ну вот в этом и вопрос) как себя по максимуму подстраховать, потому как вины работодателя в невыдаче вовремя в этом случае нет.

А таки оно уже есть: ну как Вы выдали трудовую на руки человеку?? по какому НПА?? А должны были хранить!!! А - не сохранили!!!! айя-яй кадровику, а-та-та компании!!!

Варианты:
1. Работник временно получает ТК в ПФ, приносит вам, вы все оформляете, работник возвращает в ПФ. (аргумент для работника -если будет стоять увольнение в ТК, ему ПФ начислит кроме пенсии еще индексацию( во всяком случае так было, уточните в ПФ), а если нет, то ему после оформления пенсии надо будет ехать на предприятие приводить ТК в соответствие, а потом предоставлять данные в ПФ что он не работает и только потом будет индексация).
2. Берем печать и в ПФ(предварительно договорившись) оформляем запись. ТК будет оформлена, но в журнале выдачи не будет подписи работника.
Мне 1-й вариант больше нравится.

Работники учреждения опасаются, что в случае ведения военных действий в Донецке, может быть разрушено учреждение, уничтожены трудовые книжки и потихоньку обращаются в отдел кадров с целью получения на руки трудовой. Пока все цело, трудовые не даем, ссылаясь на инструкцию по ведению трудовых книжек. Но в случае возникновения реальных угроз уничтожения учреждения как быть с трудовыми?

При разработке нашего законодательства варианты ведение боевых действий в городе не рассматривались, поэтому и никакие действия на случай угрозы уничтожения трудовых книжек не предусмотрены.
Лично мое мнение - в таких условиях нужно действовать по обстоятельствам - вам на месте виднее, как лучше поступить. Может быть, если все так сложно и угроза уничтожения в самом деле реальная, стоит оформить им дубликаты трудовых?

Это действительно может быть как вариант.

Даже для себя не решила где держать трудовую, но в нарушение Инструкции работники пишут заявления "В связи с неблагоприятной ситуацией в городе прошу Вас выдать мне на руки мою трудовую книжку на период проведения в Донецке АТО.
Ответственность за хранение и сохранность трудовой книжки беру на себя.
Обязуюсь вернуть трудовою книжку по первому требованию работодателя", а директор ставит резолюцию - ВЫДАТЬ.
Себе, на всякий случай делаю скан-копию всех трудовых.
Позиция работников понятная - он свои документы будет спасать в первую очередь, а работодатель точно среди ночи не помчится на работу его трудовую спасать.
Сложно, когда ты привык работать по нормам, их нарушать, но и понимаю опасения работников.
Сделать дубликат книжки которая началась с СССР, да еще так чтобы ПФ устроили записи практически не реально. Требуют записи из архива, а архив тоже захвачен и ни кто не знает что там уцелеет.
Интересно, а нот.копии трудовой являются ли действительными для ПФ?

В первую очередь надо думать о людях!
Если обстановка складывается такая, что нужно выбирать, соблюдать ли требования написанной двадцать лет назад инструкции или защищать интересы людей, учитывая возникшие сию минуту непредвиденные форсмажорные обстоятельства, то я бы предпочел второе, ибо гораздо гуманнее схлопотать выговор за невольное нарушение инструкции, чем оставить человека без честно заработанной пенсии

Я рада, что меня понимают коллеги. Это на самом деле очень ужасно - жить и работать в такой ситуации.

И еще вопрос.
Раз уж все равно все нарушаю, как вы думаете лучше поступить: кроме заявления попросить расписаться в журнале выдачи трудовых с указанием даты выдачи или же остановиться на заявлениях.