Как Вы считаете, коллеги, а если на предприятии каждому сотруднику оформить ЭЦП по всем правилам, возможно ли полностью отказаться от бумажных форм заявлений, служебных записок и приказов, утвердив такой порядок кадрового документооборота внутренним положением по предприятию?

Утвердить можно, да реализовать сложно :)
Представьте картину: приходит человек устраиваться на работу, и желает написать заявление о приеме, а вы его отправляете в Украинский сертификационный центр оформлять ЭЦП по всем правилам...
Как вы думаете, кандидат пойдет туда или к другому работодателю?

А мы не ищем лёгких путей:)

Да, ЭЦП не может абсолютно заменить сейчас живую подпись. И документы, касающиеся приёма на работу, изменения существенных условий труда и увольнения я бы всё-таки дублировала - в электронном и печатном виде. Ведь и правда - оформление ЭЦП занимает какое-то время, это Вы верно заметили.

Ну а если относительно отпусков и командировок? Мне кажется, что это вполне возможно исходя из ЗУ "Об электронных документах и документообороте". Интересно, что думают старшие коллеги?

Самые старшие думают - "а что такое ЭЦП?" :)

Ур-р-р-а!!!
Я - самая младшая! Т.к. знаю, что такое ЭЦП!!!:D

Электронная цифровая подпись:)
И что Вы думаете по этому поводу?

Я догадался :)
Я свое мнение уже высказал - мы не готовы к такому новшеству. Подпись в заявлении - первая проблема, подпись в книге учета трудовых книжек - вторая проблема (в Инструкции 58 электронная подпись не предусмотрена!), и так далее. Далее -
Может, кто еще что-нибудь скажет?
Кроме того, существует международный стандарт по информационной безопасности ISO 27001, так я, например, все известные мне организации, в которых информационная безопасность соответствует этим требованиям, могу пересчитать на пальцах одной руки. А без этого никакой электронный документооборот не внедрить.

Ды-ы-ык..я, вроде, уже высказывалась в этой теме насчет электронных документов...:dont know::reverie:
С тех пор - мое мнение не изменилось...

У нас практически весь документооброт - электронный. Но кадровые документы, такие как заявления о приеме, переводе, увольнении, подпись при получении трудовой книжки - всё это только в бумажном виде с живой подписью работника.
И да, мы работаем по международным стандартам в этом плане, кроме того, это банк, здесь всё серьезно. Вместе с тем, есть ряд документов, которые положено заполнять только вручную.

По этим документам я согласна. Ту же трудовую, подпись в журнале учёта ТК, формы я иначе как "вживую" подписывать и не представляю.
А отпуска и командировки не подписываете?

Хранение кадровых документов на электронных носителях
 

Здравствуйте коллеги,
подскажите пожалуйста, возможно ли хранить кадровые документы на электронных носителях, если предприятие не большое и есть возможность, чтоб у каждого сотрудника была электронная подпись? Подскажите, пожалуйста, алгоритм действия, регламентирующие документы согласно каким можно создать на предприятии электронный документооборот.
Спасибо.

Штатно-полсадова книга
 

Подскажите "штатно-посадову книгу працівників" нужно вести карандашом и при этом каждый год начинать новую или нет? А если в течении года один работник ушел в декрет а на его место принят другой, карандаш стер и сделал новую запись и все?

Эта книга относится к рекомендованным, а не к обязательным формам учета.
Каждый год ее заводить не нужно.
Вести желательно в карандаше - люди веди приходят и уходят.

Andry спасибо.

Нужны ли горы бумаги, если есть система электронного кадрового учета?
 

Есть к примеру документ- личная карточка сотрудника (форма П-2), в которую необходимо заносить все назначения/перемещения сотрудника, отпуска и т.п. Не вижу ни какого смысла вписывать в эти бумажки ту-же информацию, которая заносится в систему кадрового учета. Также не понимаю для чего ведутся до сих пор совковые трудовые книжки.
На дворе 21 век. На компьютере даже 3-х летние дети уже умеют в игры играть. Почти у всех, даже 80-летних старушек смартфоны. Законы о электронном документообороте и цифровой подписи приняты еще в 2004 году. Тот-же Минстат принимает отчетность в электронном виде. Зачем еще уничтожать тонны бумаги, ведя параллельный учет вручную?
Есть-ли какие-либо Законодательные документы, разрешающие не портить попусту бумагу, если в организации полноценно работает система электронного кадрового учета?

У каждого работника есть сертифицированная электронная подпись, которой он пользуется, при ознакомлении с документами?

Я только за то ,чтобы бумаг было меньше, но а как, к примеру, быть с журналом учета трудовых книг, подписями сотрудников в приказах и т.д.?:?

Представляете, в АЦСК сейчас сертификат ЭЦП может получить любое физ.лицо. А в АЦСК ІДД Міндоходів его можно получить даже бесплатно. Так что в принципе это не проблема каждого сотрудника "одарить" личной ЭЦП.
А вообще во-первых далеко не на всех бумажных документах сотрудник должен ставить свою подпись. Во-вторых ту-же личную карточку сотрудника можно оставить для желающих вести учет вручную, а для тех, у кого есть система учета разработать другие документы. К примеру ставить свои подписи про ознакомление с пиказами на перемещение, увольнение, отпуск и т.п. сотрудники могут ставить непосредственно на приказах. Т.к. приказы формируются и печатаются из той-же системы, то идентичность электронного и бумажного документа будет обеспечена.
Кому и зачем в Украине вообще нужны в наше время трудовые книжки для меня загадка. На самом деле всех интересуют реальные навыки, способности и знания сотрудника. К примеру я увольнялся и на мое место пришел человек с пачкой сертификатов от Microsoft. Ну что он закончил кучу курсов, сдал не один экзамен и он "проффессор" в области IT. Так вот я задал ему несколько практических не очень сложных вопросов по развертыванию программных продуктов в локальной сети, на которые он ответить не смог. А я курсы не заканчивал, а просто много читал и внедрял. Вот так и с трудовыми книжками: длинный список "крутых" должностей еще не означает что человек действительно профессионал. Сейчас купить на каждом углу и "нарисовать" красивую трудовую может даже школьник на домашнем компьютере и струйном принтере с печатями и подписями. Какой работодатель будет бегать по всем фирмам и проверять подлинность подписей и печатей?
Так что трудовая книжка и прочая макулатура- рудимент из 19 века, от которого необходимо в 21 веке избавляться, иначе у нас лесов не останется:lol:

Представляю:swoon:

Каждому дворнику по флешке с электронной подписью на шею.

Электронный учет заживет, когда не останется людей, которые доверяют только бумажкам.
Сейчас, 70% людей считают что с бумажкой он человек)
И доверять все электронным системам в наших реалиях опасно.

В метро по магнитной карточке не всегда пройдешь, система барахлит, а Вы про трудовую деятельность работника на электронных носителях.

Ну пока этот рудимент не отменили почему-то:lol:. И пенсии тоже пока по рудименту этому оформляют. И никак пока без него. Может вы на этот форум не по адресу и не тут отмену трудовых обсуждать надо?:lol:
Вы , как истинно прогрессивный человек и IT- гений, немедленно можете избавиться от этой макулатуры и жить без нее , если вам от этого будет легче дышаться :dont know: У каждого свои заморочки:yes:

А каким образом вы подсчитаете страховой стаж, если у работника не будет трудовой книжки? Как ему назначат пенсию, если персонифицированный учет раньше не велся, и информацию о периодах работы можно почерпнуть только из трудовой?

Ну в Грузии уже не первый год почти каждый дворник имеет свою ЭЦП и ничего, живут.

Вы с собой какой телефон носите, мобильный или стационарный, с диском? Дома у Вас телевизор как в 50-х с линзой или ЖК со Smart? Ваш ребенок (ну или у родственников, знакомых, соседей) с планшетом в контактах "висит" или во дворе в чахорду гоняет? Список отличий жизни 20-30 лет назад и нынешней можно продолжать бесконечно. Компьютеры и IT-технологии уже давно и очень плотно заполнили жизнь даже 80-ти летних стариков. Это факт. Ну а то, что в метро 2-3 раза в год сканеры барахлят, так люди в 10 раз чаще "барахлят" проверяя билеты на входе.
А чтобы на компьютере ничего не пропало ставят сервер с рейд-массивом. А также периодически делают резервные копии данных. А резервные копии бумажек сколько придется делать, чтобы уберечь их от утери, пожара, затопления и т.п.?
Ждать пока последний маразматик, свято верящий бумажкам которые любой школьник может напечатать на струйнике из фотошопа, вымрет не вижу никакого смысла. Эдак даже мои правнуки до того времени не дотянут.

Вы в курсе, что почти 20 лет назад каждому человеку присвоили идентификационный номер и в пенсионный фонд в электронном виде сдаются с тех пор отчеты о персональных начислениях? Так вот не составит труда реализовать государственную систему, которая позволяла-бы по запросу работодателя выдавать информацию о стаже сотрудника. Ну а информацию о стаже до присвоения идентификационного кода работодатели могут довнести в систему из тех-же трудовых и выбросить их.
Аналог такой системы- Единый реестр налоговых накладных уже работает в Украине.
А трудовых я могу напечатать кому угодно и сколько угодно, даже бомжу, который нигде и никогда не работал.:lol:

Я в курсе, как ни странно :)
Также я в курсе, что для оплаты временной нетрудоспособности стаж за период до до 01.01.2011 считают по трудовойА вот об этом я попрошу написать подробнее - вы этим гордитесь или просто хвастаетесь? :)

У меня нет мобильного телефона, я презираю телевидение, в связи с этим у меня нет телевизора.
У меня нет детей, но я бы с радостью наблюдала как детишки играют во дворе, а не втычат в планшеты и прочие гаджеты, не замечаю никого вокруг.
По религиозным соображениям, я отказалась от идентификационного кода.
Биометрические паспорта идут вразрез с моими понятиями о жизни.
Я категорически не разрешу закодировать мою подпись ЭЦП. И прописывать мой зрачок в пропускную систему:D

Меня теперь на работу не возьмут, мне идти бомжевать?)))
Хорошо, что я нашла человека, который умеет рисовать трудовые книжки. Обращусь как нибудь;):lol:
Так как моя трудовая деятельность началась еще до 2011 года, и даже до 2003 года, когда не было персонифицированного учета, трудовая мне пригодится.

Маразматиков вокруг много, помешанные на бумажном учете самое малое зло в нашем мире:)

Электронный учет может быть, но не сейчас.
Вы так свято отстаиваете ЭУ, внедряйте у себя в компании, через 5-10 лет будете делиться опытом, может к тому времени до последних маразматиков прогресс дойдет.

А в чем глубокий смысл этой идеи? Если человек официально работал, то ему официально начисляли зарплату с которой перечисляли налог в пенсионный фонд. Соответственно организация сдавала ежемесячно "персонификацию". Вывод: информацию о трудовом стаже можно найти в базе данных пенсионного фонда. Причем наличие записей в трудовой книжке не подтверждает то, что человек работал официально. А вот данные из базы пенсионного гарантируют официальное трудоустройство.

Я констатирую факт. "Нарисовать" трудовую книжку при нынешних возможностях бытовых компьютеров, принтеров- элементарно. А вот подделать базу данных пенсионного фонда мягко говоря сложно.

Тем, кто отказался от идентификационного вместо него пишут серию и номер паспорта. ЭЦП это не закодированная подпись, а альтернативный аналог Вашей подписи. Так что ЭЦП не идет в разрез ни с одной из известных религий. Так можно договориться до того, что религия не позволяет пользоваться газом, электричеством и всеми изобретениями человечества, начиная с каменного века. Ну тогда такой человек не то что на работу не сможет устроится, выжить в нашем мире просто не сможет. Таким единственный путь- в тайгу или на необитаемый остров. Делать поправки на таких не имеет никакого смысла.

Какой 2003? DBF-файлы полученные при помощи АРМ-Р (АРМ роботодавця) бухгалтера сдавали в пенсионный еще с середины 90-х (как только начали выдавать идентификационные коды). Так что трудовая может понадобиться только для восстановления информации о трудовом стаже до середины 90-х. Чтобы отказаться полностью от трудовых книжек достаточно написать Закон, по которому работодатели сдадут отчет по своим сотрудникам и заполнят недостающую информацию до середины 90-х.

Полный электронный учет налоговых накладных в Украине уже реализован и работает (как пример ЭУ на гос.уровне). Программ для полного кадрового учета на рынке более чем предостаточно. У нас электронный кадровый учет уже ведется 10 лет, так что опытом могу делиться уже сейчас. Чего еще ждать-то? А маразматики не переведутся никогда. Их просто необходимо игнорировать.

От Рождества Христова.
Я ошиблась на 2 года, не с 2003, а с 2001 года, сути особо не меняет.

Справки о ЗП для оформления пенсий, люди берут вплоть до 2001 года, ПФУ нигде не роется и никакие данные из того, что там сдавали раньше не берет.

Вы, наверное не работали в компаниях, которые начинают историю раньше 2000-х годов.
Я работаю в компании, которой в общей сложности 150 лет (динозавры-маразматики).
Так вот, даем справки, потому что в получении пенсии заинтересован работник, а не ПФУ, поэтому ПФУ нигде ничего искать не будет.

:swoon:
Можно поподробней?
А компании, которые приказали долго жить, и уже давно прекратили существования, тоже будут сдавать?
Или ну его нафик людей, которые там работали?
Трудовая это пережиток прошлого, ненужная макулатура - ага:lol:.

Какие проблемы:? тогда, когда все так просто??
Инициируйте:yes: же, пишите письменное предложение в пенсионный фонд, фискальную службу, АП, ВР и т.д. Действовать надо , уважаемый, а не вопросы тут задавать:lol: о наличии законодательных актов, которых нет:rofl:

Обсуждение плавно перетекло в режим "если бы да кабы".
Время пройдет, и весь документооборот станет электронным, но пока не ушли на пенсию все те, кто работал еще до введения персонификации, об этом говорить преждевременно.
Прекращайте, дальнейшие споры бессмысленны.

А как быть тем, кто работал в "компании, которые приказали долго жить, и уже давно прекратили существования"? У кого брать справки о ЗП? И кто может дать гарантию что такая справка не "липа", если ПФУ не сверяет данные справки со своей базой? А если сверяет, то зачем тогда такие справки вообще нужны? Не проще-ли в ПФУ до ума довести единый реестр застрахованных лиц и брать оттуда информацию для пенсий?

Представьте себе работал. Это постановка вопроса с ног на голову. Зачем тогда вообще нужен гигантский штат сотрудников ПФУ, если они не заинтересованы выполнять свои обязанности? Разогнать всех, а за счет их зарплаты создать за пару месяцев единую систему учета пенсий, стажа, оплаты налогов и т.п.. Оставить только минимум обслуживающего персонала. Представляете сколько бюджетных денег одним махом будет сэкономлено?

Я имел ввиду что "живые" компании, в которых сейчас работают сотрудники могут на основании тех-же трудовых книжек предоставить информацию в ПФУ о стаже работников до 2001г. (хотя я помню что персонификацию сдавали и до 2001г., т.к. я занимался разработкой выгрузки данных в формате ПФУ). Это чтобы не нагружать этой работой сотрудников ПФУ. Ну а безработные могут предъявить свои трудовые прямо в ПФУ.
Сами трудовые книжки люди могут сохранить для подтверждения в ПФУ на случай возникновения спорных вопросов по стажу до 2001г.

А вообще мой главный вопрос касался личной карточки сотрудника. Позволяет-ли Законодательство не вести ее вручную, а распечатывать из системы кадрового учета только при необходимости (по запросу проверяющих и при увольнении сотрудника для сдачи в архив)? Ну или вести иную, более современную документацию. Как к примеру это делается для кассового учета. Там просто ежедневно из программы распечатывается вкладыш в кассовую книгу. Ну а при ручном учете в прошнурованную и пронумерованную книгу данные из всех кассовых ордеров пишутся вручную.

Я так понимаю что никто не может ответить на столь сложный вопрос: Позволяет-ли Законодательство не вести карточку сотрудника вручную, а распечатывать из системы кадрового учета только при необходимости (по запросу проверяющих и при увольнении сотрудника для сдачи в архив)? Ну или вести иную, более современную документацию. Как к примеру это делается для кассового учета. Там просто ежедневно из программы распечатывается вкладыш в кассовую книгу. Ну а при ручном учете в прошнурованную и пронумерованную книгу данные из всех кассовых ордеров пишутся вручную.

Иную, более современную документацию, это как, современней чем форма П-2? Нет, не позволяет, ибо П-2 пока никто не отменял.:lol:
П-2 прикладывается к личному делу сотрудника, а личное дело- это папка с бумажными носителями. И инспекция по труду будет просить для проверки у вас именно эту папку, а не ждать, пока вы распечатаете личные дела сотрудников из программы.:lol:
В моей практике не было ведения личных дел сотрудников только на электронных носителях. Разрешающих документов на ведение ЛД в электронном виде я не видела и не знаю.
Да, из практики : у меня давно автоматизирован и подбор, и кадровый учет и иже с ними процессы, но.... все личные дела по сотрудникам у меня сформированы в папках и стоят в сейфе, как им и положено. Корона не падает))))

Вопрос - совершенно несложный.
Все мнения в этой теме Вы уже изучили. Давайте опять ходить по кругу?:reverie:
Скажу так: как Вы считаете правильным - так и работайте, запретить Вам никто не может.

Переписывать зАново все мнения по данному вопросу и приводить аргументы "за" и "против" - в этом я точно вижу сложность: лишняя трата времен и неблагодарный труд. Вы, ведь, для себя уже все решили....приводите в пример какие-то кассовые книги....Нет у нас, у кадровиков, кассовых книг, есть сплошные проверки и иже с ними.
Согласна с ув. Вильданой: Вас не только никто не будет ждать, а впаяют штрафы за отсутствие требуемых документов. Никого не интересует то, что они где-то на жестком у Вас существуют....им это не надо.

зачем?

Ну наверно потому , что это наиболее распространенная,удобная и логичная форма их местонахождения.

Коллеги, помогите разобраться.
Можно ли вести книгу учета трудовых книжек в электронном виде каким-то образом и потом распечатывать?
Предприятие большое, более 3000 человек, текучесть большая, очень. Было бы очень удобно вытянуть с программы принятых текущего месяца со всеми данными , распечатать в виде установленной формы и сложить в хронологическом порядке и так каждый месяц. Очень бы хотелось уйти от рукописей.
НО, такую книгу не сошьем предварительно, как по требованиям и не заверишь печатью.
Как найти ответ, запрещающий или не запрещающий это делать?

Ув. INN4!
Изучите эту тему, пожалуйста!

Нет, нет и еще раз нет!!! На то она и книга учета, чтобы вести ее постоянно.
А зачем вам изобретать велосипед и искать то, чего нет и быть не может?
Читайте НПА, в частности "Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників" :
Если детально и конкретно определено, что эти книги "мають бути пронумеровані, прошнуровані", то какие тут вообще могут быть вопросы?!
А в рукописном виде все как раз и ведется потому, что потом это может служить свидетельством того, предоставлял ли работник при приеме трудовую, и какую именно (серию и номер), и когда он ее получал на руки и получал ли вообще