Если кадровое делопроизводство не велось
 

Добрый день, уважаемые форумчане!

У меня появилась острая необходимость посоветоваться с коллегами в области кадрового делопроизводства. Это именно та область, в которой у меня не достаточно знаний и опыта.

Вопросы появились такого характера. Я единственный HR в компании, который вышел на работу неделю назад.

И выяснилось, что кадровые вопросы были самыми последними, о которых задумывались (вел все это бухгалтер).

1. Штатное расписание утверждалось при открытии предприятия. На данный момент кол-во сотрудников гораздо больше и имеются вакансии.

Каким образом вносить изменения в штатное расписание? "Сегодняшней" датой, в том смысле, если люди работают уже полгода, а введем должность в штатное мы только сейчас. Правильно ли это? Или нужно все-таки делать приказ об изменении ШР задним числом?


2. Личных дел нет (в файликах сложены копии паспортов, вот и все личные дела)
Безусловно нужно формировать личные дела, но опять же в "особових картках" должна стоять подпись/дата с момента приема, а заполняем мы их только сейчас. Как быть? На сотрудников, которые были приняты/уволены нужно составлять некоторое подобие личного дела?

3. Та же ситуация и с приказами о приеме на работу - они в наличии частично, не на всех сотрудников. Кроме этого в приказах и трудовых книгах должности указаны абсолютно не в соответствии с классификатором.
Приказы делать сегодняшней датой или задней? Изменить название должности можно делая приказ и потом вносить изменение в Трудовую, верно? Есть ли какие то штрафы за то, что должности были указаны неправильно, что их не было и прочее?

4. Правил внутреннего распорядка, трудовых договоров, инструкций по охране труда и пожарке - тоже нет. Книг учета инструктажа и движения трудовых - тоже нет.
Составлять и ознакамливать под подпись - задним числом? Если сегодняшним, то за то, что всего этого не было есть санкции? Как их можно избежать? :)

5. Отчеты по труду не сдавались никогда и никуда. По крайней мере сведений об этом нет ни у кого.
Как поступать с этими отчетами? Идти с повинной во все инстанции и спрашивать что сдавать? или просто начать сдавать их с нового месяца, квартала?

Вобщем сумбурно вот такие вопросы получились. Буду благодарна за помощь и совет. Так же буду признательна, если Вы мне "ткнете" на что еще посмотреть и проверить, чтоб привести кадровое делопроизводство в достойный вид. :)

Даааааа!!! Можу сказати лише одне..! Розпочинайте все з початку, головне памятайте, що відповідальність за відсутність чи наявність, тих чи інших документів, Ви несете з того моменту коли прийняті на цю посаду..., тому, розпочинайте заводити відсутні документи!!!! УСПІХІВ.

Вибачте, що нічого суттєвого не написав, але на це, в мене просто не вистачить часу.:bow:

согласна с коллегой, все что делалось до Вас и должно было быть сделано до Вас. сейчас начинать надо сначала и никаких приказов задними числами не делать. объяснить руководителю, что ничего не велось и теперь Вам приходится исправлять ошибки тех, кто наплевал или не знал о кадровом делопроизводстве.
что касается отчетов, то я бы пошла во все инстанции с объяснениями о том, что и как Вы обнаружили на новом месте работы. с вопросом - как Вам теперь лучше поступить. но опять же о своих визитах предупредите руководителя, потому как есть очень большая вероятность штрафных санкций.

Добрый день!
Вам могу только посочувствовать, так как сам 2,5 года назад оказался в такой ситуации, но ничего вышел и теперь порядок. Вам желаю терпения, настойчивости и желание навести порядок, а порядок в кадрах просто необходим!
___________________________________
Лишь та – ошибка, что не исправляется!
(Конфуций)

Спасибо, скажите а есть ли где-то список штрафных санкций за неправильное ведение кадровых документов, несдачу отчетов - чтоб все вместе? или необходимо все же рыться по законодательным актам и искать? Хочется понимать о каких штрафах может идти речь, да и руководству описать ситуацию, чтоб понимали - это не шарики-фонарики все ж.

честно говоря, я с таким списком не сталкивалась пока никогда. но думаю, что можно и по поиску на нашем форуме попробовать поискать.
или подождем коллег, возможно они что-то скажут более существенное по суммам, чем я.

Добрый день. У меня была похожая ситуация, делопроизводство велось от случая к случаю, когда я пришла на работу.
Где это было возможным закрывала документы задним числом, где нет, например в случае с отпусками, я составила справку(акт) о том, что данный вид работ не велся, подшила ее себе в папку "текущее делопроизводство" как аргументацию и вперед, все по "букве закона". Полностью согласна с коллегами, что Вы за прошлый период не можете нести ответственность, но постараться вытянуть ситуацию и привести все в соответствие с действующим законодательством обязаны.

То, что нашла у себя по несдаче отчетности:
Административная ответственность: неподача органам гос.статистики данных для проведения гос.стат.наблюдений или предоставление их недостоверными или не в полном объеме, не по форме, предусмотренной отчетно-стат.документацией, или с опозданием; необеспечение надлежащего состояния первичного учета, ст. 188-3 Кодекса Украины об админ. правонарушениях(штраф от 10 до 15 нмдг).

ст. 188-6 КУпАП - це штрафні санкції за невиконання вимог державного інспектора праці (невиконання припису), а саме порушення законодавства про працю - це ч. 1 ст 41 КУпАП (відсутність кадрових документів це все можна віднести до даної статті).

спасибо всем участникам за ответы.
буду разбираться

другой аспект вопроса кадрового делопроизводства
 

Здравствуйте еще раз, в связи с этой же причиной, появился еще вопросик.
Буду благодарна за мнения и советы.

Основной поток сотрудников, которых мы ищем-набираем - продавцы и менеджеры по продажам. Люди могут поработать неделю, а потом исчезнуть. Их соответственно ранее решили официально не оформлять, а уж потом, когда они окажутся стабильными и остаются в компании 100% оформлять.

Думаю, что такие "неоформыши" не очень хорошо для компании. И материальная ответственность, и опять же проверки, и опять же имидж компании страдает. Нашла такую мысль по форуму как оформление людей на стажировку по договору гражданско-правовой ответственности.

- можно ли данный договор оформлять с сотрудников всего на 2 недели?
- нет ли у кого типовой формы (или собственного примера) такого договора (я заблудилась в его поисках в интернете)? если есть поделитесь, пожалуйста или отправьте по ссылочке :)
- может с такой идеей есть какие-то подводные камни, о которых я даже не догадываюсь? Делал ли кто-то из форумчан такое же?

Пы.Сы. Решила не создавать новую тему, т.к. вопрос все равно связан с тем, что кадровое делопроизводство не велось и не отстроено, пусть уж лучше все вопросы такого характера хранятся в одной теме, если модераторы не против

Извините, но это не аспект кадрового делопроизводства, это аспект уже из области административного или уголовного права.

Извиняю,
На данный момент меня как раз и интересует как взять и оформлять таких неблагонадежных людей, чтоб этот аспект не приближался к административному и уголовному праву.

1. Ужесточить условия отбора.
2. Оформлять законно.

У нас есть аналогичная категория работников, а именно менеджеры по продажам и ничего подобного не наблюдается. Буквально несколько недель назад взяли 3-х сотрудников. Схема была следующая: после предварительного собеседования отобрали 8 чел., провели с ними 3-х дневный курс обучения ( по специфике продукта и рынка), 2 отсеялось во время обучения, а потом провели отборочное собеседование, определили 3-х наилучших ( по результатам обучения) приняли официально с 3-х месячным испытательным сроком. ТК у меня в сейфе, приказ и т.д. Теперь пусть исчезают.

То есть на эти три дня обучения никто их никак не оформляет, верно?

так эти 3 дня никто и не выполняет служебные обязанности, то есть к работе фактически не допускается.

Ну у нас по сути они первую неделю тоже обучаются и к обязанностям не приступают. Но бесплатно ходить в чужую компанию в течении недели людям не очень понравится, поэтому мы и решили назвать стажировкой и задумались о специальном оформлении на этот период.

Поэтому видимо придется сократить время обучения и в процессе него уже отсеивать кандидатов....

неделя - это многовато. попробуйте ввести в работу практику наставничества. подбираете себе человека, которого Вы готовы обучить в течение короткого времени, закрепляете за ним наставника, официально оформляете с ИС и не беспокоитесь о (не)соблюдении действующего законодательства.

А зачем, мы с ними в трудовые отношения не вступали. Об этом обучении мы с ними договаривались в процессе собеседования. Они приходили в конференц - зал с 10 до 16 три дня подряд им работающие менеджеры проводили презентации продуктов и т.д. Кто не хотел тот на следующий день уже не пришел.
Нам эта процедура тоже в копеечку влетает, 3 дня конференц-зал+техническое обеспечение+менеджеры не работают .... но в тоже время имеем в качестве кандидатов только заинтересованных в этой работе.

Да я ж бы всеми руками и ногами "за"... И условия отбора ужесточить, и оформлять законно.

Но руководство требует "ну пусть эти 3-5 человек все постажируются, а мы уж и увидим как оно будет"
А люди приходят разные, взять бы из этих 3-5 одного или двух, они наверняка и останутся. А так окончательное решение за директором, который боится ошибиться (((

Руководство у Вас... нежадное, я бы даже усилил - расточительное...:reverie:
Я бы тоже выбрал сначала 2-3, а потом среди них бы устроил... соцсоревнование !
А обучать сначала 5-6 человек, а потом уже выбирать 1-2 ...
расточительно !!!
Ну да хозяин - барин !

посчитайте Вашему руководству затраты на этих 3-5 человек, которые стажируются за его деньги, возможно тогда оно (руководство) и задумается - а на фига платить больше???
как говорит наш уважаемый коллега Типатов, директор не понимает других языков, кроме языка цифр. вот и добейте его этим языком.

а с другой стороны, я конечно не умаляю важности решений директора, но чего именно директор окончательно решает, принимать или нет на работу продажников??? директору что больше делать нечего?

Цитата:

Сообщение от hr-tehno (Сообщение 103433) "ну пусть эти 3-5 человек все постажируются, а мы уж и увидим как оно будет"

такие фразы говорят о низком качестве подбора.
а зачем вам тогда вообще рекрутер? Как "котят в воду, а там посмотрим"...
Только вот как вы считаете издержки?
Эти люди занимают оборудованные рабочие места, есть рекламный бюджет на вакансии, отвлекаются сотрудники (пусть это не называется буквально, а адаптацию никто не отменял), да и время рекрутера тоже оплачивается… это только кажется, что так меньше денег и качественнее подбор.
И с материальной ответственностью… видно у вас еще не было случаев кидалова?

Николай, :good: + такие фразы говорят и о низком понимании работы рекрутера со стороны руководства и низком уровне доверия руководства к своим уже работающим сотрудникам.

Спасибо участникам за все комментарии. Все вопросы, которые Вы задаете вполне конечно обоснованы. Но именно такая ситуация сложилась в Компании - она маленькая и молодая, небрендовая. В будущем имеют амбициозные цели, но на сегодняшний день имею то, что имею.

Директору важно самостоятельно принимать решения по кандидатам. Потому что компания его любимое детище. Растрачиваясь на стажирующихся, он более спокоен, так как это для него "подстраховка", за которую он платит.

HR в ней в глаза не видели. Поэтому полного доверия естественно еще нет.
Не отстроено ничего абсолютно (кадровое делопроизводство, подбор, обучение, мотивация), все работает "по ситуации".

Вот постепенно все эти ситуации и подправляем. Сначала с кадровой безопасностью решаем, потихоньку с подбором справляемся, стараясь что-то поменять.

мне кажется, что Ваша основная ошибка - желание что-то поменять.
не надо ничего менять, надо просто повысить качество всех процессов.
во-первых, Вам надо наладить исключительно доверительные отношения с директором. их Вы достигните тогда, когда компания станет для Вас таким же любимым детищем, как и для директора.
во-вторых, срочно и параллельно повысить до должного уровня качество отбора по всем категориям работников.
в-третьих все-таки посчитать затраты на стажировку и те, которые уже понесла компания и те, которые еще понесет с учетом текучки кадров.
в-четвертых, на фоне максимально улучшенного отбора показать экономию от официального приема со стажировкой.

NB. простите, а чему так долго надо учить грузчиков, чтобы обучать их в течение рабочей недели????

в-пятых, предлагайте мотиваторы для грузчиков исключительно проработанные. никаких "а может попробовать вот в этом направлении поработать". директор Вас не поймет (я бы не поняла на месте директора), только проработанные варианты с анализом сильных и слабых сторон.

ну и не переживайте, все у Вас получится, если Вы того действительно хотите!

согласен с вами, а чтобы наши вопросы-ответы не выглядели как умничество - вот очень конкретный совет на ближайшее время (из вашей зоны актуального развития)
*** Держите удар (как рекрутер)
*** Применяйте технику ухода от спора - читайте новую статью в очередном журнале "Менеджер по персоналу" №7 от 2010

http://b-t.com.ua/kopilka/mp_07_2010.gif


*** Задумайтесь - какую задачу в вашей жизни предлагает решить ваша судьба, ведь не просто так на вашем жизненном пути встретилась такая компания с такими условиями.

Спасибо за комментарий :)
А речь шла на самом деле не о грузчиках, а о продавцах и менеджерах

Спасибо, Николай!
Я стараюсь))

Вопросы и проблемы все равно появляются и иногда просто необходима помощь-консультация более опытных коллег.