Постановка документооборота в компании

[Элен]

Коллеги!
Пыталась поискать, но не нашла конкретных ответов по вопросам постановки документооборота в компании - с чего начать? (Пригласить специалистов для описания бизнес-процессов и по результатам этого составить грамотный документооборот собственник отверг - "сами справитесь!"). Коспания большая, с несколькими юрлицами, работающая по всей Украине, розничный бизнес (т.е. отдельный торговые точки)... ЧТО ГДЕ должно регистрироваться (и должно ли?), где хранятся оригиналы документов, кому и как выдаются копии для работы, а в случае необходимости и оригиналы?????? Собственник предлагает загнать всю регистрацию во входяще-исходящую документацию.... я понимаю, то порядка и облегчения в поиске и контроле документов это не принесет...
Подскажите, плз, кто сталкивался именно с внедрением документообоота и прописанием положения, в котором бы отражались все эти вопросы - с чего начать? к кому идти? что делать?

[temka]

Начните с выяснения того, что у вас сейчас есть и сформулируйте, что вы хотите получить в результате.
Мы для наведения порядка в документообороте изобретали индексацию, простую и понятную.
На самом деле на рынке уже существует масса готовых решений по документообороту.
Начинали с работу над этим процессом с изучения вопроса, что такое документ, реквизиты, госты, «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (утверждено Постановлением Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 г. № 1153)
ИМХО:
Специалист со стороны - видит всё со стороны, он и представить себе не может что и как у вас происходит на самом деле. Некоторое время и он так же бы потратил на анализ/ревизию/аудит существующей системы документооборота.
Бизнес-процесс - описать может только владелец процесса.
Так что Ваш собственник прав в некоторой степени прав - Вы и сами справитесь. Консультант может только направлять.

[Абдюль]

Здравствуйте, раз уж заговорили о бизнес-процессе, подскажите, буду очень благодарна за помощь.
Мне поставили задачу описать бизнес-процесс реализации заказа - от поступления заявки до отгрузки товара. С чего нужно начать?
Спасибо.

[dreamcatcher]

Сообщение от pharm_hr@ukr.net

С чего нужно начать?

С терминов. Чтобы потом, когда будете ими оперировать в документе, не возникало двусмысленности, разночтений и т.д. Это если говорить о документе. А если говорить о том "что вообще делать", то с определения людей, которые вам в этом помогут (непосредственные участники процесса) и организации совместной с ними работы по заданному вопросу - вы же сами не принимаете заявку, не обрабатываете её, не проссчитываете стоимость, не выставляете инвойсы и т.д.

[Абдюль]

Спасибо, dreamcatcher! Хороший пинок сделали, соответственно я сделала первый шаг - определила участников данного процесса. А дальше? Я в ступаре.

[dreamcatcher]

Ступор пройдет сразу, когда начнете думать над задачей, а не ждать готовых решений, и говорить непосредственно с участниками процесса - они тоже могут навести вас на кое-какие мысли.
Вы должны понимать, что бизнес-процесс - это, говоря по-простому, "рассказ" или "схема" о последовательности действий при определенных условиях. Вот от этого понимания и отталкивайтесь.

[dreamcatcher]

pharm_hr@ukr.net, Вот еще на нашем портале появилась статья о бизнес-процессах, с примерами. Спасибо редакции за своевременную инфо.
http://hrliga.com/index.php?module=p...p=view&id=1205