з привітання. Потім, якщо Ви звертаєтесь до посадової особи за функціональним питанння, то варто зазначити ім'я та по-батькові в цьому звертанні. Якщо у Вас є прохання, то його потрібно викласти по суті.

Готовий надати всі консультації в межах моєї компетенції.

З повагою,

Євген ******

3)

-----Original Message-----
From: ******Антон Владиславович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:31 AM
To: ****** Евгений Викторович
Subject: RE: Справка для візи

Добрий день!

Вибачаюсь за некоректне повідомлення. Євген Вікторович, мені потрібно отримати справку з місця роботи для отримання візи та зробити ксерокопії трудової книжки. Що мені необхідно зробити для того, щоб отримати ці документи?

Дякую за допомогу!

_________________________________________
Ось так і навчаємо. Всім бажаю успіхів та гарного настрою.

Dobrob, если в компании прописаны жесткие требования внутрикорпоративного общения, то Ваш ответ страждущему визы сотруднику мне немножко понятен. Но, если честно, напомнило мне любимую многими воспитателями и учителями политику - плохо зашел в класс, выйди и зайди как положено:) С детьми работает, со взрослыми - иногда нужен другой подход, хотя здороваться необходимо, да.

На копию куратора бизнеса поставили.. Зачем? Показать какой безграмотный и безответственный сотрудник и как Вам тяжело каждого таким образом обучать?
Я тоже часто на копию ставлю высший менеджмент, но это в тех случаях, где им (там, вверху) нужно по поводу, описанному в письме, решение принять или они являются непосредственными участниками обсуждаемого процесса\проекта и т.д.
В Вашем случае это выглядит как "опускание" работника (хоть и неверно написавшего письмо) перед начальством. Не совсем человечный подход. :nea:

Вот не рассмотрел копию куратору...:redface:
Согласен с dreamcatcher - выглядит не очень...
Один на один - могу и я послать (если не доходит...:dont know:),
но без копии руководителю !!!

P.S. Кстати, получаю письма с подобными просьбами пачками и каждый день, но всегда в начале письма со мной здороваются, а потом излагают просьбу:

From: I...ov, Sergey
Sent: Tuesday, May 11, 2010 3:24 PM
To: hradmin
Subject: копия трудовой книжки

Анатолий, добрый день!

У меня к Вам просьба: мне для консульства нужна копия трудовой книжки, заверенная печатями предприятия.
Вы могли бы выслать заверенные копии по адресу: хххххх, ул. ххххххх, УУ, каб. 2 для Сергея И...ва?
Спасибо заранее!

С уважением,
Sergey I...ov
AE D...k
mob: +38 xxx ххххххх

From: hradmin
Sent: Tuesday, May 11, 2010 4:07 PM
To: I...ov, Sergey
Subject: RE: копия трудовой книжки

Привет, Сергей !
Сделал и выслал. J

Anatoliy Apestin
HRadmin
8-044-ххх-хххх
8-067-ххх-хххх

Анатолий, спасибо! Вот это оперативность!:)

Вот такая переписка...

"Может в консерватории что-то ..."
(М. М. Жванецкий):reverie::reverie::reverie:

Я, кстати, тоже не рассмотрела. Фи

Если предположить, что обособленные подразделения, дочерние предприятия или филиалы географически отдалены от центрального офиса и от Царя - директора по персоналу (который, есссно, правит балом среди кадровиков всех уровней, размеров и масштабов управления), то в принципе, учитывая весьма недорогую на сегодня мобильную внутрикорпоративную связь (шаровую, т.е. компенсируемую, промежду прочим для руководства :)), не могу понять сути такого принципиального садо-обучения менеджмент-состава компании.
Раз руководителя по персоналу недостаточно уважают в какой-либо прослойке коллектива - значит собака таки порылась... Попытайтесь спуститься с Олимпа, задумайтесь над теориями З.Фрейда, верните 40 серебренников (они сыграют с Вами плохую шутку в конце концов), прекратите ябедничать, срочно найдите приключение на пятую точку, окунитесь с головой в служебный роман или упадите на дно алкогольной пропасти... и на крайний отрезвляющий случай - перечитайте свою должностную инструкцию и вникните в свои функциональные обязанности.
Кадровик (прошу учесть, что я употребляю это понятие обширно) - это и мама, и любимый человек, и собутыльник-соучастник, и учитель, и священник, и носовой платок, и рулон туалетной бумаги, и антисептик, и активированный уголь, и марганцовка и зеленка, но во-первых - ПРОФЕССИОНАЛ!! Не забывайте об этом. Заявление работника, написанное с орфографическими ошибками, при судебном разбирательстве останется таки заявлением работника и будет иметь доказательную силу, а Ваши (наши) необоснованные личные амбиции - это пшик, простите за излишнюю прямоту, откровенность и многословие.

предлагаю критику вносить конструктивную, а не эмоциональную.
в конце концов, у каждого принято по-своему учить или добиваться авторитета. и вообще предлагаю далее не критиковать действия других, а обратить внимание больше на себя любимых.
коллеги, придерживайтесь темы.

Благодарен за поддержку.

Не в оправдание, но для общего понимания картины.
1. В такой способ лично мне не приходится добиваться авторитета. Это пазл из большой картины.

2. Специально показал эту ссылку на куратора для того, чтобы коллеги видели, как задействуется бюрократический механизм. Ведь одна из функций руководителя обучать своих подчиненных.
К сожалению бывают к нашей службе претензии, что чего-то не до рассказали, не так пояснили или сотрудники не обязаны помнить то, что где-то написано и регламентировано.

3. Моя информация носила характер демонстрации, что наличие прописаных правил не станет панацеей от того, что все равно ежедневно нужно будет работать с персоналом и обучать людей.

А так, в основном такие же отзывы, как привел Анатолий - с высокой оценкой профдеятельности.

Без эмоций:
1. Человек пишет письмо с просьбой о визе
2. Получает ответ, что обратился не по форме
3. Злится по-любому, кому понравится, что его публично при начальстве (копия) отчитали.
4. Настраивается на новое письмо
5. Пишет правильное письмо

Я считаю, что это не совсем правильная и неконструктивная трата рабочего времени + ненужные эмоции. Почему бы с этой т.з не посмотреть на ситуацию?

А сколько человек у вас работает?

в банковской системе есть такое подразделение - комплаенс. оно призвано бороться кроме всего прочего за соблюдение всех корпоративных стандартов. в том числе и следить за перепиской и иногда внешним видом. так вот как они поступают в ситуациях, когда попадаются вот такие некорпоративные послания.
они берут все сообщение, затирают имена и все данные, по которым можно опознать авторов, а также рабочую информацию, рассылают по общей рассылке на всех сотрудников банка и просят обратить внимание на требования корпоративной этики.
а вообще, чтобы не возникало проблем в переписке, автоматически добавлено приветствие в начале сообщения и подпись отправителя с чем-то типа "Best regards".
Мне кажется, что автоматизация - самое простое решение в таких ситуациях.

Давайте прекратим нападки, мы же тут опытом делимся и дело каждого - перенимать его или нет.....И потом, не забывайте, что не только пряник необходим, но и кнут.......а то мы все тут такие сладкие, машину с пряниками на улице работников перевернули, ешь не хочу.....они (работники) так и на голову сядут и ножки свесят.....прописали корпоративный стандарт - всех ознакомили и требуйте его выполнение....иначе дисциплины не будет.

Вы, безусловно, правы. :)
Но есть золотое правило менеджера: "Хвали привселюдно, критикуй - tet-a-tet".

Та боже збавь, никаких нападок:) Но мнение свое высказать можно по вопросу? Его можно так же учитывать или не учитывать, и это своего рода деление опытом.

1. :rofl::smls10::good::thumbs up::good:
(хотя рулон - звучит несколько обидно)
2. :za::za::za:

"Сверху" пришло указание: "Стандартизировать формы приказов по предприятию с составлением плана действий с пошаговым указанием, что предполагается выполнить с целью стандартизации". Что это значит? Помогите! Кто чем может!

:reverie::reverie::reverie: Ого-го!!!!....вот это закрутили.......надо подумать.......:dont know:

1. Формы приказов о приёме, увольнении и предоставлении отпуска у нас (и у Вас тоже !) уже есть:
http://hrliga.com/index.php?module=n...op=view&id=251
2. Остались несколько форм, которые можно найти на форуме:comp:
3. Чего не найдёте - пишите, сообразим сообща:drinks:...

Вообще-то на предприятии был аудит. Приказы издаются по форме, но "сверху": "Проведение аудита на предприятии не исключает выполнение этой цели (стандартизации) в 2010 году!".Т.е. всеравно необходимо "составлять план действий".

Не забудьте в "плане действий" "легализацию" (от legal - юрист) форм приказов.

P.S. У меня есть (разработанные юристами и утверждённые задолго до меня) стандартные формы приказов почти на все случаи жизни...