А в колонке "Мічячний фонд оплати праці" можно ставить 0 или вообще ничего не ставить, если по ней нет никаких выплат?

Ставьте прочерк.
Я не знаю чего, но бухгалтерам так удобно.
Хотя по логике, если человек выходит в средине месяца и начинает работать, то прочерк или "0" в колонке "ФОТ" будет не к месту.

А Вы на место работника, который в декрете, берете работников по СТД?
Как Вы их показываете в штатном расписании?

Нет, на декретное место никого не берем. Это розничные магазины и просто когда сотрудница уходит в декрет берем еще одного человека на постоянную основу.

Понятно.
А почему возник вопрос с фондом оплаты труда?

По факту он считается на основании выплат ЗП работникам, а не по штатному.

Просто в этой компании штатное ведется в программе Exel и колонка "ФОТ" считается автоматически. И я подумала, что если включать декретчиц в штатное, то какие данные заносить в эту колонку...

ШР составляется наперед.
Вы не можете знать когда "декретчица" надумает выходить из отпуска.
Поэтому можно ставить и сумму, равную окладу.

У меня бухгалтерия одно время ставила прочерки в "ФОТ".
Когда ШР вели они.

Дело в том, что тут штатное меняется 2 раза в месяц (в аванс и зарплату).

А что меняется?
Оклад или должности?

Просто если, например, за период с 1-го числа до аванса (или с аванса до конца месяца) кто-то уволился, то его исключают из ШР, или же, например, меняется должность (когда продавца повысили до администратора магазина). Но при это не делаю приказ о внесении изменений в ШР.

Делайте изменения к ШР, зачем каждый раз ШР переделывать?
Например, ШР на 01 число месяца сделали, если в течении месяца были изменения - вводите или выводите должность приказом.

А на 01 число следующего месяца отображаете уже все изменения в ШР.