Структура и формы совещаний

[rita@ipg.com.ua]

Ребята, подскажите пожалуйста какие есть формы проведения совещаний!!!!!!!!!!!!!!!!!

[Наталия Романенко]

ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ:
(определяются исходя из задач, поставленных перед Вами)

1. Совещание-распоряжение, распределение поручений
Цели: целенаправленные действия; распределение задач (все внимание сконцентрировано на руководителе, он полностью контролирует ситуацию)
Присутствующие: руководители (менеджеры – директора, члены правления, руководители высшего звена), участники (подчиненные данного руководителя/данных руководителей)

[i]2. Информация
Цели: информационное сообщение руководителя; никаких решений не ожидается; ответы на вопросы почти не даются
Присутствующие: один или несколько руководителей высшего звена, отдельные приглашенные на совещание группы или целые трудовые коллективы

3. Переговоры, смешанный стиль
Цели: прийти к единому решению, как правило, связанному с заключением контракта; определить, какое решение будет лучше в интересах участников совещания; в целом прийти к компромиссу
Присутствующие: определенное лицо или группа лиц с четкими целями; самые разные лица или группы лиц с самыми разными целями; в конце концов они должны прийти к единому решению, поэтому зависят друг от друга

4. Посредничество, коллегиальная встреча, стиль партнерства
Цели: благодаря рациональному проведению и демонстрации понимания объединить участников для решения проблемы (конфликта); выработать удобные для всех и быстро реализуемые решения
Присутствующие: пользующийся авторитетом модератор – человек, занимающий эту должность или имеющий необходимый профессиональный или посреднический опыт; предложения каждого из участников рассматриваются сразу, т.к. они базируются на приобретенных знаниях и квалификации

5. Комиссия, стиль партнерства
Цели: комиссия дает обязательную для всех оценку различных возможностей выхода из положения и принимает решение; коллективная ответственность за все оценки и решения
Присутствующие: избранный/назначенный председатель; представители различных объединений, заинтересованных в данных темах

6. Консультация по деловым проблемам, стиль партнерства
Цели: Сбор и обработка идей, сведений, решение проблемы; консультация; совместная выработка подходов к решению; атмосфера непринужденная и неформальная
Присутствующие: руководители всех уровней; избранные сотрудники из всех возможных отделов; консультанты предприятия или привлеченные со стороны

7. Личный разговор с сотрудником
Цели: изложение точек зрения, понимание сути вопроса руководителем и обсуждение его с подчиненным; выработка целей на будущее
Присутствующие: руководитель, подчиненный

8. Обучение, различные стили ведения, внимание сконцентрировано на учителе
Цели: изучение и проработка материала, четкое распределение задач
Присутствующие: тренер, руководитель; руководитель, подчиненные

[Наталия Романенко]

ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

Условно можно разделить все совещания на четыре вида:
- Оперативные
- Отчетные (итоговые)
- По развитию
- Проблемные

Оперативные совещания

Цели проведения и содержание совещания:
1. Информирование персонала о новостях.
2. Обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом мнения участников.
3. Обмен мнениями и постановка задач, поручения по текущей деятельности, координация работ.
4. Проверка поручений с предыдущих совещаний.
5. Вопросы участников по текущей деятельности.
6. Прочие вопросы (например, можно запланировать заслушать отчет о проведении какого-либо мероприятия, например, участия в выставке).

Длительность и периодичность:
1 – 1,5 часа, раз в неделю, и/или 10-15 минут ежедневно.
Так называемые пятиминутки эффективны на среднем уровне управления, например, как форма совещания в отделе, где все сотрудники выполняют однотипную работу (например, отдел продаж).

Оповещение:
Дополнительное оповещение не требуется, так как регламент (день недели, время, продолжительность) стандартный. В случае невозможности присутствовать на совещании по уважительной причине, участник информирует председателя или секретаря. Важно не отменять и не переносить совещания, это повышает дисциплину и значимость данных мероприятий. Сотрудники должны знать, что совещание не отменяется ни при каких обстоятельствах.

Подготовка к совещанию:
Руководитель, готовясь к совещанию, составляет план, где зафиксирует основные вопросы, которые необходимо обсудить.
Руководителю полезно иметь отдельную тетрадь совещаний, куда в процессе работы в течение всей недели заносить вопросы, которые нужно поднять на совещании, тогда подготовка еще более упрощается.
За полчаса-час до совещания руководитель готовится к совещанию, просматривая протоколы предыдущих совещаний, свои записи за неделю, корректирует план совещания.
Секретарь готовит помещение, обеспечивает председателя стандартными бланками протоколов.
Участники готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты. За день-два до совещания необходимо проверить, все ли поручения выполнены, сдать работу в письменном виде.

Проведение совещания:
Повестка дня оперативного совещания стандартна. Обсуждаются одни и те же вопросы и в одинаковой последовательности. Это поддерживает порядок и ускоряет процесс. Нестандартные вопросы лучше относить на конец совещания. Повестку дня лучше строить таким образом, чтобы наиболее простые вопросы обсуждались в первой трети совещания, на середину совещания лучше планировать сложные вопросы, а на конец совещания оставлять самые интересные и приятные вопросы. Это связано с закономерностями в работе групп, когда пик работоспособности приходится на середину работы.
Наибольшая активность принадлежит ведущему совещание, он руководит процессом и следит за его продуктивностью. Важно, что все участники были включены в обсуждение и внимательно слушали. Ведущий может контролировать данный процесс с помощью вопросов.

Действия после совещания:
Обработка протокола совещания, рассылка его всем участникам.

Отчетные (итоговые) совещания

Цели проведения и содержание совещания:
1. Подведение итогов (включая финансовые результаты деятельности) работы фирмы за определенный период (квартал, год).
2. Заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе.
3. Постановка задач на новый период.
4. Утверждение планов работы.

Длительность и периодичность:
1,5 – 2,5 часа, в начале каждого отчетного периода (раз в месяц или в квартал). Целесообразно проводить два итоговых совещания – одно по отчетам, другое по планам.

Оповещение:
За неделю секретарь оповещает участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания. Секретарь собирает с участников документы, которые необходимо представить на совещании и рассылает их другим участникам в случае необходимости. Документы для изучения должны попасть к участникам не позднее чем за 1 день до совещания.

Подготовка к совещанию:
Руководитель, готовясь к совещанию, составляет план и повестку дня. Ему необходимо заранее (на оперативных совещаниях) проследить процесс подготовки к итоговым совещаниям, заранее получить и проанализировать финансовые показатели.
Отдельно важно подготовиться к постановке новых целей на следующий период планирования.
Руководители подразделений готовят отчеты и проекты планов.

Действия после совещания:
Внесение корректировок в отчеты и планы, согласование и утверждение планов, рассылка утвержденных документов всем участникам.

Совещания по развитию

Цели проведения и содержание совещания:
1 Выявить и обсудить назревшие проблемы.
2 Выработать возможные пути решения проблем.
3 Обсудить пути возможного развития организации (цели, стратегию).
4 Обсудить другие вопросы стратегического управления.

Длительность и периодичность:
В зависимости от обсуждаемого вопроса от 1 до 3 часов, по мере необходимости, не реже, чем 2 раза в год.

Оповещение:
За неделю секретарь оповещает участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания. Секретарь собирает с участников документы, которые необходимо представить на совещании и рассылает их другим участникам в случае необходимости. Документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за 2-3 дня до совещания.

Подготовка к совещанию:
Подготовка должна быть достаточно серьезной. Главное определить какой результат необходимо получить от обсуждения, четко прописать цели совещания. Далее подобрать адекватные методы решения поставленных задач. Можно пригласить специалиста по ведению групповой работы для организации проведения совещания. Специально для таких совещаний готовят аналитические обзоры, таблицы, графики как по внутренним показателям, так и по развитию рынка.

Действия после совещания:
Все, что наработано в процессе совещания, необходимо зафиксировать и обобщить после совещания для использования при принятии решений.
Рассылка утвержденных документов всем участникам.

Проблемные совещания

Цели проведения и содержание совещания:
1. Принять решение по локальному вопросу.
2. Обсудить ситуацию.
3. Провести мозговой штурм, собрать предложения по какому-либо вопросу.

Длительность и периодичность:
0,5 - 1 час, в по мере необходимости.

Оповещение:
Секретарь оповещает участников о дате, времени и обсуждаемом вопросе за 1-2 дня до совещания. Секретарь готовит необходимые документы по поручению руководителя.

Подготовка к совещанию:
Руководитель, готовясь к совещанию, составляет план совещания и выбирает форму (дискуссия, мозговой штурм, групповое интервью, заполнение анкет, презентация).
Участники совещания готовят свои идеи и предложения по теме совещания.

Действия после совещания:
Обработка результатов совещания, рассылка участникам для внесения идей, возникших после совещания.

[rita@ipg.com.ua]

Paola огромное , огромное спасибо за предоставленную информацию!!!!!!!!!!!!!!!!!Огромная благодарность за Ваш ответ!!!!!!!!!!!!