Если кадровое делопроизводство не велось

[hr-tehno]

Добрый день, уважаемые форумчане!

У меня появилась острая необходимость посоветоваться с коллегами в области кадрового делопроизводства. Это именно та область, в которой у меня не достаточно знаний и опыта.

Вопросы появились такого характера. Я единственный HR в компании, который вышел на работу неделю назад.

И выяснилось, что кадровые вопросы были самыми последними, о которых задумывались (вел все это бухгалтер).

1. Штатное расписание утверждалось при открытии предприятия. На данный момент кол-во сотрудников гораздо больше и имеются вакансии.

Каким образом вносить изменения в штатное расписание? "Сегодняшней" датой, в том смысле, если люди работают уже полгода, а введем должность в штатное мы только сейчас. Правильно ли это? Или нужно все-таки делать приказ об изменении ШР задним числом?


2. Личных дел нет (в файликах сложены копии паспортов, вот и все личные дела)
Безусловно нужно формировать личные дела, но опять же в "особових картках" должна стоять подпись/дата с момента приема, а заполняем мы их только сейчас. Как быть? На сотрудников, которые были приняты/уволены нужно составлять некоторое подобие личного дела?

3. Та же ситуация и с приказами о приеме на работу - они в наличии частично, не на всех сотрудников. Кроме этого в приказах и трудовых книгах должности указаны абсолютно не в соответствии с классификатором.
Приказы делать сегодняшней датой или задней? Изменить название должности можно делая приказ и потом вносить изменение в Трудовую, верно? Есть ли какие то штрафы за то, что должности были указаны неправильно, что их не было и прочее?

4. Правил внутреннего распорядка, трудовых договоров, инструкций по охране труда и пожарке - тоже нет. Книг учета инструктажа и движения трудовых - тоже нет.
Составлять и ознакамливать под подпись - задним числом? Если сегодняшним, то за то, что всего этого не было есть санкции? Как их можно избежать?

5. Отчеты по труду не сдавались никогда и никуда. По крайней мере сведений об этом нет ни у кого.
Как поступать с этими отчетами? Идти с повинной во все инстанции и спрашивать что сдавать? или просто начать сдавать их с нового месяца, квартала?

Вобщем сумбурно вот такие вопросы получились. Буду благодарна за помощь и совет. Так же буду признательна, если Вы мне "ткнете" на что еще посмотреть и проверить, чтоб привести кадровое делопроизводство в достойный вид.

[MAZYTIK]

Даааааа!!! Можу сказати лише одне..! Розпочинайте все з початку, головне памятайте, що відповідальність за відсутність чи наявність, тих чи інших документів, Ви несете з того моменту коли прийняті на цю посаду..., тому, розпочинайте заводити відсутні документи!!!! УСПІХІВ.

Вибачте, що нічого суттєвого не написав, але на це, в мене просто не вистачить часу.

[EllE HRD]

согласна с коллегой, все что делалось до Вас и должно было быть сделано до Вас. сейчас начинать надо сначала и никаких приказов задними числами не делать. объяснить руководителю, что ничего не велось и теперь Вам приходится исправлять ошибки тех, кто наплевал или не знал о кадровом делопроизводстве.
что касается отчетов, то я бы пошла во все инстанции с объяснениями о том, что и как Вы обнаружили на новом месте работы. с вопросом - как Вам теперь лучше поступить. но опять же о своих визитах предупредите руководителя, потому как есть очень большая вероятность штрафных санкций.

[E.N.P]

Добрый день!
Вам могу только посочувствовать, так как сам 2,5 года назад оказался в такой ситуации, но ничего вышел и теперь порядок. Вам желаю терпения, настойчивости и желание навести порядок, а порядок в кадрах просто необходим!
___________________________________
Лишь та – ошибка, что не исправляется!
(Конфуций)

[hr-tehno]

Сообщение от EllE HRD

что касается отчетов, то я бы пошла во все инстанции с объяснениями о том, что и как Вы обнаружили на новом месте работы. с вопросом - как Вам теперь лучше поступить. но опять же о своих визитах предупредите руководителя, потому как есть очень большая вероятность штрафных санкций.

Спасибо, скажите а есть ли где-то список штрафных санкций за неправильное ведение кадровых документов, несдачу отчетов - чтоб все вместе? или необходимо все же рыться по законодательным актам и искать? Хочется понимать о каких штрафах может идти речь, да и руководству описать ситуацию, чтоб понимали - это не шарики-фонарики все ж.

[EllE HRD]

честно говоря, я с таким списком не сталкивалась пока никогда. но думаю, что можно и по поиску на нашем форуме попробовать поискать.
или подождем коллег, возможно они что-то скажут более существенное по суммам, чем я.

[natali75]

Добрый день. У меня была похожая ситуация, делопроизводство велось от случая к случаю, когда я пришла на работу.
Где это было возможным закрывала документы задним числом, где нет, например в случае с отпусками, я составила справку(акт) о том, что данный вид работ не велся, подшила ее себе в папку "текущее делопроизводство" как аргументацию и вперед, все по "букве закона". Полностью согласна с коллегами, что Вы за прошлый период не можете нести ответственность, но постараться вытянуть ситуацию и привести все в соответствие с действующим законодательством обязаны.

То, что нашла у себя по несдаче отчетности:
Административная ответственность: неподача органам гос.статистики данных для проведения гос.стат.наблюдений или предоставление их недостоверными или не в полном объеме, не по форме, предусмотренной отчетно-стат.документацией, или с опозданием; необеспечение надлежащего состояния первичного учета, ст. 188-3 Кодекса Украины об админ. правонарушениях(штраф от 10 до 15 нмдг).

[MAZYTIK]

ст. 188-6 КУпАП - це штрафні санкції за невиконання вимог державного інспектора праці (невиконання припису), а саме порушення законодавства про працю - це ч. 1 ст 41 КУпАП (відсутність кадрових документів це все можна віднести до даної статті).

[hr-tehno]

спасибо всем участникам за ответы.
буду разбираться

[hr-tehno]

Здравствуйте еще раз, в связи с этой же причиной, появился еще вопросик.
Буду благодарна за мнения и советы.

Основной поток сотрудников, которых мы ищем-набираем - продавцы и менеджеры по продажам. Люди могут поработать неделю, а потом исчезнуть. Их соответственно ранее решили официально не оформлять, а уж потом, когда они окажутся стабильными и остаются в компании 100% оформлять.

Думаю, что такие "неоформыши" не очень хорошо для компании. И материальная ответственность, и опять же проверки, и опять же имидж компании страдает. Нашла такую мысль по форуму как оформление людей на стажировку по договору гражданско-правовой ответственности.

- можно ли данный договор оформлять с сотрудников всего на 2 недели?
- нет ли у кого типовой формы (или собственного примера) такого договора (я заблудилась в его поисках в интернете)? если есть поделитесь, пожалуйста или отправьте по ссылочке
- может с такой идеей есть какие-то подводные камни, о которых я даже не догадываюсь? Делал ли кто-то из форумчан такое же?

Пы.Сы. Решила не создавать новую тему, т.к. вопрос все равно связан с тем, что кадровое делопроизводство не велось и не отстроено, пусть уж лучше все вопросы такого характера хранятся в одной теме, если модераторы не против