Разлад в кадровом делопроизводстве
 

В кадровом деле я новичок.На предприятии,где я работаю,ОК всегда был нагрузкой бухгалтерам и тд. Дела находятся в ужасном состоянии. Накопилось много неразобранной макулатуры.В приказах по ОК есть строчка:"С приказом ознакомлен(подпись)".На практике никто не расписывается,а в приказе пишется:"Підстава-особиста заява".Все заявления(плановый отпуск,отпуск за свой счет)приходится подшивать в личные дела,которые стали уже неподъемными.В связи со спецификой предприятия и кол-вом сотрудников больше 200-т нет возможности "гоняться" за подписями.Что делать,чтобы не было нарушения и чтобы не утонуть в макулатуре?

Обычно, приходя на новое место работы и наблюдая там похожую картинку, поступаю следующим образом:
1. оговариваю с руководством компании, что за прошлое время никто ничего ворошить не будет (за прошлые времена и прошлые ошибки других людей я нести ответственность не могу да и не хочу);
2. разрабатываю Положение о кадровом учете (где прописываю что и как должно быть в соответствии с законодательством, колдоговором и т.д.)
3. Утверждаю его у первого лица компании
4. с 01.01.01 начинаю все делать в соответствии с утвержденным документом (без исключений и поблажек, попутно разъясняя что теперь как и где).

Понятно что на практике это все выглядит не так просто и красиво как вышеописанное, но поставив себе такую цель и в итоге ее добившись каждый раз понимаю, что избежал кучи потерянного на попытки восстановить документы или избавиться об бардака постепенно времени, нервов (как своих, так и остальных участников процесса)...

А не могли бы Вы поделиться образцом Положения?

Ув. Fidentia!
Боюсь, что Вам придется ждать ответа еще три года...:reverie:
Судя по дате последнего сообщения kulabok!

:D:D:bravo:

Google никто не отменял ;)

Тоже немного...:dont know:
http://forum.fishing-ua.com/member.php?u=3327
http://otherworlds.ru/info/391794
http://zabotavip.ru/forum/profile.php?id=159
(причём последнее сообщение было ещё за полтора года до регистрации :smml2: )
...
остальные ссылки - на форум HR Лиги :thumbs up:
kulabok, АУ !

Да, действительно, не обратила внимание на дату.

Мне там то, что нужно найти не удалось..

Встречное предложение:
Вы разрабатываете, выкладываете на форуме и мы все вместе его дорабатываем !
Представляете, какая "коза" для новичков будет !!!:thumbs up:
Готов помочь - пишите в ЛС !

Ну да конкретное Положение вряд ли удастся найти... Так, основы, план, что где должно быть...

если заметили, что многие професии не соответствуют КП...просто переводить с одной должности на другую.? Для этого нужно, чтобы работник заявление писал?
я пришла на предприятие, здесь "допотопные личные карточки", а сейчас новые уже утвердили, притом давно... Что делать оставлять те старые или новые завести, или и те и те оставить...?
Спасибо!:reverie:

Посмотрите по этому адресу:
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=11773
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=3274

Добрый день! Я новичок и может не в ту тему влезла (заранее прошу прощения), но у меня похожая ситуация, только немного хуже.
Пару дней назад пришла в компанию и просто хватаюсь за голову обееми руками. Никакой кадровой документации вообще нет, за 6 лет работы организации!!!:dash2:. Каким образом мне поступать в этой ситуации. Я даже не знаю как мне себя то оформить, т.к. штатного и структуры нет! Работников мало и оформлены они как собственники (это группа компаний), но расширяют штат и надо все это привести в порядок. А я не знаю за что первое хвататься, подскажите пожалуйста очень прошу.
Заранее благодарю, буду рада любым вариантам:cry:

ketrin87, добро пожаловать на форум!:handshake:
Самое главное не переживайте. Большинство из присутсвующих на этом форуме начинали примерно так же как и Вы.
Пользуйтесь поиском, так легче находить нужную информацию.
Вот некоторые темы:
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=12536
http://www.avers.dp.ua/documents/new650124.htm
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=181
Если будут конкретные вопросы задавайте.

Спасибо огромное, некоторые темы я уже читала:good:
А конкретне вопросики есть: :redface:1) Изучив информацию на форуме, я решила начать все "0", т. е. составить список документов которых не хватает (это я уже сделала), написать докладную записку директору, и делать все так как надо! Может подскажете или сбросите на адрес пример докладной записки, я в нете искала, но ничего подходящего не нашла. Буду очень признательна. 2) кроме статута и оформленных на ФОП несколько сотрудников ничего больше нет. Бухгалтер находится в другом городе, буду:reverie:т ли законными такие действия, что после докладной записки, я буду составлять документы нынешним числом (положения, приказы, штатное, табель и .р)???

http://dilomova.org.ua/?p=184
В тексте докладной записки сообщаете факты, послужившие поводом для составления документа, конкретные выводы.
http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=9764
Если последовательность изменить не будет логики

Наталья Р, огромное спасибо , очень много полезной информации для себя открыла. Буду действовать:read:

Ещё раз прошу Вашей помощи (Вы уж простите меня:redface:)
Пишу сейчас докладную записку директору компании ,дело в том, что никогда такой документ не писала, возникли вопросы с содержанием. Я разработала приблизительно сам текст, проу Вас, если не трудно, внести свои корективы в мою писанину:lol:. Заранее Всем благодарна, буду рада критике и дополнениям

Ой забыла вставить текст записки::redface:
Докладна записка № 1 от


Про проведение кадрового аудита

Довожу до Вашего сведения о проведении внутреннего кадрового аудита. В результате моей работы были обнаружены следующие нарушения в соблюдение положений законодательства о труде Украины состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям, а именно нехватка следующих обязательных документов:
- Правил Трудового Внутреннего распорядка
- Штатного расписания
- Организационной структуры предприятия
- Положений про отделы
- Должностных инструкций

Т.е. вы только проводить собрались аудит? ;)
нехватка = отсутствие (лучше).

Спасибо, мне самой это слово не нравилось, но лучше придумать не смогла:D
По поводу самой процедуры аудита я подготовилась, составила план, но там и проводить та нечего(кроме статута ничего и нет)!:cry: Я просто хочу таким образом сообщить руководству, что нести ответственность за прошлые ошибки нести не хочу (т.е. востанавливать документы задним числом), поэтому я провожу кадровый аудит и начинаю все с "0".

А остальное есть? Как-то маловато для заявлений о глобальном бардаке. Колдоговор, график отпусков, журналы регистрации приказов, трудовых книжек, личные карточки и личные дела сотрудников, трудовые книжки и т.д. и т.п.?
В своей докладной вы информируете не о проведении, а о результата уже проведенного аудита, слово "моей" я бы вычеркнула. Для придания значимости, я бы еще указала, сроки проведения, кем проводился(если не только вы этим занимались).

Спсасибо, остальное есть, просто очень много всего не хотелось писать:D!
Внесу ваши поправвки:good:

Разлад в кадровом делопроизводстве
 

Я сама не кадровик, когда брали на работу, думала просто буду секретарем, но и.о. кадровика хотя в этом смысле ничего не понимаю, предыдущая девушка тоже мало что понимала, она рассказала как она вела и все.
А теперь вопросы:
В ТК она не писала,что человек принят по совместительству, а когда его переводили в штат, то писала принят на работу и № приказа в котором говориться что он переведен в штат (к сожалению я так тоже сделала по аналогии(( теперь не знаю как быть.
Еще наше предприятие переименовалось от 07.06.2011, и мне сказали в книжках написать что в в соответствии с Госуд.регистрацией ЗАО ... преименовать в АО, основание " регистрации от от такого-то числа. Как я почитала на форму это не так, не знаю что теперь делать делать.
В следствие переименование какие надо приказы делать и что менять, приказ я сделала задним числом о переименовании, теперь какая понимаю, надо еще сделать приказы о новой печати, сделать новую организац.штат.структуру, штатное расписание, всех перевести в новое предприятие и все это задним числом как-то.
Теперь дальше, у нас юрист переделал штатку от 01.08.2011 в соответствии с КП, и ввел новые должности,отделы.
Как оформить приказы по основной деятельности и по штату не очень понятно, кАк в приведение должностей с КП или с новой орг.штат .структурой?
Это еще не все =(
У нас на предприятии никогда не сдавались отчеты в центр занятости, я хочу начать эту традицию, но, если я оформлю,принесу, а они мне "а где вы раньше были?Вот вам штраф!" на принесу, тоже штраф, и у нас люди приходят не из центра занятости, а так, а как я прочитала, надо в ЦЗ сдавать формы об уволенных, принятых и вакантных местах, тоже штраф
И последнее я сглупила, написала перед приемом себя на работу запись что обучалась в институте, а потом что принята на работу.Пришла в Универ, а мне говорят что это не правильно, так как я работала до поступления и была уволена до окончания, надо было им принести ТК и они б заполнили, женщина сказала, что я после принята на работу написала что пред запись о обучении считать недействительной, а потом после этого она напишет все как надо "принята в вуз, отчислена прик.№", но можно ли так? ведь запись не закрыта меня приняли на работу но не увольняли.
Я в растерянности, если можете помогите, вместе с вами буду постигать кадроводство.
Спасибо, извините, что так много

Это действительно много, и это из разных тем вопросы, и к тому же видно, что Вы очень далеки от этого всего. Начните с изучения нормативных документов, иначе очень трудно будет Вам вообще что-то объяснить.
А вопросы давайте задавать по одному и в соответствующих темах (предварительно их почитав!).
Тот же вопрос о переоформлении с совместительства на основное место работы (никакого перевода в штат не существует, ваша коллега все правильно делала!) - на форуме обсуждается регулярно.
В общем, поиск в руки, изучайте нормативную базу, а потом уж задавайте вопросы. Иначе мы с вами еще больше запутаемся, а вы так ничего и не поймете. ;)

Что делать? С этого момента начинать вести делопроизводство правильно.
Прочесть Библию и Евангелие кадровика - КЗоТ и Инструкцию 58.
Внимательно прочесть новые документы предприятия - оно действительно переименовано или какая другая формулировка там?
Попроситесь на какие-нибудь курсы по кадровому делопроизводству - откроете для себя много нового :)

Вам, Пандочка, еще повезло, у Вас юрист есть. Может подсказать что-то.

...+ форум - в придачу, а также наш портал!:good:
...если сам юрист что-то знает...:lol:

Вот вот... судя по всему на предприятии вообще по кадровому делопроизводству ниче не знает, и знать не хочет, даже директору как-то плавно...
А на счет курсов тут вы хорошо подметили, я уже обращалась по этому поводу к другому директору, он сказал найди курсы, но пока я найду подходящую контору в Харькове, которая действительно чему-то научит, потом пойду на курсы, пройдет немало времени.
Хорошо,что на ваш сайт попала, хоть примерно поняла чем кадровики занимаются.
Теперь надо разобраться с этим и требовать повышения з/п =)

Вы и в самом деле полагаете, что за "хоть примерно поняла чем кадровики занимаются" следует требовать повышения зарплаты??
[кусь]

По поводу неплохих курсов в Харькове могу сориентировать. Сразу говорю - не являюсь представителей ни одного обучающего центра, но советом помочь могу. пишите в личку если интересно.

Пандочка, удачи вам и терпения. Очень непростое это дело - внедрить на предприятии что-то новое. Да еще судя по всему предприятию как-то фиолетово что у них ведется все не так как надо. :cry:
Хорошо хоть директор еще на курсы согласен. Короче, удачи.
НУ а мы тут, как говорится поможем, чем сможем...:dont know:

а Вы не можете порекомендовать своему руководителю пригласить специалиста, чтобы он разобрался в этих делах? понимаю, что мой вопрос скорее абсурден, но тем не менее.... Вам надо не просто многому, а ОЧЕНЬ многому еще научиться. а там бардак...

Andry, ирония - классная штука, но давайте не будем опускаться. в любом случае первая просьба заслуживает просто корректного отношения.

Понимаете, меня брали не как кадровика, хотели взяли бы специалиста, прошлым девченкам было вообще фиолетово делали как думали =) Плюс я выполняю колоссальный объем работы, и я с вами согласна, что-то требовать надо после того как я разберусь.
Спасибо, я оценила ваше чувство сарказма=)
HR_DJS буду очень благодарна если вы мне скажете где находятся эти курсы.

Курсы кадрового дела и кадровой службы в Харькове

Ув.специалисты. Помогите упорядочить.

Я приступаю к своим обязанностям официально с октября, тогда:
1.печатаю приказ о своем назначении на должность Инспектора по кадрам
2.приказ о назначении лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, с указанием, что в работе нужно руководствоваться Положением о кадровой службе пред-я и Инструкцией по делопроизводству (или деловой документации?)
3. приказ Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства (или деловой документации?)

А Положение не утверждаю приказом?

и на основании Инструкции (где предварительно все опишу) вношу изменения в ШР с января 2012 г. и вношу изменения в другие доки, которые до моего назначения не велись на предприятии.

Тогда это будет правильно? Кадровый аудит сама не проведу, а привлекать специалиста пред-е не хочет, а привести все в порядок нужно. Помогите, пожалуйста, советом. СПАСИБО.

:reverie:Долго подбиралась к Вашему вопросу, т.к. все намешано и трудно отделить зерна от плевел....
Но придется с чего-то, все же, начинать...:reverie:..распутывать клубок, весь в узелках...
Естественно...Этот приказ называется Приказ о приеме на работу.
Зачем?:dont know: Есть Устав предприятия, есть Положение об отделе кадров...

Ведь в ДИ: .
...и все остальное, чем руководствуется в своей работе тот или иной работник.... - это все в ДИ...
То, что утверждается - то не приказывается.
Положение об отделе не утверждается приказом.
Тем более - Вы его не имеете права утверждать!
А только - первый руководитель предприятия.
А сам себе он не может приказать утвердить.
Тут я совсем ничего не поняла...:dont know::reverie:
Почему изменения в ШР и в другие документы (в какие это - в другие:dont know:) вносятся на основании Инструкции?
Постепенно все приведете...;)

:bravo: Если бы Вы были рядом, я бы Вас расцеловала! Спасибо большое.
А со ШР я нашла на форуме тему, все буду делать как там Вы описали.
За это тоже спасибо!

:flower:
Спасибо, ув. Asatan! :bow:
Очень приятно слышать эти слова.:good:
Я рада, что помаленьку мы начинаем распутывать клубок вопросов.:bravo:
Дальше - будет проще...:handshake::smile100: