Восстановление кадровой документации

[Инна-Катерина]

Договариваться уже не о чем, все сгорело. Трудовые книжки сохранились, потому что были в несгораемом сейфе. Зарплаты выплачивались по ведомости. Будем рассчитывать людей по памяти. А потом платить штрафы. Напишите, пожалуйста, какие отчеты куда сдавать при увольнении. Спасибо за внимание.

[victoriy]

Столкнулась с подобной проблемой в феврале прошлого года. Компания арендовала часть офисных помещений на 9 эт. Дома Профсоюзов. В ночь с 20 на 21 февраля, сгорело ВСЕ! Там находились одни из основных структурных подразделений: бухгалтерия, отдел персонала и кадрового обеспечения (начальником которого я и являюсь), финансово-экономическое управление. Компании 15 лет. Штат 150 чел. плюс 25 в филиале в Крыму. Трудовые, несмотря на то, что находились в несгораемом сейфе, превратились в пепел. Писали письма в Минсоцполитики, Минюст с конкретными вопросами относительно процедуры восстановления документов и оформления дубликатов трудовых книжек. В ответ простые отписки, относительно того, что законодательством не урегулированы подобные моменты. Лишь на вопрос о том, как сотрудникам подтверждать предыдущий стаж работы в уже несуществующей компании и информации о которой нигде нет, рекомендовали обращаться в суд. Восстанавливать документы начала по тем сотрудникам, которые работают сейчас. Работаю в компании 10 лет, многое еще просто помню. Личные дела и карточки формировала заново. Приказы делаем в виде дубликата. С отпусками оказалось проще, т.к. сохранился файл с остатками дней отпусков по всем сотрудникам. Проблем очень много. Например, Налоговым кодексом предусмотрено восстановление всей первички за весь период, после последней проверки и срок на это - аж 3 месяца.

[Инна-Катерина]

О первичке вообще молчу, бухгалтер держится за голову. Так что проблема кадровых документов на фоне бухгалтерских - просто детский лепет. Спасибо, Victoriy.

[victoriy]

Инна-Катерина, будут конкретные вопросы касательно восстановления кадровых документов, обращайтесь. Быть может, что то смогу подсказать.

[Инна-Катерина]

Спасибо, Victoriy! Проверьте, пожалуйста, на правильность ход моих действий. Если что-то делаю неправильно или пропускаю, скорректируйте, пожалуйста:

1. По трудовым издаю дубликаты приказов о назначении.
2. Заполняю личные карточки. Нужно ли указывать, что это дубликаты?
3. Текущей датой издаю приказы об увольнении.
4. По памяти заполняю табель учета р/в и также по памяти начисляю з/п.
5. Что касается компенсации за неиспользованный отпуск - не знаю, как лучше сделать. Если взять расчет только з/п, а отпуск как использованный в полном объеме, где это потом может выплыть, в случае ошибки. Как бы Вы сделали?
6. При увольнении нужно ли подавать кадровику какие-либо отчеты в Центр занятости. Если да, то какие (желательно с НПА).

Еще такой вопрос: может, нужно оформить каким-то актом или приказом утрату документов? Соответственно, издать приказ на восстановление документов? Подскажите, пожалуйста.

И еще:
1) какие ежемесячные, ежеквартальные и т.д. отчеты должен сдавать кадровик и куда? Заранее благодарю.
2) можно ли с июля по ноябрь включительно оформить людям бесплатный отпуск на основании письма минсоцполитики от 08.07.2014г. №7302/3/14-14/13? Ведь по закону положено не более 15 дней. А письмо носит рекомендательный характер.
Еще раз спасибо.