Я не совсем понимаю, для чего это (в отделе кадров вся эта информация должна быть по-любому), и почему у вас на предприятии нигде ничего нет.
Откуда ж мне знать, что там у вас и почему? Вы спросили, как правильно и должно быть - Вам ответили. А вот почему у вас не так :dont know: