Поиск секретаря. Дайте совет
 

Добрый день уважаемые!
Хочу попросить совет.
В моей компании уволили офис - менеджера (которая работала 2 года).Девочка работала с 7 -30 до 18-00 (+постоянные задержки, работа по субботам), но не устроила она руководство, чем не понятно, но факт есть факт. Я начала поиски нового офис - менеджера и все вроде бы нормально, создали профиль, открыла вакансию, собрала пул резюме, провела тел. собеседование, провела личные собеседования, выбрали 3 кандидата финалиста, провели 2 собеседование с руководителем административно - хозяйственного отдела. Выбрали кандидата финалиста, но она отказалась ссылаясь на график работы и требования (стандартные
Знание делопроизводства, делового этикета и деловой переписки;
Знание ПК: MS Office (Word, Excel), интернет, почта;
Знание офисной техники: Мини – АТС, факс, ксерокс, принтер, сканер;
Умение работать с информацией (поиск и анализ информации);
Желательно разговорный английский язык;
Отличные коммуникативные качества (умение находить общий язык с разными людьми).
Обязанности:
Приём и распределение телефонных звонков;
Организация приёма посетителей и жизнедеятельности офиса;
Организация обеспечения офиса (канцтовары, чай /кофе и др.);
Организация корпоративных мероприятий.), предложили 2 кандидатке, она согласилась принять наше Предложения о работе, но в назначено время перезвонила и сообщила об изменении своего решения. Сейчас руководство компании думает о 2 офис - менеджерах с посменным графиком, с 7 -30 до 15-00 (з.п. 2000 грн.) и 15-00 до 20-00(з.п.1500грн.) Я в замешательстве, не судите строго посоветуйте, что не так.

а чего Вы так распереживались. с скретарями всегда так. вроде бы по важности одна из ведущих должностей, а они (кандидатки) ведут себя как фигня какая-то....
копайте дальше и об условиях говорите сразу, чтобы время потом не терять. правда на Ваши условия я бы больше з/п ставила.

Да вот и я думаю, что больше предлагать нужно, но руководство не склонно к большей з/п. А про условия, сразу и говорю. Спасибо вам за совет, будем копать дальше. Только вот идея с двумя офис - менеджерами мне кажется утопией.

Друг на дружку могут кивать и никакого порядку. Я бы поискала все-таки одного.

идея с двумя - это вообще не идея, как по-моему. совершенно согласна с Вами - это фактически утопия. практически получится так, что никто ни за что не будет отвечать. в конце концов к святая святых - кабинету руководителя - доступ должен быть ограничен.
в принципе и на такую з/п можно найти офис-менеджера с такими условиями. просто будьте готовы к тому, что они в 60% будут вести себя неадекватно - не приходить на интервью без предупреждения, не отвечать на звонки, отказываться ни финале от предложения...
и еще один совет - не пренебрегайте "катями пушкаревыми". внешность можно откорректировать, а мозги - нет.

По опыту, самый большой процент отказов от собеседования после согласования время и даты по телефону именно у секретарей. Я думаю, что дело в возрастном аспекте секретарей, т.к., как правило, требуются молодые девушки, а также в их неопытности, непонимания важности серьезного шага как поиск работы, самостоятельный заработок, независимость, получение трудового опыта и т.д.
Так что не расстраивайтесь - Вы тут ни при чем. Наберитесь терпения, "Ваша" секретарь обязательно найдется:)

Спасибо.

одно время я работала в компании, в которой было 2 секретаря. Работали они с 8.00 до 14.00 и с 13.00 до 19.00, т.е. по часу работали вдвоем. Девочки были замечательные, работали прекрасно, слаженно. Это при том, что работали не одни и те же, кто-то уходил из компании, кто-то приходил, но качество работы от этого не страдало :dont know:

Chunyak, подскажите, а з/п не изменяется, если одна девушка работает? или одному-таки платят больше?
Я знаю очень много компаний, которые выбрали для себя 2-х секретарей. Все работают успешно. Единственное, что можно в этом случае посоветовать - пусть дня два/три поработают вместе в 2 смены. Они и сами разберутся что и как и Вам не надо будет быть нянькой для 2-х сразу

С 7-30 до 20-00 найти можно, но долго ли проработает секретарь? Конечное, если девушка будет ответственная, серьезная и трудолюбивая.. но возможен вариант, когда просто "устанет" от такого графика. Ведь до 20- 00 летом то еще хорошо, а вот осенью-зимой..как-то пораньше домой хочется ( в семью, тепло). Индивидуально. Поэтому, лучше попробовать посменно.

Цитата:

Сообщение от hrtata (Сообщение 104938) одно время я работала в компании, в которой было 2 секретаря

аналогично

тоже было 2 секретаря. Работали:

• одна понедельник, среда, пятница
• вторая вторник, четверг, суббота

Был один нюанс - первая было на более высоком статусе, старожил (оно и по дням заметно), и негласно была "главной".
Как правило, она и "дрючила новеньких", по-существу "съедала" их.
И все же удалось найти ту, которая выдерживала.
Она как раз рядом жила, и ей как раз такой "рваный режим" подходил. И с ней сработалась.

Так что идея с 2-мя жизнеспособна при том, что одна будет таки главнее (скорее всего и старше по возрасту). Однако, на мой взгляд, не лучший вариант.

По вашей ситуации.
К сожалению, это очень частая история. Идет время, з/п не успевают за инфляцией. Человек еще по инерции работает, тянет. На просьбы повысить з/п отказ. Уходит. И новых берут уже на более высокую з/п - после бесплодных попыток взять нового человека на устаревшие условия.

Наберитесь терпения. Задавайте откровенные вопросы (пусть лучше на этапе собеседования отсеются, чем потом концерты закатят):
- У нас вот такой график – сможете в нем работать? А во сколько вам нужно будет вставать, чтобы успевать на работу к 7-30 (этим вопросом я заставляю задуматься и вбросить себя в реальные условия, просчитать, принять решение)?
- Как вы относитесь к тому, что иногда директор в порыве может и накричать?
- Вот я смотрю у вас 2 высших образования. Скажите, а не будет ли вам дискомфортно, когда нужно приносить директору кофе, забирать посуду, мыть ее?
…

Спасибо, за множество советов.
Возьму их на вооружение.

Если одна девушка будет работать з/п на исп. срок 3000 после исп. 3500.

Спасибо за совет.

При графике с 7-30 до 20-00, как они хотят? Ну на рынке всего много, но таких все же тяжело найти. Если сильно экономить на секретаре, то проиграет от этого, в первую очередь, сама компания.

согласна с предыдущим оратором!
нельзя экономить на секретаре. секретарь - второй человек в компании. а девочки, которые этого не понимают, пусть сидят где-то на ресепшне, где им найдется место..
постарайтесь все-таки выбить побольше з/п, во-первых, из-за колоссальной ответственности на этой должности, во-вторых, из-за Ваших условий работы.
и я бы обращала внимание на состоявшихся барышень. пусть им будет не 20 лет, но они со всей ответственностью относиться к работе.

Я работаю офис-менеджером. Поэтому могу предположить,почему отказываются кандидатки.
Вы,как кадровики должны понимать, что 10,5 - часовый рабочий день да ещё и с задержками - нечеловеческий график. У всех есть личная жизнь. Это просто неуважение. Не говоря,уже о КЗОТе.Трудно даже предположить,какую нужно предложить зарплату,чтобы человек согласился на эти условия. Если кто и согласится на эти рабские условия, то ненадолго.
Тебя никто не считает за человека,раз предлагают такие условия работы и такую мизерную зарплату, которую никто не спешит повышать,даже ,если ты справляешься наилучшим образом с работой. Откуда будет мотивация?

На Вашем месте я либо посоветовала бы руководству предоставить другие условия и зарплату для секретаря(ей), объясняя последствия экономии этого вопроса, либо отказалась от поиска на данных условиях,как от задачи ,выполнение которой не имеет смысла, т.к. через месяц - другой, поиск нужно будет возобновлять.

Я тоже была секретарем сразу после университета - не было о/р, но было желание начать свою трудовую деятельность. Пару лет так стартовала и стала начальником отдела кадров - пригодился опыт на первой фирме, где тоже были размытые условия труда: ненармированный день, доп.обязанности, например, ведение кадрового учета (это мне очень пригодилось в будущем), маленькая зарплата! Я согласилась на эти условия, но была в активном поиске и нашла более интересное предложение с перспективой ровно через год. Вы найдете своего сотрудника, она будет покладистой, аккуратной и исполнительной, но в любой момент она захочет большего и, если вы ей этого не дадите, уйдет. Но в любом случае, вы найдете! Не отчаивайтесь! Переубедить начальство, что из-за низкого уровня зарплаты вам идеально подойдет кандидат без о/р! Это станет выходом для вас.

вы правы, в таких случаях компания становится хорошей кузницей кадров. На таких условиях выдерживают целеустремленные, желающие начать трудовую деятельность без опыта работы, в то же время пройдя хорошую школу (при условии так же самообразованния), и дальнейшая ступень на более высокую зарплату. В этом случае кандидат справедливо "дорожает" на рынке труда.
Что делать компании? Некоторых такой расклад устраивает. В том числе замена секретаря каждые 1-1,5-2 года.

У нас тоже 2 секретаря и работаем с 8-19,00(20,00), через день.
А так вы не найдете ничего путнего, нормальный человек на такую з-п с таким графиком работать не будет. Разве, что возьмете какую-нибудь студентку, которая ради приобретения опыта будет пахать у вас , а набравшись его, покинет вашу организацию.
Скажите Вашему шефу, что секретари тоже люди! и пусть платит достойную з-п!!

Я в вашей ситуации выбрала бы вариант двух секретарей. Они могут работать либо по предложенному вами графику по пол дня, либо день через день или два через два. Сначала выбирете девушку, которая будет "старшей", потом уже под нее подбирайте второго кандидата. Ввиду указанный з/п и того что это Киев, я бы взяла даже студентов, данный график для них как раз будет подходящим. А среди студентов очень даже есть ответственные люди. В свое время также работала секретарем. Работали по 10 часов, без обеда. График был очень напряженный, не было время даже в туалет выйти. К среде у обоих глаза красные, уставшие. Но обе такие ответственные - не едим в обед - работу делаем :) Ну и хватило меня на 5 месяцев. Все боялась "давить" на руководство, как-никак первая "серьезная" работа. Через 5 месяцев сказала: или 3-й человек, или увольняюсь. Третьего человека дали сразу. Стали работать по 7 часов: довольные, счастливые и сытые :) Один человек с 7.30 и на ненормированный день + суббота + время на дорогу да еще за такие деньги на мой взгляд перебор. Ценить надо было секретаря, который на таких условиях работал. Хотя и такого найти можно.

а две туда тоже не пойдут и все по причине оплаты труда.

Коллеги, предлагаю "опустить розги" перед нашим коллегой.
Вы ведь понимаете, что условия диктует не он, а собственник.
Дадим время коллеге и собственнику переварить информацию и принять решения.
Надеюсь, задача будет решена

ой, да все "розги" не на коллегу, а на собственника....
коллега как раз ни при чем. единственное в чем коллега может проявить себя - качественный поиск и влияние на собственника в плане оплаты труда.
а коллеге я лично желаю успеха в этом деле, потому что в принципе задача из серии "свернуть горы" с такими условиями. собственник желает себе в постоянное пользование не секретаря, а ночной горшок (в том смысле, что круглосуточно рядом, чист, свеж и готов к работе), да еще и не желает платить за это..... хамство как по-моему, хотя многие скажут - разумная экономия

Спасибо всем, очень много мнений, очень много полезных советов

Завидую я Вашим секретарям.... Я кадровик+секретарь руководителя+общественные работы(это контроль и работа с нарушителями поступившими на отработку общественных неоплачиваемых работ) и у меня оклад как у Ваших секретарей. Помимо этого я еще председатель КСС, секретарь профкома.....и т.д и т.п
Так и хочется сказать как Елена Воробей "Ну возьмите меня......"

Наталья Мельник, может стоит задуматься о своём месте в жизни???

... или о его смене ?..

Задумываться уже поздно. Сегодня меня избрали председатель профсоюзной организации. Если люди доверяют-бросать их нельзя!! Вот так-то!!

Ха, они (профсоюз) Вас и Вашу семью кормить будут???

Может стоит СВОИ цели проработать???
Вы!! Да, именно ВЫ!! Да, да, именно ВЫ!!!! От Жизни чего хотите??

Всегда поражалась искусству манипуляций некоторых людей и даже целых коллективов.
Нашли на ком ездить и ездят.
Ну избрали Вас на неоплачиваемую, не имеющую особого смысла (даже в бюджетных организациях) должность. И шо? Вы теперь им обязаны?
Простите за категоричность. Я понимаю, как Вы относитесь к своим обязанностям и к тому, как относится к Вам коллектив (с нарочитым уважением, конечно).
Больше того, в моей жизни есть такой опыт - моя мама точно также угробила мое детство (видела ее перед сном и в воскресенье полный день) и продолжает гробить свое здоровье. Но уже сейчас я могу сказать, что дело тут может быть и в неком комплексе (например, боязнь остаться невостребованным, боязнь кого-нибудь обидеть или чтобы никто не обижался на нее, и т.д.). Все это легко поддается манипуляции.
Одобрительно кивать головой на рвущего по собственному желанию грелки сотрудника выгодно: а зачем повышать з/п? лучше дадим дополнительную общественную нагрузку!

Конечно, на каждый товар есть свой покупатель, но многое зависит от компании. Я бы посоветовала искать одного секретаря, потому, что при 2-х, з/п совсем грустная для Ваших-то условий! Кстати, как в данном случае, с отпуском?:)
Если директор совсем уж не хочет повышать з/п, можно предложить ему несколько вариантов на рассмотрение:
1. Небольшие премии, выплаты за задержку на рабочем месте.
2. Если брать приезжих, можно частично хотя бы помочь с жильем (если у Вас нет корпоративной квартиры, можно какую-то часть оплачивать за съемное жилье)
3. Если Ваша компания предусматривает какой-то карьерный рост для секретаря, можно это тоже использовать, но опять-таки для начинающих и приезжих
4. Во время отпуска - путевка в санаторий на восстановление нервной системы

Можно еще что-то придумать, посмотрите что Вам ближе

Я никому не обязана. Но хочу, чтобы работник с неблагодарным трудом (а у нас дворники, рабочие благоустройства, грузчики, водители мусоровозов и т.д.) были защищены и могли получить помощь и консультацию. Ведь на эти профессии не идут люди имеющие 2 высших образования и хорошо знающие свои права. В прошлом году у нас был руководитель, который задерживал выплату з/п 4 месяца и хоть бы кто из рабочих пискнул.
А дети у меня уже взрослые.

От жизни мне уже наверное нужны только внуки.

жалобы вперемешку с гордостью за выполняемую работу! Или Вы хотите, что бы Вас здеся " лизнули" за несусветный функционал и махонькую зп???
/отмодерировано/
Наталья Мельник, может стоит для себя определиться : Таки всё ОК или всё же чето не так???

:handshake:
А баловать их на что ?
Так что не всё ещё мы сделали (заработали, в т.ч. !!!) в этой жизни !

Держитесь !
А на настойчивые, иногда и слишком
(Шутюр баад :acute:),
предложения менять(ся) можно (а иногда и нужно !) отвечать с юмором !..

P.S. Почаще читайте сообщения Вашей однофамилицы...

Анатолий, и де ж у мине июмоГ Ви Видите???

Разруха, она... сами знаете хде!!!:lol:

А Вы не предполагаете, что человек может искренне хотеть делать что-то ради и для других? Вне зависимости от того, как это оплачивается. Просто потому что ему это важно и он видит в этом больший смысл, нежели в рутинной эгоцентрированной работе, мало кому приносящей пользу...

Я, конечно, не знаю мотивов Натальи. Но вполне предполагаю, что мотивы могут быть разные. В том числе такие, как я написала выше. И они могут не иметь ничего общего с жалобами, гордостью, лизанием и мазохизмом.

Катерина Как Вы предполагаете оценивать этот пост???

:) Сорри, я как-то не привыкла мыслить категориями оценивания. И даже часто осознанно этого не делаю. Особенно, на основе такого малого количества вводных данных и информации. Слишком много пространства для галлюцинаций и интерпретаций. :reverie: :dont know:

Так что я этот пост никак не оцениваю. :) ;)

А поговорить ?..:D

А поговорить — всегда ЗА!!!! :bravo::D

Вы слишком категоричны. Никто здесь не просит, чтобы его пожалели.
Человек горд (что редкость) за свою работу. Это прекрасно.

Наталья Мельник, простите, что обсуждение приняло такую форму. Я совсем не хочу Вас обидеть.

"Помощь обездоленым" и прочее - очень важно. Но изначально меня возмутила несправедливость, которую испытываете лично Вы. Маленькая з/п за такой объем работы. Вам ее никто не будет повышать! И Вашим подопечным все равно, сколько Вы получаете! Они принимают за должное тот факт, что Вы боретесь за справедливость. Они уверены (и так должно быть), что Вы получаете за это деньги и ОБЯЗАНЫ им.
Но Вы-то ничего за это не получаете. Ничегошеньки. Вам не обидно??
Вы решаете производственные конфликты, которые на Западе грозят работодателю банкротством. Но Вам за это ничего не платит работодатель. Вы решаете судьбу з/п "простых" рабочих, а они Вам что?
Они не знают законов. Ну, и что. Почему для отстаивания своих прав им не нанять адвоката? или почему бы им не заплатить Вам гонорар, которые бы они заплатили адвокату??
Наталья, у них это даже в голове не возникнет! Вам не обидно?
Когда на Ваше место возьмут нового человека, поверьте, ему будут платить в три раза больше. И это нормально.
Альтруисты не умирают с голоду во благо других. Творить добро нужно на сытый желудок (тогда больше добра можно успеть за жизнь сделать).
Простите за мой тон. Но просто это проблема задевает меня лично. Просто раздражает, как Вы, взрослая умная женщина, позволяете обманываться себе на счет других.