Отдельно хранить медосмотры еще и удобно.
Когда охрану труда проверяют, можно вручить папочку и пусть проверяют.
А доступ к личным делам не давать.

Добрый день!
Несколько вопросов:
1) на уволенных в 2016году сотрудников не заводились карточки П-2( только паспорт и код). Завести или оставить как есть?
Привожу в порядок личные дела, и что теперь с ними делать?
2) Временные переводы не храняться в личном деле. Правильно?
3) Ни у кого не автобиографии, только личный листок. Оставить как есть и что делать в дальнейшем.
Спасибо всем огромное

Здравствуйте! Я так понимаю, Вы подчищаете за предшественниками...
1) уволены - и ладно... Какой смысл сейчас что-то дорисовывать? Разве что, запрос какой-то будет или (не дай Бог) проверка по жалобе... Тогда и нарисуете П2 конкретно на сотрудника, по которому будут вопросы
2) правильно
3) автобиография - "любимый" документ кадровиков. Опять-таки, на нет и суда нет, Вы же не напишете автобиографии за сотрудников, тем более, за уволенных.
По нормативам, автобиография должна быть. Она нужна на момент приема (и то, спорно - при наличии анкет и резюме :lol:), как развернутая информация о кандидате. Так что, новых сотрудников я заставляю писать автобиографии, а старых - нет

Спасибо за быстрый ответ! Да,все верно.
Подчищаю за бухгалтером, который особо не вникала в кадровую документацию.
У нас будет плановая проверка в апреле 2019г.

Оставить как есть. Все равно вы уже не сможете заполучить туда подписи сотрудников
Я храню в личном деле.
Всем, у кого нет в деле, написать автобиографии и в дальнейшем требовать их написания у всех вновь принимаемых

Andry, при закрытии личного дела Вы оставляете эти переводы и вносите в опись или убираете?

Оставляю и вношу в опись. У нас временных переводов очень мало, нет смысла заморачиваться с ними - подшил и забыл

я так понимаю, что с проверками Вы сталкивались) Порекомондуйте, пжл, на что стоит обратить внимание, к чему готовиться. Ожидаем комплексную проверку Гос труда-боюсь(

На моем прошлой работе проверяли- табеля,выборочно приказы основные и отпуска, график отпусков, п-2.
Основной упор делали на своевременность выплаты зарплаты и отпусков, а также по уволенным

а что по уволенным смотрели? Личные дела просматривают? Смотрят ознакомлены ли люди с ПВТР, КД?

Прежде всего - не бояться) Инспектора тоже люди, и тоже не всегда правы. В некоторых моментах с ними можно и поспорить, и поторговаться. Вообще я с нашей инспекцией дружу много лет, мы стараемся друг другу помогать и не мешать))

В первую очередь, как уже написала Джасси, они смотрят в начисления ЗП, отпускных и расчет при увольнении. Штрафы и санкции "пляшут" от начислений, прежде всего.
Сейчас проверки проводятся с целью выявления неоформленных трудовых отношений, на это они делают упор. Обратите внимание, что на трудовых договорах и приказах о приеме на работу в обязательном порядке должны быть подписи обеих сторон.

Смотреть будут точно:
1) приказы по личному составу - должны быть подписи работников;
2) трудовые книжки - все записи в наличии, книга учета ТК;
3) табеля на предмет достоверного учета рабочего времени;
4) график отпусков и могут потребовать извещения о начале отпуска;
5) приказы по отпускам - возможно, начисления отпускных у бухгалтера - точно;
6) ПВТР и колдогвор - их наличие и соблюдение всех формальностей, а также ознакомление сотрудников7) должностные инструкции - возможно.
Карточки П2 и трудовые книжки смотрят обычно выборочно. Могут посмотреть личные дела инвалидов на наличие справок МСЕК и ИПР. Если проверка плановая и комплексная, Вам должны скинуть перечень документов для проверки.

все абсолютно верно написала eloissa
лд не проверяли

eloissa, спасибо Вам боьлшое. извещений о начале отпуска мы не издаем и не ознакамливаем сотрудников

Если честно - я тоже) Но этой весной у меня их потребовали... Пришлось быстро выкручиваться.
А с чем не ознакамливаете сотрудников?

Да, кстати, еще смотрят инструктажи по охране труда. Они сейчас универсалы)

та з повідомленням про початок відпустки. а як Ви викрутилися?видали кіпу повідомлень?)

Мы договорились, что проверка в офис ходить не будет, а мы будем возить документы по требованию. Проверяющая запросила очень много всего и сразу, просто тонны бумаги. Кое-что мы выдали сразу, а остальное я готовила три дня) Предприятие очень большое, поэтому только выборочно. Вот и наклепали быстро уведомления по двум подразделениям. Прокатило)

аа, в таком случе понятно, спасибр большое за консультацию

Наказ в особову справу
 

Чи можно в особову справу додати витяг з наказу про прийняття без підписи генерального. а просто поставити печатку і завірить згідно з оригіналом:dont know:

Да. Витяг не предполагает подписи руководителя, а именно "згідно" со всеми атрибутами - должность, ФИО, подпись лица, заверившего документ, и печать (если заверяет отдел кадров - то печать ОК).
Вы можете в личное дело положить просто ксерокопию приказа, мне кажется, что это удобнее, чем делать отдельно витяг

А если принято 15 человек. как копию ложить каждому весь приказ.:cry:

Это на Ваше усмотрение. Хотите делать выписки - делайте на здоровье.

Можна, витяги з наказу саме таким чином і оформлюють, щоб не копіювати увесь документ, а надрукувати лише ту його частину, що стосується конкретного працівника.

Логично) Выписки для того и нужны, чтобы зафиксировать только нужное)

Большинство кадровых служб просто давно пользуется статистическими формами приказов, у многих они формируются в 1С. В такую форму можно "влепить" только одного сотрудника. Отвыкли мы уже от текстовых пространных кадровых приказов... Так что и необходимость выписки из приказа сама собой отпадает

Добрый день!
А как правильно прошивать в архив личные дела?
У меня за 2017 года уволенных человек 20, я думала все личные дела сложить по алфавиту и прошить + сделать опись. А титульный лист оставлять или убирать? И второй вопрос деятельность предприятия с 2012 года. Табеля есть только за 2018г., за прошлые года восстанавливать табеля или нет?
Спасибо

Вот так: https://hrliga.com/index.php?module=...p=view&id=1596
Не нужно. Срок хранения табеля - всего 1 год, и в архив они вообще не сдаются.

Andry, один год!????
Я работала на "Укрпочте" и при проверке брали табеля за три года.Поэтому и спрашиваю, может на частных фирмах по другому

Я немного не поняла, а титульный лист лд убирается или нет?

Именно так - 1 год.
Откройте "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", утвержденній приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5, пункт 408.

Вы не прочли статью, ссылку на которую я вам дал.
Там по этому поводу ясно сказано:

Журнал ведения личных дел и ТК должен быть раздельный?
То есть нумерация личных дел и ТК будет разная?

Возник спор.
Работала на госслужбе, у нас было личное дело под таким же номером как и зарегистрирована ТК в журнале ведения ТК. Теперь на предприятнии возник вопрос, нужно вести два разных журнала или же все таки личное дело под таким же номером как и ТК?

Это удобно, когда нумерация единая для ТК и личных дел. Но совершенно не обязательно.И как бывшая госслужащая, замечу: личное дело госслужащего и личное дело сотрудника предприятия - это не одно и то же

А как правильно? Хотелось бы где-то почитать где это разъясняется.
Подскажите пожалуйста.Тогда наверное лучше будет вести отдельно журнал ТК и ЛД.

Личные дела не могут быть под теми же номерами, что и ТК, по одной простой причине - на совместителей личные дела ведутся, а ТК - нет!!!

Это понятно.
Но у нас на госслужбе не было совместителей.

Во первых, это случайность, но никак не закономерность!
Сегодня нет, а завтра будет :)
А во вторых - согласно Порядка ведения личных дел госслужащих, зарегистрированном в Минюсте 15.0416 за № 567/28697, учет личных дел осуществляется по журналу, форма которого утверждена этим же положением (см. Приложение 3)

Хорошо, спасибо. Я поняла. Лучше вести 2 журнала.

Не лучше, а правильно вести два журнала :)

Закономерность... Госслужащим запрещено совместительствовать:nea:

Я лично уже давно не веду журнал личных дел, и не чувствую никакой утраты))) По личным делам госслужащих есть Постанова, которая регулирует ведение, хранение и т.д. А по личным делам работников предприятий - нет такой Постановы. А я уже давно не госслужащая)

А это для меня вообще новость!
Читаем Постанову Кабмина от 03.04.93 N 245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій":

госслужащий не может быть совместителем в том плане, что он не может работать иметь основное место работы предприятие и совмещать с госслужбой. Госслужба есть основное место работы.

:nea: совсем не то пальто

"службовці державних підприємств, установ і організацій" и"державні службовці" - это, как говорят у нас в Одессе, две большие разницы:D.

Госслужащие - это те, на кого распространяется действие закона "Про державну службу", у них есть категории и ранги, они принимают Присягу и т.д. и т.п. И кроме всего прочего, на них распространяется действие ЗУ "Про запобігання корупції", в частности, ст. 25 (Обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності):

1. Особам, зазначеним у пункті 1 частини першої статті 3 цього Закону, забороняється:
1) займатися іншою оплачуваною (крім викладацької, наукової і творчої діяльності, медичної практики, інструкторської та суддівської практики із спорту) або підприємницькою діяльністю, якщо інше не передбачено Конституцією або законами України

То есть госслужащий, например, все таки имеет полное право по совместительству работать преподавателем или врачом, или вы со мною не согласны?