Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

Знаю только одно правило "Никаких личных контактов при отказе". Как сделать так, чтобы человек не чувствовал себя неуспешным, потому что вы не взяли его к себе в компанию?

Я, например, всегда отправляю электронное письмо примерно такого содержания:
Уважаемая или Уважаемый......... .
Благодарим Вас за удовольствие встретиться и обсудить Ваши возможности занять вакантную позицию..................
Хотя Ваши профессиональный опыт и знания являются значительными, мы с сожалением сообщаем Вам, что не имеем возможности предложить Вам работу в нашей компании в настоящее время.

Благодарим Вас за интерес к нашей компании.
Желаем Вам успеха в развитии Вашей карьеры.

Ещё во время проведения интервью, говорю, что результаты будут сообщены либо электроным письмом, либо "мы с Вами свяжимся" :)

Удовольствие?!Супер!!!!!!!! :thumbs up: :thumbs up: :bravo: :bravo:

Звучит как издевательсвто над тем кого собеседовали.... :twisted:

Зачем придумывать колесо, когда уже все придумано :!:

Здравствуйте, ..................!

Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии "............". К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме, и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность.

С уважением,
..........

Все это замечательно, но любому человеку приятнее внимание, то есть звонок. Позвонить, безусловно, тяжелее.
Не хочется обидеть человека отказом, но, звонок воспринимается гораздо благосклоннее.
Форма может быть произвольная от:
"К сожалению данная позиция уже занята, но ваше резюме останется в нашей базе и мы обязательно свяжемся с вами в случае открытия новой вакансии"
до "Спасибо, что уделили нам свое время, мы это очень ценим, но, к сожалению, не можем предложить Вам сейчас данную позицию"
Конечно, разочарование будет, но учитывая то, что в большинстве случаев работодатели вообще не удосуживаются сообщить что-либо, то на их фоне ваш звонок будет выглядеть как весьма джентельменский поступок.

Для Мата Хари.
У меня в журнале целая тема была этому посвящена. Давайте адрес - вышлю. Учтите, буду посылать pdf файл, будет весить 7 мегов - это подборка и 12 материалов исключительно по теме, как отказать кандидату.

Можно сделать и так


Спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии "............". Ваше резюме остется в нашей базе соискателей. Как только у нас появится предложение, которое может быть Вам интересно мы Вам сообщим дополнительно.

С уважением,.........

Одним словом. чем проще, тем надежнее.

Я понимаю, что телефонный звонок более человечный, но моего отдела не хватит на обзвон всех претендентов :(
А вот написать письмо они обязательно должны!!!
Вот такой вот вариант.

Уважаемый....
Мы приняли окончательное решение по вакансии ______________.
К сожалению, на эту должность был выбран другой кандидат.
Если у нас будут другие предложения, мы обязательно с Вами свяжемся.
Спасибо большое за сотрудничество.
Желаем Вам успехов в карьерном и профессиональном росте.

Как показывает опыт - это одна из ошибочных стратегий. Я про базу. Наилучшая стратегия - никаких обещаний, никаких затягиваний времени. Это благо для экс-кандидата. Очень много людей тешат себя надеждами и толком не могут переключиться на поиск в других местах.

Вот несколько советов, когда и как писать такие письма
■ Пишите письмо, как только вы решили, что кандидат не подходит для вашей компании и как можно скорее после интервью. Не затягивайте ответ до того момента, пока вы наймете на эту должность другого кандидата, ведь этот процесс может занять много дней или даже месяцев. Если вы сообщите сразу, у кандидатов появится больше возможностей в поиске другого места работы.
■ Персонализируйте письмо: обращайтесь к кандидату по имени, указывайте детали из последнего интервью с ним. Личное обращение к кандидату впечатляет куда больше, чем, например, обращение типа «Уважаемый кандидат». Если у вас нет времени для персонализации (обычно это занимает две-три минуты), то лучше вовсе не отправлять письмо.
■ В письме укажите вашу фамилию и должность или фамилию и должность HR-а, который непосредственно общался с кандидатом. Ваша подпись придаст письму оттенок личного послания. Не рекомендуется подписывать письмо тому, с кем кандидат не общался — это лишь подчеркнет ваше равнодушие и непрофессионализм.
■ Будьте доброжелательны, но честны по поводу цели письма. Вы хотите, чтобы кандидат получил информацию о том, что данная работа в данный момент времени не может быть предложена ему вашей компанией. Постарайтесь не обнадеживать кандидата возможностью получить каким-то образом работу, если он вступит в контакт с вами.
■ Объясните кандидату, почему он не подходит для той должности, на которую претендовал. Концентрируйте внимание не на личных недостатках кандидата, а на недостатке профессиональных навыков, которые необходимы для открытой вакансии. Таким образом вы сообщите полезную информацию кандидату и не вызовите обиду.
■ Говорите о причинах отказа правдиво, если вы чувствуете, что это не обидит кандидата, а наоборот, поможет в будущем сделать правильные выводы. Если кандидат во время отбора успел у многих вызвать раздражение, то будет уместно сказать о его конфликтности. Если кандидат явно преувеличивает свой опыт в резюме, только чтобы попасть на интервью, предупредите, что это напрасная трата его и вашего времени.
■ Старайтесь ничего не обещать кандидатам. Это только, как правило, усугубляет ситуацию (кандидат надеется, а не занимается поиском другой работы). Избегайте таких выражений, как «мы на всякий случай будем хранить ваше резюме в нашей базе» или «мы ожидаем, что вы пришлете нам резюме на другую вакансию, которая вот-вот откроется».

Кичкаев, Вы представляете, что такое следовать Вашим инструкциям при 15 вакансиях и как минимум 5-6 собеседованиях в день, еще включите поиск, административную работу, телефонные собеседования и т.д.
Да это просто не реально.
Я всегда была за корректное обхождение с кандидатами, но не настолько!!

А в чем проблема? Я не понимаю, что, из перечисленного займет так много времени? Кстати, звонить не рекомендуется не потому, что это больше занимает времения, а потому что письмо исключает возможность вступать в дискуссию. А еще вы предохранитесь таким образом от вербальной неадекватной реакции, то есть вас грубо прямо в ухо не смогут послать.

kichkaev, думаю, что все зависит от должности, на которую претендуют.
Здесь важно адекватно и действительно сжав рамки времени донести кандидату свое решение.

Думаю, что так все подробно расписысывать нет времени.
К тому же не всегда правильно с психологической точки зрения указывать на все те причины, по которым кандидат не подошел.
Я не исключаю, что написанные причины могут быть весьма субъективными.

с этим абсолютно согласна.

Не всегда сразу можно принять решение о том, что кандидат не подходит, или, как часто бывает, давайте посмотрим еще кого-то...
Затягивать с ответом не стоит. Другое дело, что если кандидата еще рассматривают, но это тянется больше двух недель, то необходимо информировать его о процессе телефонным звонком.

Согласна, что письмо должно быть персонифицированным, но запомнить детали собеседования, которые ты проводил две недели назад, а каждый день проходило еще 5-6 собеседований, сложно. Не зря же вводятся протоколы собеседований, ибо недолга человеческая память.

Знаете, давать еще и консультации по профразвитию каждому человеку, который пришел на собеседование, так никогда не хватит на всю работу. У меня в личной практике такое бывало в случаях, когда приходили совсем молодые специалисты, было свободное время более-менее, и я точно понимала, что бухгалтерия ей точно не подойдет. И то, не указывала этого в открытую, ибо не имею права без четких аргументов. А вот консультации запрашивали маститые специалисты, тогда да, что-либо рекомендовала, но это совсем другой уровень подбора персонала!!!

Чтобы он потом распространял о компании всякие бредни, так мы вызвали в нем дополнительную агрессию?

С этим полностью частично согласна, но всегда говорю потенциально интересным кандидатам, что Земля - круглая... И, возможно, мы еще встретимся и в следующий раз сможем плодотворно сотрудничать.

Считаю, что нужно четко разделять уровни подбора персонала: кого подбираем - бухгалтера или топ-менеджера. Так стоимость времени специалиста по подбору персонала достаточно высокая, а сделать нужно ой как много.

Gefest
В принципе согласен с вашими замечаниями но... от субъективизма сложно уйти в принципе, подробно расписывать всем не имеет смысла, но в некоторых случаях, поверьте, на отказника можно потратить много времени. Что касается психологии и указания всех причин - согласен, далеко не каждому с психологической точки зрения стоит указывать реальные причины.

kichkaev,
Чем более лаконичен ответ, тем менее субъективна оценка.
:wink:

Ilit

Первое замечание, проехали, второе - все знают, что HR-ы порой специально динамят кандидата (вроде и неплохой, но поищем еще). Заканчивается это так называемым no show (кандидата выбирают, а его уже тю тю), третье - вы сами про протоколы ответили, четвертое - вы не прочитали внимательно этот пункт, объяснять можно адекватным кандидатам, иногда они сами спрашивают о причинах, пятое - потенциально интересные кандидаты на дороге не валяются.

И последнее. Рекрутеры должны всегда находить время для кандидатов - для кого-то больше, для кого-то меньше. Если приходится проводить много интервью - значит: неграмотно было составлено объявление, не там дано, неэффективны процедуры первичного отсева (телефонное интервью). Потоки кандидатов на собеседование - это проблема рекрутера, его некомпетентность. Я тысячу раз говорил на Лиге о походах к тем же объявлениям. Есть нормальные компании, которые используют эти технологии, не я их придумал, они придумали исходя их практики.

Писать письма - просто нет времени. По поводу: "..приятнее внимание, то есть звонок.." с отказом, я б поспорила..
Предпочитаю в конце собеседования сказать: "Мы с вами свяжемся в течение недели, если сможем предложить вам данную вакансию."
Стараюсь избегать оборотов типа: "не имеем возможности..", "не готовы предложить..", "не можем..", т.к. они несут негативный подтекст, а "сожаления" воспринимаются как издевательство, выглядят неискренними и фальшивыми.

Вот так и живем: У рекрутеров нет времени на кандидатов, у кандидатов нет времени на рекрутеров (они тоже не дураки, ищут работу сразу в нескольких местах). А потом на Лиге, друг у друга рекрутеры спрашивают - куда подевались нормальные кандидаты? А кандидаты спрашиваю - куда подевались нормальные компании? Все в этом мире взаимосвязано - если у тебя нет времени, то значит у кого-то не найдется времени и для тебя. Когда эйчар говорит - у меня нет времени, мне смешно. :lol:

Судя по всему у Вас, господин Кичкаев, хватает времени и на кандидатов, и на комментарии и критику всех постов, где мнения не совпадают с Вашими. :lol:

Естественно хватает. А у вас не хватает. Вы ведь его потратили на то, чтобы написать о том, что его у вас нет. А лучше бы аргументировали отказ кандидату а не вступали бы в пустую дискуссию со мной.

Если кандидаты просят аргументировать отказ, тогда конечно. А если не просят, то это выглядит как пустая болтовня и оправдания.

По поводу "пустых дискуссий", господин Кичкаев, тут Вам просто нет равных, тут Вы всем можете преподать "мастер-класс".

а вы на меня за что-то злитесь (задел за больное)??? Недавно появились на Лиге, судя по количеству сообщений, и уже смогли определить, что я пустослов. А ведь я предложил, если быть внимательным, подборку материалов по теме. Вот вы бы лучше попросили меня прислать, там между прочим мнения ваших опытных коллег по цеху. И если бы вы меня лучше знали, то поняли, что журнал успехом пользуется по одной простой причине - там есть мнения совершенно противоположные, и это моя задача как редактора, быть сторонним наблюдателем в этом процессе и обострять дискуссию.

Действительно, на HR-лиге я недавно, но уже успела перечитать все статьи, написанные Вами, которые удалось найти. :res: Я, как раз, именно из "..большинства на HR-лиге.." о котором Вы писали и так активно дискутировали с редакторами, иногда Ваш тон шокирует.

Я польщен вашим вниманием. Я не люблю лицемерия. Очень часто за внешней тактичностью, скрываются скверные мысли или просто пустота или пустословие, в котором вы меня тактично обвинили. Мои выпады не следует воспринимать как личное оскорбление. Я вас спрашиваю - вы хотите, чтобы я вам прислал подборку материалов под общим заголовком "После собеседования"?

Re: Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

У меня есть давно отработанный алгоритм:
1. В конце собеседования, если это первый этап, я всегда назначаю дату и время, когда кандидат должен мне перезвонить. Фиксирую это у себя в ежедневнике
2. При звонке я либо назначаю второе собеседование, либо произношу фразу: "К сожалению, ваша анкета не прошла". И вежливо прощаюсь.
Я не объясняю, почему не прошла, у меня нет задачи - образовывать Кандидата для следующих собеседований.
3. Если кандидат с хорошими данными, но конкурс прошел лучший, у этого кандидата я спрашиваю: "Можно ли я запишу вас в резерв?"

Однажды такой подход мне очень помог. После серий собеседований на вакансию главный бухгалтер из тройки был выбран победитель. Оставшимся двоим я отказал по этой схеме. В день выхода, победитель перезвонила, и сказал, что все-таки решила пойти в другое место.
- Я тут же перезвонил второму кандидату из этой тройки. Вакансия была закрыта
- С этого дня и навсегда в заполняемых анкетах появился вопрос к кандидату: "В данный момент проходите ли вы еще где-нибудь собеседование

Валерий, я хочу, пришлите пожалуйста мне :)

Николай, нет проблем!

:roll: А в редакцию портала?

Валерий, вы как "неуловимый мститель"... Пишете почти в каждой теме, а вот редакторам - "ни строчки, ни слова". Можете ли вы предоставить свои статьи для размещения оных в библиотеке на портале? :thumbs up: :res:

Пришлите, пож., и мне
nicety@bigmir.net

Полностью согласна с уважаемым экспертом Типатовым, не стоит "сжигать мосты", иногда через время есть возможность трудоустроить когда-то неподошедшего кандидата и мнение, которое у него о тебе сложилось, порой бывает решающим.

Re: Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

наверное, такой подход таки работает, но только при небольшом кол-ве вакансий, либо при феноменальной памяти.
Мне кажется (хотя рекрутером я не являюсь), что стандартизированный e-mail очень хорошо оптимизирует использование раб.времени. А в случае необходимости, обратную связь можно кастомизировать под человека (более подробно, более честно, более вежливо, более мягко, более более ...)

Eugene
Согласен с вами, что нужно использовать научно-технический прогресс. Но ведь понимаете, технические возможности есть у многих, а башка не варит даже уведомление автоматом отсылать при получении онлайн резюме. А кандидату ведь многого по сути не надо - чуть-чуть внимания и, по крайней мере, он при случае не скажет о компании плохих слов.

Re: Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

Согласен с вами, а так же согласен с Валерием Кичкаевым.
1. Здесь речь идет не о низовых вакансиях (грузчики, кладовщики, уборщицы...). Этим кандидатам я ответ даю сразу. Вернее, если он у меня (у МП) проходит, он сразу попадает на второе собеседование к мастеру в цех (см. мою статью в журнале МП №8)
2. Речь идет о средних и топовых вакансиях. А поток здесь несопоставимо ниже. Плюс то, что сказал В. Кичкаев. При грамотно поставленном ректрутинге на очное собеседование (т.е. те, кто прошел телефонное собеседование) приходят уже те, из кого можно выбирать (у меня часто статистика 1:10). А альтернатива очень желательна. (Конечно и затягивать нельзя, времена прошли, когда кандидат ждал 4 недели решения).


тоже согласен, технологии развиваются, интернет и электронку можно грамотно использовать.
Просто в таких случаях у меня выполняется 2 задачи:
а) Кандидат проходит дополнительную проверку по критерию "хочет"
б) Когда ежедневник (а я больше люблю 6-дневку) под рукой, при звонке я проглядываю сегодняшний день и даю ответ

Кичкаеву:
Валерий, спасибо, получил.

Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

Я очень благодарна за ряд действительно ценных советов :)
Я попытаюсь их систематизировать, (пожалуйста поправьте, если что не так).
Условие: Речь идет о вакансиях специалистов, топ и мидл менеджеров.
1. Никаких личных контактов при отказе.
2.В процессе интервью обязательно оговорить день и время когда кандидат с Вами свяжется (в целях экономии времени и незахламления памяти). Может быть часть "не подошедших" кандидатов не перезвонит вовсе. (идея Типатова Николая).
3. Спасибо Кичкаеву. Ответ по его схеме не займёт много времени. Просто необходимо внимательно прочитать то, что он написал и применять.
4.Остаётся спорным лишь вопрос "надежды" для соискателя - для ейчаров "вероятного претендента" в нашей базе данных. При тактическом кадровом планировании иметь такую базу очень полезно. (Спасибо Николаю Типатову).
5. "Чем более лаконичен ответ, тем менее субъективна оценка" Gefest. Есть ситуации в которых это утверждение просто золотое правило, но в моей практике их было очень мало.
6. Длительность процесса. Если более двух недель, то кандидата следует информировать звонком (Ilit). Золотое правило, позволяющее быть внимательным к кандидату и быть в курсе процесса его трудоустройства.
7. "не имеем возможности..", "не готовы предложить..", "не можем..", т.к. они несут негативный подтекст, а "сожаления" воспринимаются как издевательство, выглядят неискренними и фальшивыми (nicety). Абсолютно согласна.
8. Несколько раз пользовалась схемой "Вы слишком хороши для данной вакансии, позвольте Вас добавить в нашу базу данных" . В нескольких случаях это было действительно правдой :D (Мата Хари).
предлагаю откорректировать и дополнить данный список и предложить в качестве инструкции по этике HR менеджера.

Re: Как "правильно отказать" соискателю, если он Вам не подошёл?
 

О! Это свежо (и достойно подражанию) для HR-лиги. Не встречались ли мы на e-xecutive? Там это хорошее правило (резюмировать тему). Если оно и здесь приживется, буду рад. Спасибо за конструктив

Может лучше посыл "Ничего личного...". Контакт на мой взгляд желателен. Просто я в рекрутинге вижу картинку "рамки Монтессори". Если кандидат не подходит, это не значит, что он плохой. Моя метафора - просто кандидат хороший "треугольник", а вакансия в компании "круглая" (картинка на моем сайте)

наверное, соглашусь, как-то раньше не задумывался. Подумаю о замене этого речевого модуля

Eugene
А тут одна наша коллега (esar) выдвинула предположение, что я вышел на тропу войны. И уже есть доказательства в пользу этого предположения в некоторых дискуссиях :lol:

Nicety
Не проходит файл на ваш адрес, дайте другое мыло.

Есть не только доказательства, но еще и свидетели(пока живые) :D
Теперь kichkaev рыцарь без страха и ... :wink:

Хорошая идея выкладывать какие-то статьи на Лиге,заодно Вы kichkaev, будете тратить меньше своего времени на общую рассылку, а так проще указать ссылку и все.
Заодно у Вас больше времени будет для новой статьи,которую все так ждут.

Надеюсь на этот пройдет:
natasha-sidorovych@ya.ru

Надеюсь дошло письмо с файлом.

Спасибо, Валерий! Смеялась на весь кабинет, подняли настроение на целый день!