Документация (входящая, исходящая)
 

Добрый день проконсультируйте пожалуйста кто знает насчет входящей, исходящей документации. Когда пришел документ, его нужно распечатать и сколько копий делать и где? 1 директору на подпись, другую в журнал входящей документации? или как правильно?

Когда вам прислали входящий документ - его нужно зарегистрировать и передать директору для рассмотрения. Копии делать не надо - документ все равно обратно к вам вернется.
Исходящий документ - изначально делается в нескольких экземплярах, подписывается директором, после этого регистрируется в журнале учета исходящих документов и рассылается адресатам, а один экземпляр остается у вас

Еще такой вопрос копии исходящего документа уже с подписями директора нужно делать?

Я же вам написал: "Исходящий документ - изначально делается в нескольких экземплярах, подписывается директором".
Никаких копий - каждый экземпляр подписывается, понимаете?

Да я поняла большое спасибо

А можно еще вопрос?
Когда подписывается трудовой договор с сотрудником?и это должен делать секретарь?

Согласно ст.21 КЗоТ трудовой договор - это договор между собственником предприятия и работником:
Заключение трудового договора обычно оформляется приказом.
И секретарь там ничего ни с кем подписывать не должен.

Добрый такой вопрос кто-нибудь может скинуть пример приказа,чтоб глянуть как правильно его оформлять (например о принятии на работу)

Про затвердження типових форм
первинної облікової документації зі статистики праці

Заполняете все нужные графы, и все.

Образцы приказов: https://hrliga.com/index.php?module=example&cid=2

спасибо

:reverie:
Думаю, что Вам, juliana25, стоит засесть за изучение форума!
Иначе подобные вопросы никогда не прекратятся!
Здесь масса тем, масса НПА, масса статей на портале - читайте!
Ведь, столько инфо на нашем портале, что только ленивый не сможет ею воспользоваться!
Да, вполне возможно, что и скинуть могут, и отвечать могут те, кто имеет желание и время...
НО! На эти все вопросы есть ответы на портале! Только надо иметь желание их найти и изучить! Это, ведь, Вам надо! ведь, это Вы работаете и получаете зарплату, верно?
А то, если дальше так пойдет: вопрос (элементарный) - ответ, вопрос-ответ, то вообще... работать-то кто будет вместо Вас?

:thumbs up::good::bravo:

Добрый день подскажите в приказах и в письмах в ответах применяется иногда законы. Как их правильно употреблять? какие? и где нужно? где нет?

я знаю вопросы глупые, и тут можно найти ответ на них, именно поэтому я читаю и изучаю портал, и только в этом случае спрашиваю если не нашла ответа или же не совсем поняла о чем речь

Добрый день,
При официальных переписках, ссылаться нужно на Законы чтобы довести свою правоту, законодательно подтвердить свои права, мнение.

Кроме, нормативно-правовых актов, можно ссылаться на пункты договоров (они не могут противоречить закону).

С ходу не могу вспомнить, где про законы не пишется, если говорить о кадровой работе.

Если отвлечься от кадров, то в Водоканал пишется письмо: просим заключить договор на водоснабжения, в связи с тем. что мы купили нежилое помещение, которое снабжается водой. Необходимости про закон писать вроде и нет, так как Водоканал не против заключить договор.

По своему опыту: чем серьезней переписка, тем больше нужно аргументации, если есть прицел на суд, то письма излагаются с максимальным обоснованием своей точки зрения.

По кадрам вспомнила: если работник не вышел на работе, то ему пишется письмо с просьбой сообщить о себе, тут без ссылок на законы.

Если уволили кого-то, а он ТК не забрал, пишете письмо с просьбой явиться в отдел кадров и забрать трудовую, здесь указывается ссылка на инструкцию №58 на пункт, указывается статья увольнения...

огромное спасибо

Выполнять их требования и руководствоваться ими в своей деятельности.
Только действующие и зарегистрированные в Минюсте.
В той сфере, которую они регулируют.
В той сфере, которой они не касаются.

Я тоже не совсем понял о чем речь ;)
Вопросы, я бы сказал, абсолютно бессмысленные, и я так и не понял, зачем и к чему они были заданы, вы уж простите :dont know:

Все это написано в Вашей ДИ!
Там написано - какими законами Вы руководствуетесь при работе на Вашей должности.

Здесь я, вообще, не поняла вопроса.
Разве законы надо употреблять? Правильно или нет? И как понять - "иногда"? Человек родился - к нему уже применяются законы!
Все граждане обязаны знать и соблюдать законы!
И несут ответственность за незнание и несоблюдение!

Чи потрібно реєструвати заяви від працівників (прийом, переведення, звільнення, відпустка)? Чи це на розсуд підприємства?

Не обов'язково, за бажанням працівника або в разі якоїсь іншої необхідності

Потрібно.
Я з вами незгодний.
Усі заяви щодо прийому, звільнення, надання матеріальної допомоги тощо потрібно реєструвати у відповідних журналах обліку, які згідно статті 122 "Переліку типових документів..." повинні зберігатися 3 роки.
Особливо це дуже важливо для заяв про звільнення за власним бажанням, коли відлік двотижневого строку попередження про звільнення починається з дати отримання заяви (а не з дати її написання, як часто думають самі працівники)

Тобто, Ви реєструєте всі заяви, у тому числі, на відпустки?:reverie: На підприємствах з великим кадровим документообігом для цього потрібно окремого працівника наймати:D Скажу відверто: ми реєструємо накази, а заяви - тільки в разі необхідності.
А якщо реєструвати не всі, а тільки заяви звільнення, то це вже і є деякі, в конкретних випадках, або за бажанням працівника.

На щорічні відпустки заяву писати не потрібно, а на усі інші види відпусток - так, реєструємо.

Вам видніше. У нас канцелярія реєструє.
А хто визначає необхідність?
А заяви на матеріальну допомогу? А заяви на відпустку без збереження заробітної платні, а заяви на навчальну відпустку чи відпустку по догляду за дитиною? Там теж часто виникає багато нюансів...

Я в жодному разі не нав'язую вам своє бачення проблеми, але ж існує Закон "Про звернення громадян", в якому зазначено: "...Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги", і цим Законом встановлений порядок розгляду звернень і терміни надання відповіді заявнику - наприклад, у випадку, коли працівник просить звільнити його за власним бажанням через два дні без наявності поважних причин, на що йому буде надана відмова.
Тому я вважаю, що усі звернення мають бути зареєстровані.

А у нас нет канцелярии. Есть две секретарши, которые подчиняются непосредственно собственникам и генеральному директору и, цитирую: "регистрацией внутренних документов не занимаются".
Кстати, на госслужбе, была канцелярия, и точно так же, регистрировали заявления по желанию работников или по распоряжению руководителя. Остальное принимали в работу непосредственно в отделе кадров или в приемной руководителя без регистрации.

I am:yes: собственной персоной

Согласна. Но у нас не возникает нюансов, ибо заявление пишется после того, как все обсудили, всех выслушали, всё объяснили и предварительно устно согласовали. То есть, работаем с каждым индивидуально.

Могу только посочувствовать :)
А приказы по основной деятельности кто регистрирует?

Дай то бог, но, как показывает практика, все когда-нибудь случается впервые...

На частных предприятиях канцелярия как подразделение, регулирующее документооборот - явление крайне редкое:dont know: Дай Боже, чтобы секретарь был достаточно грамотный и вменяемый... тоже не всегда такое "счастье"
Приказы по основной деятельности регистрируют секретари. Но это приказы все-таки, не отвертятся, хоть и пытаются

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по вопросу регистрации внутренних заявлений (кадровых и т.д.). Подготовила журналы регистрации заявлений, но задумалась :reverie: Где проставляем регистрационный номер на полученном от сотрудника заявлении? В правом нижнем углу, как и во входящих? И какой индекс указываем: Вн. № 25-зв (звільнення) и снизу дата? Или по-другому? Заранее благодарю за ответ!

Не поняла - что такое внутренние заявления...
Значит, у вас, где-то есть внешние заявления?
А что такое внешние заявления?:reverie:
И почему Вы делите заявления на кадровые и какие-то другие? А не кадровые - это какие?
Вы - секретарь у ген.дира?

Добрый день! Возможно, не правильно выразилась:redface::sr: . Имела ввиду: есть входящая и исходящая док-ция, а также внутр. (внутри предприятия, между отделами и т.д.). Заявления относятся к внутр. документам, поэтому и возник вопрос.
Заявления все кадровые, вы правы. Я у себя отдельно сделала журнал регистрации заявлений об отпусках, т.к. их больше, чем всех остальных вместе взятых.
Касательно должности: я все - и секретарь, и помощник руководителя, и кадровик, и организатор, и завхоз). Пытаюсь делать везде правильно и буду очень признательна за помощь в возникшем вопросе.

Я думаю, что Вам, как универсальному специалисту, лучше оптимизировать количество журналов. Сделайте единый журнал регистрации внутренней документации. Это на мой взгляд)

И по поводу регистрационных номеров. Насколько я помню, на внутренней документации (если, конечно, это не многотысячное предприятие) важна дата поступления, поэтому можно просто ставить внизу дату без номера и индекса. Если на каждый вид внутренних документов делать журналы и индексы, Вы очень быстро запутаетесь. Не думаю, что у Вас такой огромный объем документооборота. Но это, повторюсь, мое видение, Вы можете сделать так, как удобно будет Вам.

В любом случае, нигде не урегулировано, сколько и какие журналы должны быть для регистрации именно заявлений,и как конкретно их регистрировать. Это на Ваше усмотрение и для организации Вашей работы

Заявления не могут быть внутренними или внешними.

И регистрируются ВСЕ заявления в приемной директора!
Независимо от того, к какому отделу отнесет их директор: к ОК, к бухгалтерии, к расчетному отделу, к ОМТС....и т.д....
Зачем?:reverie:
Заявления - ВСЕ- регистрируются в приемной! В ОК заявления не подают: ни на прием, ни на увольнение, ни на отпуск, ни на перевод.....
А получится?
Уверена, что нет. У Вас уже нарушения трудового законодательства!
Как может быть кадровик, который ни разу не МОЛ, быть завхозом, который МОЛ? Или Вы на все эти должности по совместительству оформлены?:reverie:

Я думаю, что предприятие небольшое, поэтому обязанности по всем этим должностям сведены в одну - секретарь или администратор офиса или тому подобное. Я права, Olga_579? А заключения договоров МО некоторые работодатели требуют от всех без исключения сотрудников, и плевать хотели на то, что это не положено и что юридической силы такой договор не имеет. Лишь бы было)

Вы полностью правы! Практически "человек-оркестр":D

Журнал регистрации заявлений сотрудников
 

Добрый день, коллеги!
Подскажите, обязательно ли регистрировать в журнале все заявления сотрудников (отпуск без сохранения з/пл, ежегодный отпуск, перевод и т.д.)? И если да, то есть ли штраф за неведение такого журнала?
Спасибо!
Если можно, то дайте ответ со ссылкой на нормативный документ.

Ув. Nata_Sha!
Изучите эту тему, пожалуйста!
В ней есть ответ на Ваш вопрос.
С ув.,

Мотя, спасибо!
Вчера поисковик в эту ветку меня не направил.

А если с введенным карантином возникла ситуация, когда заявление попало в канцелярию позже указанной в нем даты (сотрудник на удаленке и не мог раньше никак его передать), то как такое заявление зарегистрировать, если прошли все сроки? Если конкретнее, то как раз этот сотрудник в устной форме договорился с руководством, что в связи с введенным карантином, он будет работать из дома и получил на это согласие руководителя, ведь транспорт и так отменен и сотрудник никак не может приехать на работу. Сотруднику с даты, к примеру, с 25.03.2020 г. оформили приказом разрешение работать на удаленке, а заявление в канцелярию попало спустя неделю. Вот как зарегистрировать вот такое заявление в форс-мажорной ситуации?

:handshake:
Ничего, я его перенесла в нужную. Мне это проще - найти тему...;)
Вам обязательно его регистрировать, что ли?
Если обязательно, ну и зарегистрируйте его 24 или 25 числом...

А не будет ли проблемой в будущем, что дата издания приказа о разрешении сотруднику работать в удаленке на неделю раньше, чем регистрация его заявления?
У нас есть канцелярия и требуют от зав.канцелярией регистрировать ВСЕ.

Вот собственно из-за этого и возник мой вопрос о том, есть ли нормативный документ, обязывающий регистрировать все заявления? И соответственно, есть ли штраф за нерегистрацию?

Сейчас с этим карантином, когда нарушены все коммуникации, такое наверное не только у нас.

Главное, чтобы дата написания заявления была не позже даты приказа.
А зарегистрировать его могли и позже - например, из за временного отсутствия зав.канцелярией на работе.

По датам все совпадает :)
Спасибо за ответ!