нет у нас нет отдельных юр.лиц, только представительства по регионам со своими определенными ограниченными полномочиями.

Тогда Ваш централизованный кадровый учет вполне оправдан. В моем же случае, существует ряд предприятий, юридически самостоятельных. Единственное, что их объединяет- один учредитель, которого сейчас очень взволновал вопрос полного контроля в кадровом учете всех этих фирм.

так, если учредителя волнует контроль, а не кто выполняет учет, так может Вам ввести систему процедур и отчетности?

На данном этапе мое появление в этой Корпорации обусловлено тем, что бухгалтера всех фирм в той или иной степени недорабатывают в сфере кадрового учета, ссылаясь на сверхзанятость.
Передо мной поставили задачи:
1. Принять кадровые дела у бухгалтеров.
2. Исправить ошибки, создать недостающие документы.
3. В дальнейшем весь кадровый учет держать в одних руках.
То,что это, как минимум неудобно и как максимум незаконно не явилось для руководства аргументом. "Ищите выход!" Пока не нашла...

Ну исходите из задачи, а не из того, что Вам больше приемлемо. От этой печи и пытайтесь решить все вопросы.
Сваливать на бухгалтера все вопросы по кадрам действительно не очень логично.
Если надо исправить все ошибки, то проедьтесь рейдом по всем предприятиям. Поясните руководителю в чем подводные камни централизованного учета в Вашей ситуации, как в разных ситуациях будут реагировать сотрудники на определенные проволочки с выдачей документов, чем это чревато для компании. В конце концов, соберите секретариат на тренинг по кадровому делпроизводству. Вмените им в обязанности ведение кадрового учета.
Покажите своему директору в цифрах выгоду от приемлемого для Вас метода ведения кадрового учета, и он согласится с Вами.

А если города разные, а юр. лицо одно? Если я Вас поняла правильно, то в таком случае ведение кадрового делопроизводства обязательно должно быть в центральном офисе. Если на приказе пишет "Трудовую книжку получил "__"______ 2010г" , то как человек при увольнении из другого города распишется в журнале учёта трудовых книжек? ПОМОГИТЕ!!!

Я в подобных случаях прошу прислать заявление:
"Прошу переслать мою трудовую книжку по адресу: г. Чернигов, ул. Чапаева, 32, кв. 258"
и со спокойной совестью:
- высылаю ТК ценным письмом с уведомлением и описью вложения,
- квитанцию кладу в книжку учёта движения ТК,
- в соответствующей графе (против ФИО работника) пишу: выслана почтой, квитанция №123456 от 15.02.2010
(инструкция №58, п. 4.2)

P.S. Созваниваюсь с работником на предмет получения ТК и сплю спокойно...

в журнале не расписываются. просто в приказе на увольнение пишется, что трудовую книжку получил. это если ТК официально высылается на адрес представительства и выдается там руководителем. в журнале мы сами ставим отметку о том, что ТК направлена на руководителя, выдана работнику, личная подпись работника в приказе №.....
а если хотите еще больше подстраховаться, то пусть высылают заявление, но тогда просят переслать на свой домашний адрес. в таком случае в журнале мы отмечаем, что направлена на домашний адрес на основании заявления работника.

klyzhko, если отбросить все рассуждения о том, правильно это или неправильно, а решать поставленную руководителем задачу, то, на мой взгляд, у Вас есть два выхода:

1. Последовать советам для одного юрлица с представительствами. Для соблюдения законности оформится на всех предприятиях по совместительству.

2. По-моему, более удачный в Вашем случае.
Формально оставляете все делопроизводство на предприятиях (т.е. все оригиналы документов хранятся там). У себя создаете "банк копий". Находите на предприятиях людей, которые будут ответственны за оригиналы (секретарь подойдет). Составляете пошаговые инструкции, заводите для них все необходимые журналы и папки. Если позволяет ситуация - проводите семинар. На практике это будет выглядеть примерно так:

Прием на работу. За несколько дней до выхода нового сотрудника секретарь по Вашему списку собирает необходимые документы, сканирует и отправляет Вам. Вы изучаете, вносите данные в свои базы, формируете приказ на прием и П-2 в электронном виде (форматы благо есть) и пересылаете секретарю с сопроводительным письмом типа "Приказ распечатать в 2 экземплярах, подписать у директора, ознакомить сотрудника. Личная карточка распечатывается двусторонней, сотрудник подписывает на 1 странице внизу. В трудовую книжку внести запись _____ Приказ и личную карточку с подписями отсканировать и передать мне. Один оригинал приказа передать в бухгалтерию, другой подшить". Из копий документов формируете у себя личное дело.

Отпуск. Получаете сканкопию заявления - рассчитываете отпуск, формируете приказ - отправляете по электронной почте с инструкциями. В копию личной карточки вносите данные.

Ну и далее по ой же схеме. Периодически ездите по предприятиям с аудитом (берете свои копии и сверяете их с оригиналами, которые хранятся на предприятии).

В результате и законодательство выполнено (если нагрянет проверка - все документы на месте) и кадровое делопроизводство фактически в Ваших руках.

Если схема интересна, но что-то непонятно - спрашивайте, расскажу подробнее.

Очень интересна Ваша схема, примерно так я и думала,но не представляла четкого алгоритма. Сейчас начинаю кадровый аудит по всем фирмам. По итогам уже буду выстраивать процессы взаимодействия. Буду обращаться!