Ведение приказов
 

Вот передали мне ведение приказов, или я чего-то не понимаю :eek: , или тут что-то неправильно. Помогите, пжл, разобраться.

Имеем: ведется единая папка для приказов по персоналу и основной деятельности.
Существующая классификации приказов:
По организации труда - график отпусков и сами приказы на отпуск, перевод сотрудника на другую должность, о командировке, про изменение должностных окладов
Кадровый - привем/увольнение
Разные - про смену фамилии, про безопасность в офисе
:roll:
Правильно ли я понимаю, что следует разделить это дело таким образом:
Приказы по персоналу:
- приказы о приеме/увольнении и переводе,
- предоставление отпусков, график отпусков,
- измение анкетных данных (например, фамилии).

Приказы по основной деятельности:
- приказы о введениею инструкций, правил (в том числе, о безопасности),
- утверждение штатного расписания, его изменений (?),
- изменение должностных окладов,
- приказы по командировкам.

Да, и как правильно нумеровать - №1/2009-К или...?

Понимаете правильно.
вернее, я не совсем поняла, что Вы имели в виду под названием "график отпусков" :redface:
А насчет нумерациии....
Я нумерую то, что к кадрам относится - 1-к, 2-к и тыды. Остальные - 1, 2, 3, 4, 5...

Я имею ввиду Приказ в начале года с утверждением графика отпусков на год

Trine, скажите пожалуйста, а как проверки реагируют на такие промахи? :?

ттт, понятия не имею, бог миловал :redface:

:lol:
Спасибо за ответы

Добрий день! Підкажіть будь-ласка, наказ про зміну режиму робочого часу відноситься до наказів з основної діяльності і готує його відділ кадрів? Дякую.

Огромное СПАСИБО HR-лиге за раздел "Образцы документов". Там я быстро нашла ответ на свой вопрос.

Я когда пришла на работу, уменя было тоже самое-приказы вели все вместе. Могу сказать что из-за разного срока хранения у вас возникунут рано или поздно проблемы- так что исправляйте положение. (если есть возможность с начала года разделите кадровые приказы и приказы по общей деятельности).
Удобно конечно вести и приказы по командировка к примеру отдельно, но у нас их так мало что я этого не делаю.
Кадровые отмечаются к,л/с,п - как вы отобразите в номенклатуре, а по общей деятельности просто 1,2,3,....

Для minna7: у нас этим занимается отдел кадров. Не знаю ваших подробностей, но так понимаю это относится к существенным изменениям условий труда? (обсуждалось на форуме - посмотрите :wink: ). Или у вас что-то другое?

Классика жанра предусматривает ведение следующих видов приказов:
- По основной деятельности ( срок хранения - постоянно, или до ликвидации организации, если не сдаете документы в госархив, ст. 16 Типового Перечня)

- По административно-хозяйственной деятельности, взысканиям, командировкам ( срок хранения - 3 года) К административно-хозяйственной деятельности относится ОПЕРАТИВНОЕ УПРАЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВОМ. График отпусков, назначение всяких комиссий, организация инвентаризации - примеры таких приказов.
- По отпускам - 5 лет
(3 года, если не стоите на учете в Госархиве)
- По личному составу ( прием, увольнение, переведение, совместительство, о выделении материальной помощи) - 75 лет, а если есть документы, касающиеся участия в ликвидации последствий аварии в Чернобыле- постоянно в организации.
НЕ путайте! Все, что касается возможности подтверждения трудового стажа человека, его вредных или особых условий труда, должно быть в кадровых приказах, а вот утверждение штатного, изменение существенных условий труда - это идет в постоянку, в приказы по основной деятельности.
Другое дело, что проект таких приказов часто готовит кадровик, но это не значит, что он должен быть в кадровых приказах. У кадровика должна быть заверенная копия!

Нумерация приказов оговаривается ващей инструкцией по делопроизводству и может быть такой
основнная деятельность - б/н
кадры - 1-к, 1-л
отпуска - 1-о, 1-в
административно-хозяйтственная - 1-АХ и т.д.

На каждую группу приказов - свой журнал регистрации и отдельную папку.

eximb и Люля огромное спасибо.

о приказах по личному составу и их форме
 

Уважаемые коллеги, подскажите, разве приказы о материальной помощи должны быть по личному составу, а не по основной деятельности?

и ещё возник вопрос: на приказы о приеме, увольнении (отпуска) есть утвержденные МИН.СОЦ.ПОЛИТИКИ УКР. формы, а на форуме выложены образцы приказов в произвольной форме, а не на бланках, мы тоже ведем в произвольной форме (типа: ИВАНОВА ИВАНА ИВАНОВИЧА принять на основную постоянную работу в технический отдел на должность инженера с 12.05.2016г., с оплатой труда .......грн.ежемесячно, согласно штатного расписания. Основание: заявление ИВАНОВА от 11.05.2016 г.), да и в бланке приказа об увольнении нет графы для бухгалтерии о том, чтобы выплатить увольняемому компенсацию за неиспользованный отпуск за период работы с........ по день увольнения в количестве скольких дней (получается мы все равно должны "отсебятину" дописать в утвержденном бланке за сколько дней неспользованного отпуска выплатить компенсацию увольняемому).:redface: НЕ БУДУТ ЛИ ШТРАФОВАТЬ (при проверке госорганы-департамент по труду) ЗА НЕСООТВЕТСТВИЕ ФОРМЫ ПРИКАЗОВ???? ГДЕ-ТО ЧИТАЛА НЕДАВНО, ЧТО ЗА ЭТО МОГУТ/БУДУТ ШТРАФОВАТЬ, (ведь очень неудобно и некрасиво получится при хранении приказов, т.к. форма утверждена только на прием/увольнение, а в приказах по личному составу подшиваем же и приказы о переводе на другую должность, о смене фамилии, о неполном рабочем дне (если сотрудник просит установить ему неполный раб.день) и т.д. и эти приказы пишем в произвольной форме, т.к. нет на них утвержденных бланков, получится разная форма приказов. НЕУЖЕЛИ ЗА ЭТО БУДУТ ШТРАФОВАТЬ?:swoon: КОЛЛЕГИ, КТО НИБУДЬ СТАЛКИВАЛСЯ С ТАКОЙ СИТУАЦИЕЙ, КАК БЫТЬ, ЧТО ДЕЛАТЬ?:cry: (нарисовалась дополнительная проблема, казалось бы на ровном месте).

Читайте тут, пост 114
Утвержденные формы носят не обязательный, а рекомендательный характер.
Штрафовать не будут

Андрей, спасибо большое за ответ, если формы приказов носят рекомендательный характер и штрафовать не будут за приказы оформленные не на бланке, надеюсь, что это так, потому что у меня возник этот вопрос после прочтения информации о том, что Держпраці оштрафовали АРСЕЛЛОРМИТТАЛ г.Кривой Рог на сумму 1450 грн. указав в акте несоответствие формы приказов о приеме и увольнении утвержденным бланкам.

Андрей прошу прощения, ещё вопрос по поводу приказа о материальной помощи, его регистрировать в приказах по личному составу прием-увольнение, перемещение, изменение личных данных (например № 2-к) или отдельный учет вести приказов о мат.помощи. Ведь к приказам по личному составу относятся приказы по отпускам и по командировкам (соответственно со своей регистрацией отдельной этих приказов)?:redface:

Приказы по отпускам и по командировкам имеют другие сроки хранения, поэтому и регистрируются отдельно. Смысла вести отдельный учет приказов о материальной помощи нет.

А можно узнать, где вы прочитали такую информацию? Ссылку дадите?

Да, регистрировать в приказах по личному составу .
Отдельно регистрируются только приказы о ежегодных, учебных отпусках и краткосрочных командировках, и то они регистрируются отдельно лишь потому, что имеют срок хранения всего 5 лет, а не 75 лет, как все прочие кадровые приказы.
А вот приказы о всех прочих отпусках (по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы, дополнительные отпуска, социальные отпуска и т.д.) и приказы о долгосрочных командировках уже регистрируются вместе со всеми прочими приказами по личному составу.

Inka, спасибо большое за ответ, прошу прощения, что торможу (только сейчас высветился Ваш ответ):redface:

https://hrliga.com/index.php?module=...=view&id=17317
Андрей, вот ссылка (пункт 8), простите, торможу конкретно, как и с ответом Inke:redface::redface::redface:

Спасибо, прочитал.
И пришел к выводу, что суть нарушения не в том, что приказы пишутся не на бланках, а в том, что отсутствуют обязательные реквизиты ("в некоторых приказах о предоставлении отпуска отсутствует дата составления приказа, что не является несоблюдением установленной типовой формы П-3, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489...")
Обратите внимание: как недостаток упомянули не то, что документы велись не по типовым формам, а то, что они не всегда соответствовали этим формам: "..Документы первичного учета, которые ведутся в структурных подразделениях предприятия, не всегда соответствуют типовым формам, утвержденным и введенным в действие с 01.01.2009 приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489" или "...ссылка на вид отпуска — «робоча» — в приказе о предоставлении отпуска является безосновательной и указывает на нарушение требований ч. 1 ст. 4 Закона Украины «Об отпусках»"

Добрый вечер! Подскажите как правильно нумеровать приказы по основной деятельности.Раньше мы нумеровали все вместе и шла нумерация подряд ( например на прием 2/К, на увольнение 3/К и т.п.) Сейчас новый начальник ОК ссылаясь на какой-то норматив утверждает что необходимо все приказы нумеровать по отдельности ( например на прием 1-К-ПР, на увольнение 1-К-ЗВ, на перевод 1-К-ПЕР).
А как правильно? Предприятие ООО, штат 70 человек

Приказы по основной деятельности нумеровать цифрами, кадровые - цифрами и буквенным индексом (например, "к"или "ос").
Что касается нововведения нового начальника - я о таком нормативных не слышал пока, потому буду рад, если он раскроет тайну, где он такое вычитал.
Проблема а том, что для "1-к-пр" и для "1-к-зв" нужно будет заводить отдельные книги учёта - он это понимает?

Я это тоже понимаю.и считаю не очень удобно.
Четкого ответа,на то,где она это вычитала,не ответила.

Думаю, для начала:
- попросите своего начальника ОК показать этот норматив, и вместе его изучим. И мы- тоже.:yes:

Сегодня попрошу,если не ответит,то буду вести приказы как обычно.Нормативные документы не предоставила)) я веду как обычно

Добрый день! Решила я с этого года привести в соответствие с действующими правилами, инструкциями и НПА ведения кадрового делопроизводства, но споткнулась на следующем: теперь к кадровым приказам относятся отпуска - всех видов и приказы об утверждении штатного расписания. Конечно, я ознакомилась, что есть среди кадровых приказов с длительном сроком хранения (75 лет) и временным (5 лет) и что есть и журналы регистрации приказов по кадровым вопросам соответственно в зависимости от сроков хранения. И тут я что-то совершенно запуталась.... У меня в ведении 22 ФЛП, приказы у нас в основном - прием, увольнения, отпуска (основные ежегодные и по уходу за ребёнком), смена биографических данных, изменения в ШР, изменение уровня ЗП (кстати, даже не знаю, это же приказом нужно делать?). В прошлом году мы вели отдельно приказы по отпускам, со своей нумерацией. Как же вести сейчас? Т.е. например: пример №1-к (прием сотрудника), №2-в (отпуск), №3-ШР (про изменение штатного расписания). Нужно ли присваивать разные буквенные индексы? И регистрировать их в одном журнале?

Приказы о предоставлении отпусков всегда относились к кадровым приказам, а приказы об утверждении штатного расписания - всегда относились и продолжают относиться к приказам по основной деятельности.
Во всяком случае, я пока никаких нормативных документов, свидетельствующих о том, что приказы об утверждении штатного расписания относятся к кадровым приказам, не видел, и буду очень признателен, если вы мне расскажете, где вы такое вычитали.

Про ШР прочла в этой статье на стр.4 в таблице

Интересуясь о том, где вы это вычитали, я спрашивал не о статье из интернета, а о нормативном акте.
Статья же является исключительно точкой зрения автора и являет собою информацию к размышлению, но ни в коем случае не является нормативным актом, обязательным к исполнению.
В статье 16 нормативного акта конкретно говорится о том, что к кадровым приказам относятся следующие приказы:
Я очень внимательно перечитал перечень приказов, относящимся к кадровым, но приказов о утверждении штатного расписания там не увидел :dont know:

Мне не очень понятен этот ПЕРЕЛІК, и т.к. автор ссылался на него же, я приняла это как аксиму: "3 1 січня 2013 року накази про затвердження штатного розпису і змінидо нього віднесено до наказів з кадрових питань тривалого строкузберігання в організаціях, що не створюють документи НАФ.Відповідно до нового Переліку № 578/5 строк зберігання штатних розписів (відповідно, наказів про затвердження штатних розписів і внесення змін ДО них) в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ, збільшено до 75 років. В організаціях, які створюють документи НАФ, штатні розписи, як і раніше, мають зберігатися постійно".
И всё таки прошу высказаться по существу моего вопроса, т.к. он касался не исключительно к каким приказам отнести приказы по ШР. Я прошу помощи разобраться как правильно нумеровать приказы и разделить их в соответствии со сроком хранения и как правильно производить регистрацию приказов в журналах, присваивать индексы.

А я, заметьте, на ПЕРЕЛІК не ссылался и не интерпретировал - я его дословно процитировал.
Разницу понимаете?

В "Переліку" никакой информации о том, что "накази про затвердження штатного розпису і зміни до нього віднесено до наказів з кадрових питань" нет, и откуда взяты эти требования - мне совершенно не ясно :dont know:

Я, по моему, вполне определенно высказался по существу:
Нумеровать, как приказы по основной деятельности, регистрировать и хранить в соответствии с пунктом "а" статьи 16 "Переліку".

Укажите, пожалуйста, номер страницы, т.к не могу понять, где же эта ст.16 в данном ПЕРЕЛІКУ. У меня вопрос касательно нумерации кадровых приказов и их разделения в соответствии со сроками хранения и регистрации в журналах, а также присвоения буквенных индексов.

Якщо допоможе, у нас все просто - кадрові накази тривалого строку зберігання - к/тр (усі види кадрових наказів, які відповідно до ст. 16 Переліку, мають строк зберігання 75 років), та к/тм (ті, які мають строк зберігання 5 років). Окремо відпустки чи прийом/переведення/звільнення і т.д. ніяк не позначаємо.

Никогда не обозначали приказы буквенными индексами (встречаю такие индексы еще в далекие 30-е, 40-е, 50-е.....70-е...).
Кадровые приказы - хранятся, нумеруются в ОК.
По основной деятельности - в приемной!Зачем им присваивать буквенные индексы?

Это п.16 , Розділ I
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ , 1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ
1.1. Організація розпорядчої діяльності в этом документе.
А что Вам там непонятно?
Это Вы серьезно не нашли этот пункт? Он сразу же, на первой странице...даже листать не надо....Или просто так, решили показать злую иронию только потому, что Андрей написал не п. 16, а ст.16?:reverie:

Страница номер 12.Кадровые приказы, как вы можете видеть, изучив пункт "б" статьи 16 "Переліку" (которая находится на 12 странице :)), по срокам хранения делятся на два вида:
1) краткосрочного хранения - со сроком хранения до 5 лет (приказы о командировках, взысканиях, предоставлении ежегодных и учебных отпусков)

2) длительного хранения (75 лет) - все остальные кадровые приказы.

Пунктом 105 "Типовой инструкциии по делопроизводству...." предусмотрена отдельная регистрация кадровых приказов от всех прочих:
Требования о буквенной индексации кадровых приказов, как видите, упомянутой инструкцией не предусмотрены, там написано всего лишь, что они имеют отдельную нумерацию.
Но буквенная индексация и не запрещена, и поэтому, для удобства в работе, вы можете добавлять к порядковому номеру кадровых приказов буквенный индекс - по сути, любой, который вам придет в голову, поскольку никаких жестких требований на сей счет нет.
Я, например, в своей работе ко всем кадровым приказам длительного хранения добавляю индекс "К" - №1-К, № 2-К и т.д, а к приказам краткосрочного хранения - индекс "В" - № 1-В, № 2-В и т.д.

Так я не ошибся, там таки действительно указаны именно статьи, а не пункты:

Добрый день, по Вашей ссылке, Мотя, я без труда отыскала ст.16, а вот по ссылке Андрея даже на 12 стр. вижу это в ст. 34.
Если я правильно поняла Ваши комментарии и ответы, приказы по кадровым вопросам следует делить на 2 части в зависимости от срока хранения - 75 лет и 5 лет. Также имеет смысл вести 2 журнала регистрации этих приказов и, что вызывало у меня особый вопрос, - две различные нумерации. Для удобства, можно использовать в первом случае буквенные индекс к/тр (хранятся 75 лет), во втором случае - к/тм (5 лет). Меня смущало именно то, что это один вид приказов - кадровые (по личному составу), а нумерация не сквозная, а разная.
Просто это не ООО или ПАО, в ФЛП, поэтому на ведение кадрового делопроизводства нет ни времени, ни специалиста.

:bravo:
А без указания номера страниц вы статью 16 найти никак не могли? :lol:
Это же один и тот же документ, но на разных сайтах. Если все выделить, к примеру, 10 шрифтом - то статья 16 будет размещаться на 8 странице, а если 16 шрифтом - то на 17 странице :lol:

Если вы потрудились прочесть нормативные акты, на которые мы с Мотей ссылались, то вы могли понять только одно - что приказы по кадровым вопросам в обязательном порядке регистрируются и нумеруются отдельно от прочих приказов (по основной или административно-хозяйственной деятельности).
А введение раздельной регистрации и нумерации кадровых приказов в зависимости от сроков хранения - это не обязательное требование, а рекомендации, так сказать, "для удобства пользователя".
Отдельная нумерация и индексация - это опция для вашего удобства, и даже если вы будете вести регистрацию всех кадровых приказов вместе и с единым индексом ( "К" ) - это не будет являться нарушением. Отдельная регистрация рекомендуется по той причине, чтобы избежать неразберихи, так как приказы с разными сроками хранения должны подшиваться в отдельные папки, и это удобнее делать, когда регистрация раздельная: приказы с индексом "К" - в о одну папку, а индексом "В" - в другую.
Но если у вас ФОП и приказов мало, то вы можете все приказы регистрировать вместе, но потом подшивать в разные папки.
Это не страшно - мы из вас сделаем специалиста, всему свое время, для этого наш форум и предназначен :)

:yes::good:

Добрий день,підкажіть будьласка,в який термін відділ кадрів має скласти наказ про звільнення? Чи обовязково видавати наказ в день самого звільнення,вважаючи те що останній день звільнення є останнім робочем днем? (Тобто наказ від дати фактичного звільнення)
Чи є якісь нормативно-законодавчі акти стосовно складання кадрових наказів