Корпоративный стандарт переписки и документации

[Dobrob]

Как показала практика, бюрократические материалы (Положения, инструкции, правила и пр.) не решают задачу унифицировать документооборот, но являются лишь инструментом (адресом), по которому можно отправить неисполнительных.
Если вы влиятельный руководитель в своей организации, то у вас всегда найдется способ научить "по живому", когда срочно нужно и сделать не правильно не получается.
Вот свежий пример из моей практики. Коллеги, вашему вниманию часть моей электронной переписки с грамотным и успешным сотрудником. Но ленивого в вопросах корпоративной этики.

1) -----Original Message-----
From: ***** Антон Владиславович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:11 AM
To: ******* Евгений Викторович
Subject: Справка для візи

Для отримання візи мені потрібна «Справка с места работы с указанием должности, ежемесячного оклада (за 6 месяцев) и гарантии сохранения рабочего места после отпуска (на фирменном бланке с подписью директора, бухгалтера и печатью, если турист является директором предприятия, то с подписью заместителя директора и бухгалтера)» та ксерокопії сторінок трудової книжки.

Дякую за допомогу!

2)
From: ***** Евгений Викторович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:22 AM
To: ****** Антон Владиславович
Cc: ********** (куратор бізнесу)
Subject: RE: Справка для візи

Доброго дня, Антоне!

Будь-яке ділове звертання починається з привітання. Потім, якщо Ви звертаєтесь до посадової особи за функціональним питанння, то варто зазначити ім'я та по-батькові в цьому звертанні. Якщо у Вас є прохання, то його потрібно викласти по суті.

Готовий надати всі консультації в межах моєї компетенції.

З повагою,

Євген ******

3)

-----Original Message-----
From: ******Антон Владиславович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:31 AM
To: ****** Евгений Викторович
Subject: RE: Справка для візи

Добрий день!

Вибачаюсь за некоректне повідомлення. Євген Вікторович, мені потрібно отримати справку з місця роботи для отримання візи та зробити ксерокопії трудової книжки. Що мені необхідно зробити для того, щоб отримати ці документи?

Дякую за допомогу!

_________________________________________
Ось так і навчаємо. Всім бажаю успіхів та гарного настрою.

[Lita]

Dobrob, если в компании прописаны жесткие требования внутрикорпоративного общения, то Ваш ответ страждущему визы сотруднику мне немножко понятен. Но, если честно, напомнило мне любимую многими воспитателями и учителями политику - плохо зашел в класс, выйди и зайди как положено С детьми работает, со взрослыми - иногда нужен другой подход, хотя здороваться необходимо, да.

[dreamcatcher]

Сообщение от Dobrob

2)
From: ***** Евгений Викторович
Sent: Thursday, May 06, 2010 10:22 AM
To: ****** Антон Владиславович
Cc: ********** (куратор бізнесу)
Subject: RE: Справка для візи

На копию куратора бизнеса поставили.. Зачем? Показать какой безграмотный и безответственный сотрудник и как Вам тяжело каждого таким образом обучать?
Я тоже часто на копию ставлю высший менеджмент, но это в тех случаях, где им (там, вверху) нужно по поводу, описанному в письме, решение принять или они являются непосредственными участниками обсуждаемого процесса\проекта и т.д.
В Вашем случае это выглядит как "опускание" работника (хоть и неверно написавшего письмо) перед начальством. Не совсем человечный подход.

[anatol_ua]

Вот не рассмотрел копию куратору...
Согласен с dreamcatcher - выглядит не очень...
Один на один - могу и я послать (если не доходит...),
но без копии руководителю !!!

P.S. Кстати, получаю письма с подобными просьбами пачками и каждый день, но всегда в начале письма со мной здороваются, а потом излагают просьбу:

From: I...ov, Sergey
Sent: Tuesday, May 11, 2010 3:24 PM
To: hradmin
Subject: копия трудовой книжки

Анатолий, добрый день!

У меня к Вам просьба: мне для консульства нужна копия трудовой книжки, заверенная печатями предприятия.
Вы могли бы выслать заверенные копии по адресу: хххххх, ул. ххххххх, УУ, каб. 2 для Сергея И...ва?
Спасибо заранее!

С уважением,
Sergey I...ov
AE D...k
mob: +38 xxx ххххххх

From: hradmin
Sent: Tuesday, May 11, 2010 4:07 PM
To: I...ov, Sergey
Subject: RE: копия трудовой книжки

Привет, Сергей !
Сделал и выслал. J

Anatoliy Apestin
HRadmin
8-044-ххх-хххх
8-067-ххх-хххх

Анатолий, спасибо! Вот это оперативность!

Вот такая переписка...

"Может в консерватории что-то ..."
(М. М. Жванецкий)

[Lita]

Сообщение от anatol_ua

Вот не рассмотрел копию куратору...

Я, кстати, тоже не рассмотрела. Фи

[Юлия П.]

Если предположить, что обособленные подразделения, дочерние предприятия или филиалы географически отдалены от центрального офиса и от Царя - директора по персоналу (который, есссно, правит балом среди кадровиков всех уровней, размеров и масштабов управления), то в принципе, учитывая весьма недорогую на сегодня мобильную внутрикорпоративную связь (шаровую, т.е. компенсируемую, промежду прочим для руководства ), не могу понять сути такого принципиального садо-обучения менеджмент-состава компании.
Раз руководителя по персоналу недостаточно уважают в какой-либо прослойке коллектива - значит собака таки порылась... Попытайтесь спуститься с Олимпа, задумайтесь над теориями З.Фрейда, верните 40 серебренников (они сыграют с Вами плохую шутку в конце концов), прекратите ябедничать, срочно найдите приключение на пятую точку, окунитесь с головой в служебный роман или упадите на дно алкогольной пропасти... и на крайний отрезвляющий случай - перечитайте свою должностную инструкцию и вникните в свои функциональные обязанности.
Кадровик (прошу учесть, что я употребляю это понятие обширно) - это и мама, и любимый человек, и собутыльник-соучастник, и учитель, и священник, и носовой платок, и рулон туалетной бумаги, и антисептик, и активированный уголь, и марганцовка и зеленка, но во-первых - ПРОФЕССИОНАЛ!! Не забывайте об этом. Заявление работника, написанное с орфографическими ошибками, при судебном разбирательстве останется таки заявлением работника и будет иметь доказательную силу, а Ваши (наши) необоснованные личные амбиции - это пшик, простите за излишнюю прямоту, откровенность и многословие.

[EllE HRD]

предлагаю критику вносить конструктивную, а не эмоциональную.
в конце концов, у каждого принято по-своему учить или добиваться авторитета. и вообще предлагаю далее не критиковать действия других, а обратить внимание больше на себя любимых.
коллеги, придерживайтесь темы.

[Dobrob]

Сообщение от EllE HRD

предлагаю критику вносить конструктивную, а не эмоциональную.
в конце концов, у каждого принято по-своему учить или добиваться авторитета. и вообще предлагаю далее не критиковать действия других, а обратить внимание больше на себя любимых.
коллеги, придерживайтесь темы.

Благодарен за поддержку.

Не в оправдание, но для общего понимания картины.
1. В такой способ лично мне не приходится добиваться авторитета. Это пазл из большой картины.

2. Специально показал эту ссылку на куратора для того, чтобы коллеги видели, как задействуется бюрократический механизм. Ведь одна из функций руководителя обучать своих подчиненных.
К сожалению бывают к нашей службе претензии, что чего-то не до рассказали, не так пояснили или сотрудники не обязаны помнить то, что где-то написано и регламентировано.

3. Моя информация носила характер демонстрации, что наличие прописаных правил не станет панацеей от того, что все равно ежедневно нужно будет работать с персоналом и обучать людей.

А так, в основном такие же отзывы, как привел Анатолий - с высокой оценкой профдеятельности.

[Lita]

Без эмоций:
1. Человек пишет письмо с просьбой о визе
2. Получает ответ, что обратился не по форме
3. Злится по-любому, кому понравится, что его публично при начальстве (копия) отчитали.
4. Настраивается на новое письмо
5. Пишет правильное письмо

Я считаю, что это не совсем правильная и неконструктивная трата рабочего времени + ненужные эмоции. Почему бы с этой т.з не посмотреть на ситуацию?

А сколько человек у вас работает?

[EllE HRD]

в банковской системе есть такое подразделение - комплаенс. оно призвано бороться кроме всего прочего за соблюдение всех корпоративных стандартов. в том числе и следить за перепиской и иногда внешним видом. так вот как они поступают в ситуациях, когда попадаются вот такие некорпоративные послания.
они берут все сообщение, затирают имена и все данные, по которым можно опознать авторов, а также рабочую информацию, рассылают по общей рассылке на всех сотрудников банка и просят обратить внимание на требования корпоративной этики.
а вообще, чтобы не возникало проблем в переписке, автоматически добавлено приветствие в начале сообщения и подпись отправителя с чем-то типа "Best regards".
Мне кажется, что автоматизация - самое простое решение в таких ситуациях.