Спасибо за ответ, необходимо было "изобрести велосипед".
Извините, если вопрос показался глупым. порой выходов из ситуаций бывает несколько.

Только не в тех случаях, когда процедура определена законодательством от "а" до "я" :D

:yes:
Бывает! Эти выходы называются: "как обойти закон".;)

Добрый день, прошу помощи:redface:
возможно кто-то уже изобрел. Суть вот в чем.
на нашем предприятии "обмен информацией" производится с помощью электронной почты(у каждого руководителя подразделения личный аккаунт корпоративной почты): информирование, согласование, пересылка документов ит.д и т.п. даже есть "стандарт электронной переписки", вот пример части этого "стандарта":
"3.Заполнение поля «Тема»:
a.Префикс: «К сведению», «На согласование», «Для контроля», «Требует решения», "К исполнению" и другое, на усмотрение автора письма, но четко и внятно отражающее требуемое от адресата ДЕЙСТВИЕ.
b.Тема: Кратко суть, существо вопроса (позволяет четко классифицировать вопросы)
Данный порядок в части п.2,п.3 рекомендуется также и для всех сотрудников компании"
почему "стандарт" пишу в кавычках, потому что он не имеет юридической силы, просто разослан по почте и, цитирую последние строки стандарта:
"Если Вы придумаете способ, как нарушить эти стандарты, не нарушая их, Компания вправе спросить Вас: "А зачем Вы искали такой способ?" ".

это было предисловие,
далее суть вопроса:
службой охраны труда(мной) рассылаются сканкопии , например, приказы, предписания, и т.п. документы обязательные к исполнению.
получатель электронного письма принимает к исполнению и исполняет требования документа. Эта система отлажена и вроде все работает, приказы принимают и исполняют. Но! Во время проведения одного из аудитов сделали замечание о том, что эта система документооборота юридически не оформлена (нужен хотя бы приказ). Аргумент: а если кто-то откажется, например, типа этого:
Т.е. может кто-то поделиться козой приказа узаконивающего похожий документооборот.

может много букв, но пытался изложить суть проблемы.

Спасибо.

Чтобы не было такого аргумента, введите обратную связь и требуйте отправлять вам ответные сообщения типа "ознакомлен и принял к исполнению"Но 'то касается только информационных и нормативных приказов. А на документах, где предусмотрена личная подпись (в тех же приказах по личному составу, или в журналах инструктажа и т.д.), подпись должна быть. Иначе в случае, если, не дай бог, что случится, могут возникнуть проблемы - как вы сможете доказать суду, что, например, проводили инструктаж по ТБ?
так издайте приказ о введении в действие существующего "стандарта", и всего-то делов:

"Про введення в дію Стандарта...."
З метою удосконалення службового листування
НАКАЗУЮ:
1. Увести в дію "Стандарт...."
3. Наказ довести до усіх працівників підприємства.
4. Контроль за виконанням наказу покладаю на ....

подскажите пожалуйста, могу ли я распечатать эл.журнал и вклееть в журнал, потом прошить и тд? или нужно в ручную заполнить?
спасибо

Мы так делали на большом предприятии с большим объемом документооборота. Иначе не получалось, т.к. 7 инспекторов по кадрам не могли одновременно писать в одном бумажном журнале)) сделали электронные таблицы с общим доступом и писали в них, не мешая друг другу.
Прошли, кстати, несколько проверок, замечаний по этому поводу не было

Однако!
Сколько же у вас всего было работников на предприятии, что одних только инспекторов по кадрам было аж 7 человек???
Я даже не могу себе представить, что за объем работы был такой, что все семеро занимались одновременно одинаковыми вопросами?!

А я могу себе представить))) Средняя численность персонала по предприятию была около 3,5 тыс. И такая тяяякучка! 7 инспекторов с трудом справлялись с объемом работы.
И это отнюдь не самое крупное предприятие

Бывает:yes:
На заводе Ильича, Мариуполь, бывало, и под 100 тыс. работников. Город - в городе!: со своими улицами, названиями улиц, регулировкой движения по внутризаводским дорогам, как положено: светофоры, разметка....как в городе....
Представляете штат кадровиков при 100 тыс? Там целые отдельные подразделения отдела кадров: отдел по приему-увольнению, отдел по отпускам и т.д. Огромное здание - все под отделом кадров! С миллионом кабинетов и работниками, заблудиться можно! Это только на территории завода! Я не говорю о других предприятиях, которые - тоже завод Ильича, цехах, у которых, вне территории завода - свои отделы кадров....