Re: Личное дело
 

К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся:

* личная карточка;
* личное дело;
* штатно-должностная книга;
* алфавитная книга;
* алфавитные карточки;
* книга учета бланков трудовых книжек;
* книга учета движения трудовых книжек;
* график отпусков;
* книга (журнал) учета отпусков.

Личное дело ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия и состоит из следующих частей:

* описи документов;
* заявления о приеме на работу;
* приказа о приеме на работу (копии);
* личного листка по учету кадров;
* автобиографии;
* копий документов об образовании;
* копий свидетельств о рождении детей;
* копии трудового контракта и т. д.

По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.

А написано это тут http://www.kadrovik.kiev.ua/article/read/pk11.html

Значит на простых "смертных" не ведется?

Ну "простые смертные" ...к ним относятся рабочий персонал (производственные рабочие, уборщики, разнорабочие и т.п.).
У меня был спор на работе по поводу кладовщиков, они тоже относятся к разряду рабочих специальностей, но они материально ответственные лица... и на них надо заводить личное дело.

И где же, по-вашему тогда хранятся:
* заявления о приеме на работу;
* приказа о приеме на работу (копии);
* личного листка по учету кадров;
* автобиографии;
* копий документов об образовании;
* копий свидетельств о рождении детей;
* копии трудового контракта и т. д
этих самых "простых смертных"? :?
При проверке Инспекции по труду у меня требовали личные дела и на рабочих, так что "простые смертные" тоже люди, на которых ведется личное дело.

Первый раз слышу, о том , что на рабочих заводятся личные дела. У меня просто заведена папка, в которой по алфавиту хранятся копии документов на каждого рабочего (что то вроде личного дела).

Но это же и есть личное дело, просто документов в нем меньше, чем у специалистов и руководителей, единственное отличие - отсутствие описи документов. У меня они тоже в папке хранятся, на каждого - отдельный файл. Инспектор по труду сказала, что все правильно,это личные дела на рабочих.

:)) Личное дело и просто сложеные копии документов в файлик, это 2 разные вещи. Отличаются они и условием хранения и тем, что на каждого специалиста заводится отдельная папочка с надписью "Личное дело №__" .... .
Ну может кто то считает по другому ?!:)

А почему только копии документов? :? У вас что рабочие не заполняют анкеты? Заявлений не пишут? Медосмотров не проходят? Странный кадровый учет... Как раньше в бухгалтерии: копия паспорта и кода...

И эта тема

Нет , не просто копии докуменктов... я образно написала " Копии".
А вообще у меня "основания к приказам " т.е. заявления, лежат в отдельной папке.

Личные дела заводятся на ВСЕХ сотрудников - и это вообще не вопрос

Хорошо, ответьте мне тогда на вопрос.

Как правило, кадровые и бухгалтерские докумменты, в которые входят и приказы в том числе, надо архивировать.
Каким образом Вы будете отправлять, такого рода докумменты, как приказы, в архив, если они у вас лежат в личных делах, а штат предприятия, на пример от 200 до 500 чел. ?

Законодательством установлено, не спорю, но на практике ... . :dont know:

и что же Вам мешает практически применять требования законодательства?

Вопрос не понятен. В личные дела кладут копии приказов, при чем здесь архив? В архив - оригиналы. :?

Хотіла втрутитися у суперечку для того, щоб прояснити спірні питання, потім перечитала дискусії на цю тему по тих посиланнях, яки навела танита в цій гілці сім постів назад, і передумала.
Навіщо товкти воду в ступі, коли
1) ця тема неодноразово вже обговорювалась на форумі
2) один з учасників знайшов попередні обговорення і навів тут відповідні посилання
3) ніхто тими посиланнями не скористався і не прочитав наведених нормативних актів з цього питання (якби скористався, то не продовжував би доводити обов'язковість ведення особових справ на робітників).

Тобто, хто хотів - той побачив і прийняв до відома. Хто не хотів - той не побачить і в тому випадку, якщо всі ті обгрунтування будуть наведені на форумі і в третє (десяте, двадцяте)..... :cool:

Уважаемая tinkara. Личные дела ведутся на всех, без исключения, сотрудников! Без разделения на "небожителей" и "смертных"! :roll: "Начинку" личных дел см. на форуме.
Удивили! :sorry2:

Спасибо! Это то, что и нужно :)

Личное дело
 

...Добрый день! Я как новичек в кадровой работе, хочу уточнить ... для начала... какие документы Обязательно должны быть в личном деле... и где это прописано... :? :? :? ... зарание спасибо за помощь :)

Ксерокопии паспорта, ИНН, диплома, личная карточка сотрудника, приказы о приеме/переводе.
Кроме того у меня еще ксерокопии военного билета у кого есть, ксерокипии мед.справок тех лиц, кому они необходимы и ксерокопии документов, дающих право на определенные льготы - удостоверение чернобыльца. например. Согласно "Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування підприємств, установ і організацій" , такие документы и должны быть.

Я еще собираю фотографии сотрудников и пенсионное удостоверение, плюс со временем, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о браке, и со всех сотрудников справку о прохождении флюорографии. Ну и трудовые, естественно :D

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.
Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принимается работник, специфики его трудовой деятельности и т. п.
С практической точки зрения наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок размещения документов в личном деле:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- личный листок по учету кадров или анкета;
- автобиография;
- копии документов (паспорта, идент. кода, дипломов об образовании и приложений к ним, св-ва об гос. страховании, военного билета, приказа о приеме);
- дополнение к личному листку по учету кадров.
Кроме вышеперечисленных в личное дело могут включаться и другие документы, предоставляемые при приеме на работу некоторыми категориями специалистов, например:
- список научных трудов и изобретений;
- выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания участников общества с ограниченной ответственностью (для руководителей, которые утверждаются собранием участников ООО) и др.
В дальнейшем в хронологической последовательности в личное дело включаются:
- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);
- характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, приказы о переводе на другую постоянную работу;
- сведения о награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку.
В то же время в личное дело не включаются приказы (распоряжения) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации и стажировку.

Добрый день! :)
Большое спасибо за помощь, а вот если личная карточка полность заполнена сзади где отпуска.... заводится новая на того же человека?

Я делаю дополнительный листок только с табличкой про отпуска, а новую карточку заводить нет смысла, зачем туда переписывать все те же сведения. В принципе личная карточка не является документом строгой отчётности и нужна больше для удобства.

О! А что такое строгая отчетность? Я когда-то спрашивала, никто не знает, вроде. Кто нибудь четко мне может объяснить? Или указать, где это написано?

Трудовая книжка – документ строгой отчётности (об этой сзади неё написано), раньше доверенности были тоже строгой отётности (сейчас, к счастью, нет). Строгая отчётность (я так думаю, никаких докУментов это подтверждающих у меня нету) это те документы, форма которых не может быть изменена и печатать их может только государство и ещё они все имеют индивидуальный номер и серию. (но если я ошибаюсь, не кидайте в меня степлером, пожалуйста :redface: )

а где это можно почитать, что это не критично.... эт я про личный карточку... а то мне тут гововрят, что так не правильно, если можна....ссылочку каку-нибудь... :wink: ... чтоб не быто голословным.. спасибки...

Бланки документів суворого обліку виробляються за ліцензією Мінфіну і відповідно як і самі документи підлягають суворому обліку відповідно до встановлених інструкцій у певній галузі. В кадровому діловодстві - це трудові книжки.
Бланки документів суворого обліку:
документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтва про народження, одруження і розірвання шлюбу, переміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення водія, службові, військові, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності та інші);
проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому і повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; товарно-транспортні накладні на переміщення спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок та алкогольних напоїв;військові проїзні документи та інші);
знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
документи, що використовуються для обслуговування грошового обігу (книжки ощадні, чекові, депозитні; чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; доручення на видачу коштів, пенсій; сертифікати якості, на право вивезення і ввезення; поліси страхування; ліцензії та інші); бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей; бланки атестата на торгові партії оброблених або необроблених алмазів.

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
ЛИСТ
від 19 жовтня 2005 р. № 09-487
бла бла Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання бла бла.
http://hrliga.com/index.php?module=n...op=view&id=120

Вот поэтому и вопрос.
Как именно суворо я должна звитувати? И перед кем? Если эту книгу делаю я, я же ее прошиваю, и т п?

Что значит сувора звітність?

личное дело
 

:thumbs up: так же может понадобиться справка с ГНИ, что человек не является ЧП. :cool:

Документы строгой отчетности отдела кадров
 

Руководителем предприятия утверждается номенклатура дел отдела кадров. Затем, после утверждения, заводятся журналы регистрации приказов, журнал учета трудовых книжек, типовые формы П-2, которые проверяются Госнадзортрудом, прокуратурой, центром занятости и др.Каждая книга должна храниться 50,75 лет \ это согласно действующей инструкции\. Все заявления работников регистрируются и хранятся в отделе кадров. В конце года готовится архив.

В личное дело кладут заявление о приеме на работу. Заявление является так же основанием для написания приказа. Объясните, пожалуйста, в личном деле находится оригинал или копия?

До особової справи долучають оригінали заяв. Підстави до наказів, як правило, зберігають окремо.

Если положить заявление о приеме в личное дело, то в папке "основания ..." не будет подтверждающего документа. Допустимо ли это? Положили заявление в личное дело, а в основание для приказов - не нужно?

Срок хранения личного дела
 

Доброго всем времени суток

Помогите в таком вопросе.
У нас на работе (в ОК) возник вопрос, сколько лет необходимо хранить личное дело сотрудника и в частности личную карточку формы П-2.
На сколько я знаю, срок хранения непосредственно в ОК - 3 года, а в архиве предприятия - 75 лет.

Заранее большое спасибо за помощь:)

75 лет.
Общие сроки хранения документов на предприятиях утверждены приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.

Большое всем спасибо :)

особові справи
 

Добрый день! Подскажите пожалуйста:
1.Если завести личные дела на всех сотрудников, это большая ошибка? На фирме работает 30 человек.

Уважаемый sergeo!

Осмелюсь сказать, что это не будет ошибкой.
Даже добавлю, если позволите, что заведя личные дела на всех сотрудников - у Вас их не так много, Вы облегчите себе работу.

С уважением, Мотя.