Взаимодействие с бухгалтерией

[vasilieva]

Взаимодействие с бухгалтерией.
Коллеги, подскажите,
У меня на прошлых работах отдел по кадровому администрированию очень дружественно и вплотную работал с отделом бухгалтерии - четкие сроки предоставления табеля, приказы по приему, увольнение и пр…. На новой работе работаю одна,- и занимаюсь всем, чем, только можно заниматься, а точнее, что успею. В компании принято - при приеме нового сотрудника готовить ещё одну папку документов, специально для бухгалтерии, - и вместе с приказом относить в бухгалтерию. Принято, так принято… Сейчас «аврал» - переводим 200 чел, а точнее увольняем и принимаем людей в новое юр. лицо. Зарплата не начисляется – бухгалтерия меня обвиняет, в том, что не предоставила пакет документов вовремя, - на прием нового юр.лица, приказы их не волнуют, при этом, у меня идут собеседования, поиск, и пр.орг. вопросы. Вопрос, где же у них тогда хранятся все данные этих копий документов на каждого сотрудника, которые предоставлялись ранее (?),…. Вопрос задавала: сказали, что в архивах (?)….. правильно ли выстроена организация работы отдела бухгалтерии. Мои бывшие бухгалтера, получали приказы, а копии паспортных данных и ИН, брали с личных дел…..
Дайте, пожалуйста, совет, - как это на самом деле должно происходить?
Спасибо.

[Yudjina]

Тут все равно, как выстроена работа бухгалтерии, главное, чтобы у Вас с ней было выстроено взаимодействие. Практика показывает, что требования вроде делать 150 копий одних и тех же документов существуют до тех пор, пока до руководителя (в Вашем случае это может быть первое лицо или финансовый директор) не доходит информация, сколько оплаченного времени его сотрудников тратится на ерунду. Я бы сразу не ссорилась, но разработала регламент каким образом, в какие сроки и какая именно информация должна подаваться отделом кадров. С учетом требований законодательства и здравого смысла Этот приказ можно обсудить с Главным
Бухгалтером, если он не согласится - с его руководителем и так вверх. Первое лицо точно должно пойти навстречу. Утверждаете регламент приказом и подаете все информацию по нему. И Вас совершенно не будут волновать претензии бухгалтерии.

Главное - хорошо подготовиться, чтобы доказать, что для компании удобнее и выгоднее именно Ваши предложения. Вот, например, зачем им копии личных дел? Приказы понятно, но информацию о паспортных данных и ИНН вполне может подаваться отделом кадров в электронном виде. По отдельным сотрудникам можно сделать копии, но не все же. Для большей убедительности можете посчитать, во сколько обходятся компании такого рода требования (оплата трудозатрат, да и материальных затрат тоже).

Но это при условии, что Главный бухгалтер не способен "продавить" любое решение, какое ему хочется. Но в таком случае вообще бесполезно эти требования обсуждать.

[Mardge]

Сообщение от Yudjina

Вот, например, зачем им копии личных дел? Приказы понятно, но информацию о паспортных данных и ИНН вполне может подаваться отделом кадров в электронном виде. По отдельным сотрудникам можно сделать копии, но не все же.

К тому же, личные дела - это набор документов, содержащих конфиденциальную информацию, доступ к которой должен быть ограничен. Я никогда бухгалтерии (и никому вообще, кроме высшего руководства) не давала каких-либо документов из личного дела (да и не требовали!).

Обычный набор документов для бухгалтерии - копия приказа + копия паспорта + копия кода (при приеме на работу).

[vasilieva]

Я раньше работала в компаниях с системным подходом, где все четко прописано и формализовано. Предложения, по данному вопросу – игнорируются, бухгалтерия, к сожалению, не «профи» слышать не хотят, поэтому до меня 5 «эйчаров» работающие здесь –ушли.

[shev@gala.net]

а программу спаренную с бухгалтерией не пробовали ввести?
например, 1С. в которую Вы все данные по сотруднику вносите, а бухгалтерии распечатываете только табель и приказ о приеме. и все! остальное в общей базе.
а если бы у вас было не 200, а 2000 человек?

[vasilieva]

спасибо ...Кому ж ещё можно выговориться, как не своим.....

Да, такой вопрос, поднимался,...ответ, нам нужна кадровая документация, а вам в 1С-делать нечего...., да и Бог с ними,....понятно, что заствить по новому престриваться их не заставишь...,просто, у меня такая ситуация, что после закрытия своей бывшей компании, лучшего на рынке я ничего не нашла....

[Befis]

Сообщение от Mardge

Обычный набор документов для бухгалтерии - копия приказа + копия паспорта + копия кода (при приеме на работу).

а раз нет программ, то по e-mail...быстро, дёшево ...и сердито

[Yudjina]

Сообщение от vasilieva

Я раньше работала в компаниях с системным подходом, где все четко прописано и формализовано. Предложения, по данному вопросу – игнорируются, бухгалтерия, к сожалению, не «профи» слышать не хотят, поэтому до меня 5 «эйчаров» работающие здесь –ушли.

Зато у Вас есть хорошая возможность прописывать и формализовывать. Не важно, хочет бухгалтерия слышать или нет, если будет приказ высшего руководства, они будут вынуждены его выполнять. Раз уж договориться не получается.

[vasilieva]

Сообщение от shev@gala.net

а программу спаренную с бухгалтерией не пробовали ввести?
например, 1С. в которую Вы все данные по сотруднику вносите, а бухгалтерии распечатываете только табель и приказ о приеме. и все! остальное в общей базе.
а если бы у вас было не 200, а 2000 человек?

У меня было 500, и я прекрасно понимаю, о чем вы говорите, дело в том, бизнес семейный,... мы привыкли к нашей системе и все....

[Befis]

Каменный век, ёлы-палы....Сочувствую...Но пробовать менять их привычки всё-таки стоит...