Знищення старих заяв, термін зберігання яких закінчився

[silvia]

З часів заснування п-ва ( 2005 рік) назбиралось к-ка товстих папок з заявами працівників про надання щорічних відпусток, термін зберігання яких - 1 рік. Як позбутись зайвого хламу та правильно знищити такі документи.

[MAZYTIK]

Знищення документів,
строк зберігання яких минув

Первинна бухгалтерська документація – чудове джерело інформації про ваше підприємство для контролюючих органів. Найпростіший спосіб позбутися неприємностей – знищити “незручні” документи. Тим більше, що законодавство дозволяє це зробити самостійно.

На підприємстві з часом накопичуються документи із різним строком зберігання. Їх слід періодично перевіряти та виявляти ті, які підлягають знищенню (якщо законодавство дозволяє їх знищити), або передавати до архіву.

Чи можна знищити документи самостійно, без погодження з працівниками Держархіву? Наприклад, скласти акт, а потім знищити документи (спалити або здати у відповідну установу на переробку).

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 і зареєстрований в Мін’юсті 17.09.98 р. за № 576/3016 (далі – Перелік № 41).

Перелік № 41 не є вичерпним. Але у ньому зазначені “уніфіковані” документи, які використовуються на підприємствах та в організаціях. Він залишається єдиним нормативним актом, який встановлює строки знищення документів. У ньому зазначені назви документів, строки їх зберігання та особливі примітки, які потрібно враховувати при знищенні.

Якщо у вас виникає проблема з впорядкуванням документів, потрібно взяти до уваги ще й “свіжий” Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004 (далі – Порядок № 1004).

Дія Порядку № 1004 поширюється не лише на архівні установи, а й на усіх суб’єктів господарювання (крім приватних підприємців, у яких комісію складно створити і для яких досі не встановлено порядку роботи з документами). Хоча у листі від 07.06.2006 р. № 03-622 Держкомархів України зазначає, що оскільки порядок роботи з документами приватних підприємців – фізичних осіб поки що не унормовано, їм слід керуватися загальними нормами щодо підприємств і тим порядком зберігання та знищення документів, який поширюється на юридичних осіб.

Відповідно до Закону “Про Національний архівний фонд і архівні установи” від 24.12.93 р. № 3814-XII, підприємства, установи й організації незалежно від форм власності та об’єднання громадян створюють експертні комісії для проведення попередньої експертизи цінності документів і подання її результатів на затвердження експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ.

Експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення затверджують керівники установи, підприємства, після чого вони стають обов’язковими для виконання структурними підрозділами установи чи підприємства.

Порядок № 1004 визначає процедуру створення комісій з проведення експертизи цінності документів та організацію їх діяльності. Тобто для того, щоб знищити документи, спочатку потрібно скласти протокол засідання експертної комісії (див. зразок). Ця комісія повинна складатися з працівників підприємства, а засідання проводиться один раз на рік. Як правило, головою експертної комісії призначають заступника директора, фінансового або комерційного директора, а до її складу включають головного бухгалтера, працівника кадрової служби або іншого працівника, який працює з документами*.

На що потрібно звернути увагу? Комісія приймає рішення про схвалення акта про вилучення документів, які підлягають знищенню. Один із членів комісії повинен доповісти (принаймні це потрібно відобразити у протоколі) про те, що на підприємстві було переглянуто документи за певний період. При цьому згідно з Переліком № 41 виявлено, що закінчився строк зберігання певних документів і вони підлягають знищенню, оскільки не становлять для підприємства цінності.

Пропонується затвердити акт про вилучення документів для їх знищення та опис справ постійного зберігання. На цьому робота з упорядкування документів не закінчується, оскільки самостійно підприємство не може затвердити такий акт і на його підставі знищити документи. Схвалені комісією підприємства акти разом з описом справ постійного зберігання подаються на погодження експертній комісії відповідного архівного відділу (експертно-перевірної комісії).

Без погодження з експертною комісією відповідного архівного відділу забороняється вилучення документів та їх подальше знищення**.

Як обчислювати строки зберігання документів?

Законодавством встановлено “універсальний” трирічний строк. Наприклад, якщо ми складаємо акт у 2007 році, до нього можуть потрапити документи, закінчені діловодством 1 січня 2004 року.

Зверніть увагу на примітки, зазначені у Переліку типових документів № 41. Документи бухгалтерського обліку, інші документи, які стосуються бухгалтерії, як правило, можуть бути вилучені “за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства”. Тобто якщо перевірки ще не було, такі документи не можна знищувати незалежно від того, чи минув строк їх зберігання (наприклад, три роки). Згідно з Законом “Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами” від 21.12.2000 р. № 2181-ІІІ податкові органи мають право донараховувати податкове зобов’язання за три роки. Але іноді податкове зобов’язання може бути донараховане і за більший період. Наприклад, під час розслідування кримінальної справи та в деяких інших випадках важливо, чи були документи предметом перевірки.

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. № 1153, завершені у діловодстві справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні бути здані до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна передавати до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Правильно скласти акт, протокол засідання, опис документів непросто. Тому якщо підприємство не бажає “вовтузитися” з підшиванням у папки, описами тощо, можна звернутися до працівників Держархіву. Вони нададуть вам платні послуги: систематизують документи, опишуть їх. Зате ви будете впевнені, що усе зроблено згідно з чинним законодавством.

_______________________

* Пункт 14 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004:

“14. До складу експертної комісії державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, релігійної організації (далі – юридичні особи) включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Голову експертної комісії, яким, як правило, є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи”.

** Пункт 6 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004:

“6. Заборонено:

1) знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності;

2) вилучати з Національного архівного фонду документи:

- створені у період до 1946 року;

- з мотивів конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, з політичних чи ідеологічних міркувань”.

Товариство з обмеженою відповідальністю “Люстдорф”
Затверджую
Директор TзOB “Люстдорф”
Бреус В. В. Бреус
20.08.2007 р.


Протокол
20.08.2007 р. м. Одеса № 3


Засідання експертної комісії

Голова комісії: заступник директора з фінансових питань – А.М. Ласкінчук

Члени комісії: головний бухгалтер – Г.І. Янкович

завідувач канцелярії – Н.А. Сичова

головний інженер – М.В. Павлюченко

інспектор з кадрів – А.І. Титова

Секретар: завідувач архіву – А.І. Ковальський

Порядок денний:

1. Про схвалення акта про вилучення для знищення документів за 2001 – 2003 роки, строки зберігання яких закінчилися.

2. Про схвалення опису № 1-ОС справ з особового складу за 2006 рік.

1. Слухали:

Г.І. Янковича – доповів, що в архіві та структурних підрозділах підприємства було ретельно, посторінково переглянуто документи за 2001 – 2006 роки. На підставі Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41, установлено, що документи по 2003 рік включно, крім бухгалтерської та податкової річної звітності, наказів з особового складу, особових справ звільнених працівників підприємства та розрахунків із заробітної плати, втратили практичне значення для роботи підприємства.

Доповідач запропонував вилучити для знищення документи зі строком зберігання, що минув, за період з 2001 по 2003 рік, які не мають науково-історичної цінності, а також втратили практичне значення для роботи підприємства, та схвалити Акт № 1 від 19.04.2007 р. про вилучення документів для знищення.

Ухвалили:

Схвалити Акт № 1 від 19.04.2007 р. про вилучення для знищення документів за 2001 – 2003 роки, строки зберігання яких закінчилися.

2. Слухали:

А.І. Титову – доповіла, що при перегляді документів було відібрано для подальшого зберігання в архіві підприємства справи з особового складу: накази директора підприємства за 2006 рік, штатний розпис, особові справи звільнених у 2006 році працівників підприємства, розрахунки із зарплати за 2006 рік. Документацію впорядковано, складено опис справ з особового складу за 2006 рік № 1-ОС.

Доповідачка запропонувала схвалити опис справ з особового складу № 1-ОС за 2006 рік.

Ухвалили:

Схвалити опис справ з особового складу № 1-ОС за 2006 рік.
Голова Ласкінчук А.М. Ласкінчук
Секретар Ковальський А.І. Ковальський

[silvia]

Але це не є такі важливі документи щоб створювати комісію та оформляти акти.....Чи для заяв на відпустки також передбачено така сувора процедура знищення. І чи слід перелічувати усі заяви поіменно чи достатньо загальну кількість.

[MAZYTIK]

Наскільки мені відомо то процедура знищення документів лише одна , незалежно від видів самих документів...
Особисто я б зробив один акт на знищення з зазначенням "заяви про надання відпусток працівників за 2007 рік"

[KseniaHR]

Не вздумайте выбрасывать заявления.Не скажу точно, но по-моему должны храниться они не менее 5лет, а личные дела, если не ошибаюсь 75 лет.

У Вас же останутся приказы, а на основании чего Вы их делали...

[blonda]

Срок хранения приказов о предоставлении отпусков - 5 лет (ст. 16 "в" Перечня типовых документов, создаваемых в деятельности органов гос. власти и местногго самоуправления, других учрежденй, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утв. приказом ГАУ при КМУ от 20.07.1998 г. № 41). Сроки хранения оснований к данным приказам в перечне не указаны, думаю, и приказы и основания к ним нужно хранить одинаковое количество времени.

Срок хранения личных дел сотрудников 75 лет -В( где В-возраст сотрудника на день окончания дела) - это так, для справки.