Восстановление кадровой документации
 

Здравствуйте, уважаемые кадровики. Очень нужна Ваша помощь в такой ситуации. Частное предприятие перерегистрировалось из зоны АТО на территорию, подконтрольную Украине. Вывезти документацию (кадровую, бухгалтерскую, производственную) не удалось. Я, секретарь, получила задание восстановить (по возможности) и упорядочить кадровую документацию. С чего начинать - ума ни приложу. Интересует все: отчетность, ведение личных карточек, оформление приказов, расчеты отпусков и т.д. Никакая отчетность с июля 2014г. не сдавалась. Чем это чревато? Буду благодарна всем за помощь.

Что у Вас есть?
Начните с заполнения личных карточек.
Электронные носители (1С, кадровая программа) сохранились?
Компания код ЕГДРПОУ изменила или осталось все то же?

Спасибо, что отозвались, уважаемая Вика. Нет ничего. Ни электронных носителей, ни бумажных. Есть трудовые книжки (все, что смогла забрать). ЕГРПОУ не изменился. Изменилось только местонахождение предприятия.

Собирайте у работников заново данные: паспорта, идентификационный код, все что берется при приеме на работу.
Из трудовой книжки можно увидеть дату и номер приказа о приеме, переводах и т.д.
Так сможете заполнить личные карточки.На основании дат из ТК, попросите людей переписать заявления.
И восстановить приказы на людей, которые работают сейчас.

Заводите журнал учета трудовых книжек, и в хронологическом порядке внесите данные.

У Вас не будет данных о всех людях, которые у вас работали, но будет история о тех, кто сейчас работает.

Отпуска я пока не понимаю как можно восстановить.

Еще нужно штатное расписания, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.


По выплатам, нужно обращаться в фонды и налоговую, может они дают данные, за кого и сколько было уплачено налогов, и так можно будет выровнять расчеты по людям.


Сколько у Вас человек?

Здравствуйте. У нас 35 человек. Большая часть хочет рассчитаться. А мы не можем правильно начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Мне приятно, что вы обратились за помощью на наш форум. Но проблема в том, что мы даем "умные советы" исходя из норм действующего законодательства и собственного опыта, а затронутые вами проблемы весьма серьезные и настолько новые, что прежде с такими проблемами никому из нас еще сталкиваться не доводилось, а законодательство наше, к большому сожалению, не успевает реагировать на изменения в жизни страны и в нем совершенно не отражены проблемные вопросы, связанные с проведением АТО. И по этой причине все наши советы будут скорее походить на благие пожелания, чем на реальную помощь...
Поэтому я порекомендовал бы вам обратиться с письменным запросом в Минсоцполитики - пусть они, как законодатели мод, подскажут вам путь решения вопроса и заодно обеспокоятся о внесении соответствующих изменений в действующие НПА.

Спасибо Вам большое за участие. Для информации: обратились в налоговую за данными по предприятию (отчисления, начисления по людям и т.п.). ГНИ нам отказывает, утверждая, что у них нет порядка, согласно которому они могли бы дать такую инфо. Замкнутый круг.

Вот именно поэтому я и посоветовал вам обратиться в Минтруда и соцполитки - вопросы, связанные с увольнением и начислением компенсации - это их епархия, а не налоговой. Пусть они решают этот вопрос с налоговой и совместно разрабатывают такой порядок.

Еще раз спасибо Вам!

Пока Минтруда и соцполитики будут писать порядки и нормативки, может, все таки, как то раздобыть эл.носителя с интересуещей вас информацией? Говорят, "там", в зоне, можно договориться...кому она, информация эта, интересна, кроме вас)
Ну и, еще можно с зарплатными картами "поколдовать", если таковые были...

Договариваться уже не о чем, все сгорело. Трудовые книжки сохранились, потому что были в несгораемом сейфе. Зарплаты выплачивались по ведомости. Будем рассчитывать людей по памяти. А потом платить штрафы. Напишите, пожалуйста, какие отчеты куда сдавать при увольнении. Спасибо за внимание.

Столкнулась с подобной проблемой в феврале прошлого года. Компания арендовала часть офисных помещений на 9 эт. Дома Профсоюзов. В ночь с 20 на 21 февраля, сгорело ВСЕ! Там находились одни из основных структурных подразделений: бухгалтерия, отдел персонала и кадрового обеспечения (начальником которого я и являюсь), финансово-экономическое управление. Компании 15 лет. Штат 150 чел. плюс 25 в филиале в Крыму. Трудовые, несмотря на то, что находились в несгораемом сейфе, превратились в пепел. Писали письма в Минсоцполитики, Минюст с конкретными вопросами относительно процедуры восстановления документов и оформления дубликатов трудовых книжек. В ответ простые отписки, относительно того, что законодательством не урегулированы подобные моменты. Лишь на вопрос о том, как сотрудникам подтверждать предыдущий стаж работы в уже несуществующей компании и информации о которой нигде нет, рекомендовали обращаться в суд. Восстанавливать документы начала по тем сотрудникам, которые работают сейчас. Работаю в компании 10 лет, многое еще просто помню. Личные дела и карточки формировала заново. Приказы делаем в виде дубликата. С отпусками оказалось проще, т.к. сохранился файл с остатками дней отпусков по всем сотрудникам. Проблем очень много. Например, Налоговым кодексом предусмотрено восстановление всей первички за весь период, после последней проверки и срок на это - аж 3 месяца.

О первичке вообще молчу, бухгалтер держится за голову. Так что проблема кадровых документов на фоне бухгалтерских - просто детский лепет. Спасибо, Victoriy.

Инна-Катерина, будут конкретные вопросы касательно восстановления кадровых документов, обращайтесь. Быть может, что то смогу подсказать.

Спасибо, Victoriy! Проверьте, пожалуйста, на правильность ход моих действий. Если что-то делаю неправильно или пропускаю, скорректируйте, пожалуйста:

1. По трудовым издаю дубликаты приказов о назначении.
2. Заполняю личные карточки. Нужно ли указывать, что это дубликаты?
3. Текущей датой издаю приказы об увольнении.
4. По памяти заполняю табель учета р/в и также по памяти начисляю з/п.
5. Что касается компенсации за неиспользованный отпуск - не знаю, как лучше сделать. Если взять расчет только з/п, а отпуск как использованный в полном объеме, где это потом может выплыть, в случае ошибки. Как бы Вы сделали?
6. При увольнении нужно ли подавать кадровику какие-либо отчеты в Центр занятости. Если да, то какие (желательно с НПА).

Еще такой вопрос: может, нужно оформить каким-то актом или приказом утрату документов? Соответственно, издать приказ на восстановление документов? Подскажите, пожалуйста.

И еще:
1) какие ежемесячные, ежеквартальные и т.д. отчеты должен сдавать кадровик и куда? Заранее благодарю.
2) можно ли с июля по ноябрь включительно оформить людям бесплатный отпуск на основании письма минсоцполитики от 08.07.2014г. №7302/3/14-14/13? Ведь по закону положено не более 15 дней. А письмо носит рекомендательный характер.
Еще раз спасибо.