усі ці правила легко застосовувати коли всі працівники поруч, а коли я своїх бачу раз на рік, а деяких і рідше, працювати і виконувати нормативні документи неможливо

И, тем не менее, эти работники, которых Вы видите раз в пятилетку, все же успевают каким-то таинственным образом Вам предоставить свои заявления:
Исходя из этого я правильно Вас сейчас поняла?: заявления и все такое они могут предоставить, невзирая на удаленность, а выполнять нормы НПА ввиду той же удаленности выполнять не представляется возможным, что ли?:
Верно?

щоб було зрозумілішим: на фельдшерському пункті працює завідувач ФП(фельдшер) і молодша медична сестра, фельдшер привезе заяву на відпустку молодшої медичної сестри і все, саму молодшу медичну сестру я не побачу, щоб вона отримала повідомлення, чи з наказом ознайомилась, якби просто передати повідомлення, ще півбіди, але ж треба щоб вона в моєму екземплярі розписалася..

А я делала так на нашем предприятии: в конце года составляла график отпусков на будущий год с планируемыми месяцами отпуска и колонками для внесения изменений и местом подписи работника, распечатывала необходимое количество экземпляров и рассылала на объекты (строительные участки). На местах люди ознакамливались под роспись. Если были корректировки - сразу их вносили в график. А потом я эти экземпляры объединяла в один и утверждала у руководителя. Все были довольны. На объектах оставалась ксерокопия, а у меня в центральном офисе оригинал. А дальше шло по классической схеме: заявление от работника и приказ, где я старалась таки взять подпись в ознакомлении от работников, благо они таки в офис приезжали, особенно за деньгами.))

А я думаю нет ничего не возможного. Уведомление Вы отправили, предположим. А в ответ Вы получаете его фото с подписью сотрудника. На дворе 21 век. У многих мобильные телефоны с интернетом и фотокамерами, ММS на крайний случай. Просто нужно наладить коммуникации...
Как-то так.)

Есть ответственные на участках на удаленке - они могут передавать доки, наладьте "сбыт" документации и своевременное её получение через командировочных (сотрудники же как- то коммуницируют, ездят на удаленный участок.)

Сканы/фото по электронке - оригиналы почтой перед отчётными периодами.

Поговорите-Предложите-Решите;)

Если нет утвержденной формы уведомления об отпуске, то роспись сотрудника в графике отпусков разве не является его уведомлением?

Мое мнение: если в графике стоят точные даты, а не просто месяц, то является.

На одном предприятии была проверка гоструда и сделали замечание о том, что нет уведомлений работника об отпуске, хотя приказ на отпуск готовиться за месяц и также подписывается работников за месяц. И гоструда не считает правильным, что приказ и есть уведомление. :dont know:

А что считает? И где в законодательстве утвержденную форму посмотреть?
Нам тоже такое писали, мы в ответ попросили дать рекомендации о правильном способе и форме этого уведомления. Ответа пока не дождались. И вряд ли дождемся, наверное :lol:

Попередження відпустки
 

Добрий день, підскажіть будьласка. Я повинен дати попередження за 14 днів до відпустки працівнику. Тоді заяву на відпустку не потрібно писати? І якщо працівник за 14 днів до відпустки написав заяву тоді йому не потрібно давати попередження?

Так, тільки попередження. Заяву про надання відпустки писати ніколи не потрібно - якщо читати ЗУ "Про відпустки" та прислухатись до порад інспекторів з праці:D Я намагаюсь робити накази про надання відпусток, згідно графіка, з датою реєстрації не пізніше, ніж за 14 к.д. до її початку. Ознайомлення працівника з наказом про відпустку, датоване за тим же принципом (тобто, не пізніше, ніж за 14 к.д. до початку відпустки) - це і є попередження. Не бачу сенсу розводити додаткові кадрові документи:pardon:

в мене яка ситуація, бухгалтер за 14 днів написала заяву на відпустку, і каже що їй потрібно дати ще й попередження. ( вона вже брала відпустку раніше 14 днів, тепер забрала решту 14)

Схоже, Ваша бухгалтер випробовує Вас на міцність:lol: або на профпридатність:dont know: Або їй просто сумно на роботі:D
Поцікавтесь в неї, звідки вона взяла такий порядок, щоб писати все до купи: і заяву, і попередження. Нехай покаже, де таке написане.
Є, звісно, інший варіант. Намалюйте їй попередження та порвіть заяву - і хай іде з миром у відпустку. Вирішувати Вам

Бухгалтер, скоріше всього, має на увазі, що в неї немає ніякого документу, що вона йде у відпустку.
Заява про відпустку залишається у відділі кадрів, з наказом про відпустку вона ознайомилась (?), і він також у відділі кадрів. На руках у працівника немає документів, що підтверджують відпустку.

Надайте їй копію наказу про надання відпустки та й усе, або замість заяви - попередження, як написала eloissa.

Если отпуск не по графику, то это вариант не подойдет.
Возможно, бухгалтер боится, что заявление не согласуют, и поэтому просит уведомление? Тогда и правда ознакомление с приказом в качестве уведомления должно ее успокоить.

Если отпуск не по графику, то о чем тогда предупреждение? Не бывает предупреждений без графика:pardon: Это уже фантазии на тему.

Повідомлення про відпустку
 

Доброго дня. у мене питання. Є графік відпусток періоди відпусток прописані в місяцях. В повідомлені я вказую що у Вас відпустка с 01.02.21 по 10.02.21 на 10 календарних днів. повідомлення від 18.01.21. Мені потрібно перероблять графік відпусток на конкретні дата як в повідомлені:redface:

Доброго дня,
Якщо у Вас в графіку відпусток тільки місяць відпустки, то звідки Ви берете дату?
Працівники пишуть заяву?

тоді як мені писати в повідомлені?

Я б не перероблювала графік відпусток, а залишила як є.

Графік з місяцями, і заява з конкретними датами.
Все інше, як передбачено законодавством (наказ+повідомлення).

так спочатку 1-заява від працівника. 2-потім повідомлення. 3-потім наказ.

Напишіть які дати цих документів?

Повідомлення не може бути раніше наказу, я вважаю.
Або одна дата, або після наказу, але не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки.

Наказ від 01.02.21. підстава Повідомлення 18.01.21 (або графік відпусток) сама відпустка початок 01.02.21 по 10.02.21

Неправильно датувати наказ датою початку відпустки, по-перше її потрібно оплатити не пізніше ніж за 3 дні до її початку.

Крім того, спочатку робиться наказ про відпустку, і потім повідомлення працівнику, про те, що конкретна дата відпустки погоджена працівником та роботодавцем (бо вона може бути і не погоджена).

Оскільки, заяви про надання відпустки не передбачені законодавством, а використовуються для зручності, то основні документи про оформлення відпусток це повідомлення та наказ, а не заява.

У Вашому випадку, всі три документи доцільно датувати 15.01.2021:

Згідно правил обчислення строків, 18.01.2021 не має рахуватись в двотижневий термін.

Добрый день, коллеги! Я думаю, что поскольку форма предупреждения не урегулирована законодательством, то приказ, зарегистрированный датой, не менее, чем за две недели до начала отпуска, может считаться предупреждением. Если с ним ознакомлен сотрудник, конечно, соответствующей датой. Не вижу смысла после заявления рисовать еще одну бумажку под названием "предупреждение". Тут главное - правильные сроки

Почему на 10?
Ознакомьтесь с этой темой, пожалуйста.
В ней много интересного.

Я запуталась... :redface:
И ничего не понимаю :dont know:... разве может быть в графике отпусков - отпуск продолжительностью 10 к.д? Чтобы являться основанием для предоставления такой продолжительности?Основание у вас: заявление Отпускникова О.О.

Я - тоже! :handshake:
Есть заявление сотрудника с просьбой предоставить 10 к.д. Это, уже - график поломан! Т.к никакой график не предусматривает отпуска по 10 к.д.
Далее, все согласовано, дир согласен. И после этого - предупреждение этому же работнику об его же отпуске? Т.е. - у работника - амнезия, и он забыл о чем писал свое заявление?:swoon:
Отправьте работника на МО! Пусть комиссуют!

Может пригодиться из моей практики, например, если в графике стоит февраль:
1. За 2 недели до начала февраля даю под подпись работнику уведомление:
"ПОВІДОМЛЕННЯ
про час початку відпустки

Шановний (на)______________________________________________
Адміністрація підприємства ____ (назва) повідомляє Вас, що відповідно до затвердженого графіка щорічних відпусток на 2021 рік на лютий 2021 року запланована Ваша щорічна відпустка (її частина).
Враховуючи вищевикладене, Вам необхідно за 2 тижні до дати початку відпустки надати заяву на ім’я ___(керівника) про надання відпустки для своєчасного оформлення, проведення розрахунку та підготовки відповідних документів.

Начальник відділу кадрів ______ (підпис, ПІБ) «____»________20_____р.

Повідомлення отримав (ла): ______________
«____»________20_____р."
2. На основании согласованого с руководством заявления работника готовиться приказ, ознакамливаеться работник, копия в бухгалтерию.

Но у меня есть заявления за две недели. до начала отпуска написаны. Но приказ с первого дня отпуска это большое нарушение?

Если есть заявление и согласовано с руководством за 2 недели - не вижу нарушения

Речь шла о неыполнении норм законодательства про выплату зароботной платы за время отпуска не позже, чем за 3 дня до его начала (при приказе от 01.02.2021 с отпуском с 01.02.2021).

В таких особых случаях (они тоже бывают) можно:
1. В заявлении про отпуск работник в конце пишет: "Виплату відпускних прошу здійснити при виплаті авансу (або заробітної плати) за лютий 2021"
2. В приказе указать:
- "на підставі листа Міністерства соціальної політики України від 05.01.2012 № 7/13/133-12, враховуючи угоду між працівником та роботодавцем"
- "Бухгалтерії здійснити відповідні виплати відповідно до заяви _____ (ПІБ) та вимог чинного законодавства".

Такой вариант оформления отпуска я обсуждала с работниками Держпраці, сказали, что в таких случаях они не штрафуют за не выплату отпускных за 3 дня