А що це доручення? Хто їх надає (судові, бюджетні...)???

У вас есть штатное расписание? Посмотрите, какие там указаны структурные подразделения, вот по структуре предприятия и присваивайте индексы.
О составлении номенклатуры прочтите здесь и ещё здесь

Спасибо, я уже давно ознакомилась с темой "Номенклатура справ", которую Вы мне предложили, но дело в том, что у нас маленькая фирма и нет структурных подразделений, поэтому меня и интересует вопрос какой индекс присваивать "справам"...?:redface: Возможно просто, например, Накази с особового складу - 01, Договори - 02 и т.д.

Нет подразделений - нет и индексов. Только порядковые номера

Коллеги,
подскажите пожалуйста, как производить регистрацию приказов по кадрам и отпуска, ведь со вступлением с 01.01.13 нового "Переліку" приказы на отпуск по уходу за ребенком, тяжелые и вредные условия и отпуск без сохранения з/п хранятся 75 лет. :reverie:

А в чем вообще вопрос?
Как производили, так и производите - чем, на ваш взгляд, отличается регистрация приказов, которые хранятся 5 лет, от регистрации приказов, которые хранятся 75 лет?

Тем, что вели две книги регистрации, одна на приказы по л/с, вторая на приказы по отпускам, объединить в одну книгу не получится.

И что, в 2013 году вы так же продолжали вести две книги?
Если да - то и продолжайте так же вести до конца года, а в следующем начнете регистрировать их в одной.
Да, а можно полюбопытствовать - почему вы вспомнили об этом в марте, а не в декабре или не в начале января?

Из предложенного вами варианта регистрировать в одной книге означает хранить все приказы 75 лет, включая приказы на ежегодный основной отпуск, учебный отпуск. Поэтому не видел целесообразности объединять в одну книгу и продолжал вести их раздельно с последующим хранением 75 лет. Задал вопрос, т.к. было интересно мнение других специалистов, как практически поступили в данной ситуации.

Приказы со сроком хранения 75 лет хранятся отдельно от приказов со сроком хранения 5 лет. Журналов регистрации два, т.к. у них сроки хранения тоже соответственно 75 и 5 лет.

Я регистрирую все кадровые приказы в одной книге, а подшиваю их в разные дела с разными сроками хранения.

А как же п.121 "Перечня типовых документов"?

Т.е. в одной книге со сроком хранения 5 лет регистрируете приказы на отпуск ежегодный основной, учебный, а в другой книге со сроком хранения 75 лет регистрируете все приказы по кадрам и приказы на отпуск ежегодный дополнительный за тяжелые, вредные условия, отпуск без сохранения з/п, отпуск по уходу за ребенком, правильно я понял?

Т.е. в архиве вашего предприятия, спустя лет 20, я могу наткнуться на то, что в подшитых приказах одного дела отсутствуют определенные номера приказов? :reverie:

Почти)
С ежегодными отпусками немного напутали. Там, где срок хранения 75 лет: все виды отпусков (в т.ч. ежегодные и учебные) работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Там, где 5 лет: ежегодные и учебные отпуска всем остальным работникам.

Да. Причем делать так меня "научили" в архиве при сдаче документов на хранение - заставили расшить архивное дело и сделать из него два.

Теперь я понимаю, почему в Гос.архивах найти ничего не могут :D

Они ищут по фонд-описях, а в фонд-описи делается отметка о разделении и о том, что куда подшито и где хранится.
В Наставлении по архивному делу этот процесс описан так:
Архивы, кстати, работают, как часы, а найти не могут только то, что туда по каким-то причинам не сдавалось.

Как я понимаю, это была вынужденная мера, потому что задним числом уже нельзя ничего исправить в нумерации, оставалось только расшить и разделить дела по срокам хранения. Но зачем продолжать делать одну нумерацию для разных дел? :dont know:

Чтобы усложнить поиск по запросу :lol:

Что значит одна нумерация для разных дел? Нумерация приказов не меняется, она остается прежней...
Вы сами то когда нибудь сдавали документы в архив?

В одном деле хранятся приказы со сроком 75 лет, в другом - со сроком 5 лет.

Нумерация в журнале регистрации приказов:
1/к - Принять Иванова (идет в первое дело);
2/к - Предоставить ежегодный отпуск Петрову (идет во второе дело).

В итоге в первом деле приказы 1/к, 3/к, 8/к, во втором - 2/к, 4/к, 5/к, 6/к, 7/к.

Дела два, но нумерация у них общая. Зачем?

И почему Вы игнорируете пункт 121 Порядка?

Затем, что дела таким образом формировались со дня основания фирмы и это до принятия нового перечня не противоречило никаким НПА.

Да, сдавал, но у меня никогда не было, чтобы в делах "вылетали" номера.

Как раз это никого и не интересует. В архив сдаются не отдельные приказы, а дела с приказами.
А вы в какой архив сдавались? Что сдавали, в каком объеме и какие требования были (в смысле, что пришлось переделывать)?

Сдавали при закрытии предприятия в гос.архив. Ничего не переделывали, т.к. все дела были сшиты по срокам хранения. Единственное удалили из личных дел металлические скобы, которые пропустили.

И обложки не меняли? И к клею претензий не было?

Конечно были, но мы были подготовлены :D клей только ПВА, а не силикатный, прошиты только нитками и т.д.

Номенклатура дел нужно вести для архива? Т.е. если мы за 15 лет работы документы в архив не сдавали, то и вести номенклатуру не нужно? А вообще, номенклатура дел - это какой-то конкретный документ или это обобщённое слово всех папок и документов которые ведутся по отделу кадров?

Почитайте здесь:http://hrliga.com/index.php?module=p...p=view&id=1474

Какой архив вы имеете ввиду?

Термін зберігання цивільно-правових угод
 

Підкажіть, будь-ласка, яким є термін зберігання цивільно-правових угод та актів прийому виконаних робіт згідно цих договорів? Якщо керуватися пунктами 330 та 334 "Переліку типових документів...", то виходить, що лише 3 роки? Чи треба керуватися іншими пунктами переліку? Дякую.

Помогите пожалуйста!!!!!!!!!
 

Я влаштовуюсь на роботу у ДНЗ Діловодом, та зіштовхнулася з масою проблем, які нагально необхідно вирішувати. По-перше у вересні приїзджає обласна перевірка, номенклатуру справ я почала робити сама та лише зараз, попередній діловод ніякої роботи в не зробив. Буду я нести якусь відповідальність за несвоєчасне формування номенклатури справ?
У 1992 році був реорганізован ДНЗ "Оленка" та став "Теремок", але записів у трудових книжках про це немає, тобто мені необхідна інформація, як мені тепер вписувити ці зміни, про звільнення, устроєння персоналу в Теремок и реорганізацію?
та мене дуже турбує питання, які книги, журнали, ті інше необхідно включати у номенклатуру, а які не мають такого нагального характеру?
З повагою Хоменко Анастасія.

Не будете. Номенклатура дел утверждается в начале года, а вы тогда еще не работали. Отразите факт отсутствия номенклатуры в акте приема дел и должности, или напишите шефу служебную записку, в которой перечислите все имеющиеся недостатки, выявленные при приеме должности.
Садитесь за стол, кладете перед собой кипу трудовых книжек и начинаете в каждой из них (где необходимо) делать запись:
"ДНЗ "Оленка" реорганізовано в "Теремок". Наказ "... від...."
Ивсе.
В номенклатуру включаются все те дела, книги и журналы, которые реально заводятся, вне зависимости от того, имеют они "нагальний характер" или не имеют :)
Подробнее можете прочитать в этой статье

Спасибо за ответ.вопросов море. С какой цифры мне начинать индек номенклатуры?????,«Індекс справи» — состоит из индекса структурного подразделения предприятия (согласно штатному расписанию), у нас в штатном расписании нет никаких индексов(((:dont know:
Делотьноменклатуру буду сейчас, уж как приедет проверка так приедет.
" Садитесь за стол, кладете перед собой кипу трудовых книжек и начинаете в каждой из них (где необходимо) делать запись:
"*ДНЗ "Оленка" реорганізовано в "Теремок". Наказ "... від....*" а если уже были люди приняты на работу некоторые в Теремок без записей?? Что тогда писать? А если реорганизация прошла как "правонаступныки"???Нужны записи? Плюс не осталось никакого наказу или акту про цю реорганизацию(((:reverie:

05-42

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок; направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон)
75 р.
ст. 121-б


05-43

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням; стягнення; направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон)
5 р.
ст. 121-б

Чем эти 2 журнала отличаються???? у нас Книга наказив на все наказы вообще, их туду вкладываетм все и все??

Спрашиваю, какие там подробности, так я новечок в номенклатуре, даже незнаю с чего начать то((((

Не видел вашего ШР, поэтому трудно что -то советовать. Но в общем картина такая: начинать всегда нужно с цифры «1». Если индексов нет - то и не пишите, большой ошибкой это не будет.

У кого нет в ТК записи о приеме в «Оленку», то есть кто сразу был принят в «Теремок» , такие записи делать не надо.

Не просто нужны – необходимы! У вас же сменились не толь ко названия и реквизиты,но и печати.
Наказ ищите – он должен быть. Сами посудите: не могли же позвонить по телефону и сказать, с завтрашнего дня вы реорганизованы в «Теремок»?
Отличаются содержанием приказов, которые в них регистрируются, и сроками хранения: например, приказ о отпуске по уходу за ребенком - учитывается в одном журнале, а приказ о ежегодном отпуске – в другом, приказы о длительных командировках – в одном, о краткосрочных командировках – в другом.
В общем, у вас должно быть две книги регистрации приказов.
Прочтите внимательно еще раз свой пост, вчитайтесь и вдумайтесь в текст и вам все станет ясно.

Берете чистый лист бумаги и начинаете писать, какие дела, книги и журналы вам необходимо завести. Потом их названия приводите в соответствие с Переликом, проставляете сроки хранения, заполняете остальные графы.
Если совсем туго - покупаете коробку конфет и идете пить чай в отдел кадров ближайшей организации, заодно и попросите объяснить, как составлять номенклатуру.

:reverie:
Вопрос, наверное, риторический:dont know:, однако меня он заинтересовал: какое отношение имеет деловод к ТК, записям в них и т.п....?
Интересно - что у Вас, как у деловода - написано в Вашей ДИ? Неужто - работа отдела кадров?

:dont know:Ничего общего с работой кадровика (инспектор или как там его обзовут) я не нахожу...

Еще никто не нес ответственность за невыполнение НЕ своей работы.
То, что Вы перечислили - не есть работа деловода. Ваше руководство в курсе?


КП:

Деловод не делает записи в трудовую? Раньше это делала заведующая.У нас заведующая старенькая уже, скоро приедет проверка, у нас полный кавардак, так я переживаю за нее, могут ее уволить за это?
У меня высшее образование, но не по специальности.

Спасибо за ответ 2 журнала: книги реєстрації наказів з основної діяльності та Накази по особовому складу , какае наказы З основної діяльності вибирать???

тут выше говорят чтоя не должна трудовыми книжками заниматься, так что оставить на самотек??? Ведь без правильно оформленных трудовых, я не сделаю правильно Журнал особового складу працівників???

Я не понял суть вопроса....
Кадровые приказы - о приеме, о переводе, об отпусках, о дисциплинарных взысканиях, о совмещении, о поощрении, об установлении надбавки к окладу, об изменении персональных данных работника, о присвоении разрядов, об изменении условий труда, о командировках, об увольнении.
Все остальные - это приказы по основной деятельности: во вопросам создания, реорганизации или ликвидации фирмы, утверждения или изменения структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, создания новых структурных подразделений, создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий, установления режима работы и внесения изменений в него, утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов), утверждения внутренних типовых форм документов, аттестации персонала, делегирования полномочий, распределения зон ответственности, планирования деятельности, осуществления контроля за деятельностью (отчетность), информационного и документационного обеспечения деятельности фирмы.
Мотя немного погорячилась - на кого возложили эти обязанности, тот и должен заниматься... Если у вас в штат кроме делопроизводителя больше некому - то занимайтесь вы, это лучше, чем никто.
спросить что хотели вы? не понял вопроса совсем я...

какие мне приказы выбрать для отдельного журнала по основной деятельности?Я такой вопрос задавала, так как у нас все приказы в куче и журалы по ним не ведуться.


Как сделаю я то книгу Особового складу працівників, коли трудові в плачевном состоянии, а книга это создаеться по приему на работу, кто раньше, кто пожже, а у нас то не видно, так как не все записи там, вот я об этом.