Электронный документооборот
 

Хотела бы спросить, книги и журналы в кадровом делопроизводстве обязательно должны быть в бумажном виде, нельзя их вести в електронном? Где расписана такая норма? Вопрос не горит, но было бы интересноузнать, как у других.

А как вы ведете журнал регистрации и учета трудовых в электронном виде, как люди расписываються при увольнении?

Это понятно., не уточнила. Меня интересуют например книга регистрации приказов, журнал регистрации принятых работников, уволенных, переводов, алфавитная книга, журнал учета больничных листов, журнал учета отпусков.

Мы ведем все в бумажном виде, все журналы пронумированы и прошиты

Все книги, касающиеся кадрового делопроизводства, в том числе и те, которые Вы перечислили, необходимо вести только в "бумажном варианте". Только в таком варинте Вы можете достойно пройти проверку на предприятии; поднять необходимые документы из архива, допустим спустя 5 лет, за которые может смениться персонал отдела кадров и неоднократно; в случае ликвидации предприятия журналы в электронном варианте не примет никакой архив и т.д. Поэтому кадровые журналы нумеруются и прошиваются в обязательном порядке. А ведение журналов в электронном варианте - это только лишь удобный вариант для Вас с целью создания удобств для быстрого ведения документации и поиска необходимых документов на настоящий момент. Закон Вам этого не запретит. Такой элетктронный вариант Вам может разработать любой сисадмин.

Добрый день!
Вопрос по теме. Ситуация такая, работаю на должности инспектора кадров 3 мес., до меня как такового ОК не существовало (бухгалтер "пробовала" вести по совместительству, но...). Пытаюсь всю работу организовать практически с нуля. Какие журналы и книги в кадровом делопроизводстве должны быть заведены в обязательном порядке? :dont know:

Вопрос серьезный и многогранный. Мне лично потребовалось минимум 3 года, чтобы с уверенностью принять отдел кадров в свои руки (от такого же бухгалтера, выполняющего функции кадровика по совместительству и который допустил массу ошибок и вел документацию по минимальному стандарту) и назвать себя специалистом. В 2001 году я также пришла на работу в должность секретаря и мне вменили в обязанности инспектора по кадрам. Я начинала с нуля. Поэтому первое, что посоветую Вам, это - запаситесь литературой по кадровым вопросам и тесно дружите с опытными специалистами. Ниже привожу Вам стандартный перечень журналов:
1. Книги регистрации о приеме работников, об увольнении, о переводе.
2. Книга наличия трудящихся (алфавитка).
3. Книга регистрации приказов, касающиеся личного состава.
4. Книги регистрации основных ежегодных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы.
5. Книга учета движения трудовых книжек.
6. Книга учета листков нетрудоспособности работников предприятия.

Помимо всего есть нормативные документы, сопровождающиеся ведением соответствующими журналами/книгами.
Так что успехов! Пишите! :)

Понятно, спасибо.

Прям моя ситуация! Я сейчас тоже совмещаю работу кадровика с должностью секретаря :) Большое спасибо за ответ Autocity, буду набираться опыта.

Підскажіть! є лист чи розяснення який має бути журнал реєстрації відряджень. Які там мають бути графи. Наприклад, є лист мін праці щодо журналу по особовому складу, чи є якісь вимоги до журналу по відрядженнях?

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
від 13 березня 1998 р. № 59
Про затвердження Інструкції
про службові відрядження в межах України та за кордон

Додаток - форма журнала реєстрації посвідчень про відрядження

дуже Вам дякую!
Можливо є щось подібне по відпустках. Знаю що в законі не написано щоб був журнал, але організація вела облік. Я веду облік відпусток на компютері, думаю краще булоб його вести в паперовому варіанті. Хоч про вимоги до цого я небачив.

а в паперовому варіанті облік на зворотньому боці картки П-2 кожного працівника. Для себе для зручності зробила ще журнал:
№ з/п, ПІБ, структурний підрозділ, посада, вид відпустки, дата початку, дата закінчення, примітка.

Или так:
http://hrliga.com/index.php?module=p...op=view&id=911

Так я благодаря Вам, Анатолий, тоже веду!!!! Вопрос был про рукописные варианты. А электронный - Ваш образец! :bravo: Еще раз пользуясь случаем выражаю огромную благодарность за вариант учета в Ехеl. Так удобно и так просто! Спасибо!

Электронный документооборот
 

Шановні експерти! Підкажіть, будь-ласка, чи буде порушенням ведення книги наказів з кадрових питань в електронному вигляді (наприклад в Exel)?

Да, спасибо, Анатолий, за таблицу учета отпусков в Excel. Очень удобно. :res:

Добрый день, помогите ... плз..
а где можно найти как пишутся шапки для этих журналов, и на сколько это необходимо...

так а разве нельзя сделать раз в месяц/квартал/год распечатку с нумерацией страниц и прошить ее? :eek:

Спасибо по отпускам много полезной информации!!! Только вот есть еще один вопрос про алфавитную книгу. Как она должна выглядеть? Может у кого то есть образец! Заранее благодарна.))

Простите Autocity, по больничным Вы ведете журнал в произвольной форме или есть какая-то утвержденная? (я просто веду для своего удобства, хочу уточнить)

Книга реєстрації наказів
 

Добрий день! Всі накази на підприємстві групуютья і реєструються у відповідних книгах. Чи можна розробити таку книгу на ПК (не купувати), а потім пронумерувати, прошнурувати і скріпити підписом керівника, беручи до уваги лист мінпраці від 19.10.05 № 09-487? Дякую.

Re: Книга реєстрації наказів
 

Можно :)

Re: Книга реєстрації наказів
 

Конечно, можно, соблюдая все правила:печати, подписи, нумерацию, прошивки!

Скажите, а возможно ли вести эту книгу в электронном виде?
Ну, а для соблюдения законодательства например каждый месяц распечатывать, подшивать, подписывать у директора - или еще какие-нибудь меры предпринимать?

а то получается, что я делаю двойную работу: веду этот учет в электронном виде, а потом переписываю в Книгу регистрации.

Ви можете вести їх лише паралельноdont know. Адже це документ суворої звітності, зберігається 75 років.

Согласна с Вами!
Не предъявлять же инспектирующим органам электронный вид КНИГИ!

Згідно закону- не можна :acute:. Також порядок з архівною справою має бути ж.
Знаю одну фірму яка веде такі журнали електронно і аналогічно до пропозиції catrin зшиває їх 1 раз в рік :eek: Але і знаю, що директор покриває таку халатність і коли прийшла перевірка - він сам із заначки вийняв кругленьку суму без жодних вагань (зумисне ж йшов на порушення). Нажаль вони і після перевірки так же журнали ведуть :roll:
Моя позиція - вести журнал на паперових носіях обов"язково

Скажіть а у ваших книжках також є графи "хто зробив" і "кому направлено на підпис"?
бо в мене немає....
за це сильно наказують?

Господа, большое спасибо за мнения и ответы :)

как бы мне ни хотелось избежать бумажного носителя, все-таки не получится :)

Алфавитная книга личного состава предприятия
 

Ув. коллеги поделитесь опытом:
в алфавитной книге есть на первый взгляд обычная графа "№ и дата приказа о приеме (переводе)" , чисто логически я так понимаю что заносится тот приказ, согласно которого работник занимает настоящую должность (если его не переводили совсем - о приеме, а если вчера перевели,то заносится приказ о вчерашнем переводе).
А если человека приняли в 2005, в последствиии много раз переводили, и в итоге его настоящую должность привели в соответствие с классификатором- в этой графе писать вот этот последний приказ о приведении в соответствие? ведь он "называется:)" согласно этого приказа в данный момент. Как вы считаете?

У меня эта графа показывает только № приказа и дату приёма на работу (для определения стажа работы на предприятии)...
А все переводы, назначения и т.п. - в ТК и личной карточке :read:

Чи можна вести особові картки П-2 в електронному вигляді - в програмі 1С?
 

Шановні колеги, підкажіть чи оштрафують мене, якщо я вручну не пишу карточки з особового складу на працівників. Але я все вношу в 1С Зарплата і Кадри і в будь-який момент можу роздрукувати дані. Так зручно,роблю собі накази і програма все сама корегує.Але чи не є це порушенням?

Ви маєте на увазі форму П-2? Це документ суворої звітності, який повинен зберігатися 75 років. Вести його потрібно обов"язково.:nea:

Так,П-2...я веду але в електронному варіанті.

Главное, чтобы с П-2 были ознакомлены сотрудники. С каждым отпуском, переводом и т. д. Обязательно должно быть наличие подписей. А у Вас получается их нет.:dont know: Любой проверяющий накажет за это. Это является нарушением.

Звичайно, П-2 не є документом суворої звітності.
Але при електронному веденні форми П-2 виникає питання щодо наявності підписів працівника про ознайомлення із записами...

Мда...як же робити, підкажіть,будь-ласка, де про це можна прочитати? І підписи про відпустки працівників є в наказах....

Це я для більшої переконливості...:innocent:

Ніде. На жаль, у нас так робота, що далеко не на всі питання є роз’яснення і чіткі відповіді.
Якщо у вас працівники ознайомлюються під підпис з усіма наказами, що їх стосуються, можете спробувати вести П-2 в електронному вигляді, а коли працівник буде звільнятися, роздруковувати, і щоб він скрізь попідписувався. Якщо якась перевірка, наприклад, з інспекції праці, напише вам припис про усунення недоліків - тоді і будете знати, де прочитати. :-D