Хранение документов в личном деле - Страница 2 - Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига

Мария Лавришинец · 28.05.2010, 13:25

Подскажите пожалуйста! А может ли заверять кадровик копию паспорта и ИНН, которые хранятся в личном деле сотрудника?

Татьяна К. · 28.05.2010, 14:12

Все залежить від того, чи є печатка відділу кадрів або чи може бути проставлена печатка підприємства на підпис "кадровика" (тут у мене дуже великі сумніви), ну і від того, куди подається такий документ.

hr-tehno · 02.08.2010, 15:03

Дорогие коллеги, снова к вам за советом, если позволите.

Кадровое делопроизводство возложили на нового бухгалтера, однако я все равно контролирую этот процесс, интересуюсь, вобщем не ухожу от него. И вот мы с бухгалтером заспорили по двум мелочам (стыдно спрашивать, но уж очень хочется понять как надо):

1. Хранить личные дела нужно в какой форме? На пустом месте вроде спор, но все же... Это должны быть индивидуальные папки и каждый документ-копия сотрудника в отдельном файлике, или можно просто завести большую папку регистратор и туда все документы сложить (на одного сотрудника все доки в одном файле), или скоросшиватели. Или еще как. Есть ли какие требования именно по форме хранения личных дел?

2. Дела уволенных хранятся вместе с остальными личными делами или все же должны быть отдельно?

Михалы4 · 02.08.2010, 16:09

1. И так и так правильно.
2. Отдельно. Это типа архив.

olievych · 04.08.2010, 01:12

Если предприятие небольшое, можно сгруппировать все личные дела по алфавиту. Если крупное, целесообразно формировать всё по подразделениям, но опять же в алфавитном порядке. Мне нравится не вкладывать личные дела в файлы, а "отгораживать" их какими-нибудь перегородками, есть в продаже пластикове разделители на 10.12, 24, 31 штуку, они плотные, долговечные и разноцветные. И искать удобно, и все документы "подшиты", а не лежат свободно в файлах.

Личные дела уволенных по окончанию месяца группируются или в алфавитном порядке, или лучше - по хронологии увольнения, и под акт сдаются в архив.

28.05.2010, 14:12	#12
Татьяна К. Эксперт HR-Лиги Регистрация: 20.11.2008 Адрес: Київ Сообщений: 1,833 Вы сказали Спасибо: 587 Поблагодарили 1,373 раз(а) в 716 сообщениях	Все залежить від того, чи є печатка відділу кадрів або чи може бути проставлена печатка підприємства на підпис "кадровика" (тут у мене дуже великі сумніви), ну і від того, куди подається такий документ. __________________ "Я знаю тільки те, що нічого не знаю..." Сократ

02.08.2010, 16:09	#14
Михалы4 Заслуженный участник HR-Лиги Регистрация: 19.06.2008 Адрес: Харьков Сообщений: 324 Вы сказали Спасибо: 11 Поблагодарили 158 раз(а) в 90 сообщениях	1. И так и так правильно. 2. Отдельно. Это типа архив. __________________ Кто понял жизнь - работу бросил!

28.05.2010, 13:25	#11
Мария Лавришинец Новый участник HR-Лиги Регистрация: 28.05.2010 Сообщений: 1 Вы сказали Спасибо: 0 Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях	Подскажите пожалуйста! А может ли заверять кадровик копию паспорта и ИНН, которые хранятся в личном деле сотрудника?

02.08.2010, 15:03	#13
hr-tehno Участник HR-Лиги Регистрация: 08.06.2010 Сообщений: 19 Вы сказали Спасибо: 8 Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях	Дорогие коллеги, снова к вам за советом, если позволите. Кадровое делопроизводство возложили на нового бухгалтера, однако я все равно контролирую этот процесс, интересуюсь, вобщем не ухожу от него. И вот мы с бухгалтером заспорили по двум мелочам (стыдно спрашивать, но уж очень хочется понять как надо): 1. Хранить личные дела нужно в какой форме? На пустом месте вроде спор, но все же... Это должны быть индивидуальные папки и каждый документ-копия сотрудника в отдельном файлике, или можно просто завести большую папку регистратор и туда все документы сложить (на одного сотрудника все доки в одном файле), или скоросшиватели. Или еще как. Есть ли какие требования именно по форме хранения личных дел? 2. Дела уволенных хранятся вместе с остальными личными делами или все же должны быть отдельно?

04.08.2010, 01:12	#15
olievych Заслуженный участник HR-Лиги Регистрация: 13.10.2006 Адрес: Львов Сообщений: 236 Вы сказали Спасибо: 485 Поблагодарили 73 раз(а) в 42 сообщениях	Если предприятие небольшое, можно сгруппировать все личные дела по алфавиту. Если крупное, целесообразно формировать всё по подразделениям, но опять же в алфавитном порядке. Мне нравится не вкладывать личные дела в файлы, а "отгораживать" их какими-нибудь перегородками, есть в продаже пластикове разделители на 10.12, 24, 31 штуку, они плотные, долговечные и разноцветные. И искать удобно, и все документы "подшиты", а не лежат свободно в файлах. Личные дела уволенных по окончанию месяца группируются или в алфавитном порядке, или лучше - по хронологии увольнения, и под акт сдаются в архив.