СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ

На портал Новости Библиотека статей Нормативная база Глоссарий ПРАВИЛА  ФОРУМА

События Производственный календарь Образцы документов Книжная полка

Вернуться   Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига > Трудовое законодательство и кадровое делопроизводство > Кадровая документация

Кадровая документация Штатное расписание. Ведение личных дел. Документы о структуре компании. Номенклатура дел. Регистрация документов. Хранение документов. Передача дел в архив. Журналы, книги. Положения, инструкции. Справки, выписки, характеристики

Ответ
 
Опции темы
Старый 07.02.2017, 15:01   #1
over13
Новый участник HR-Лиги
 
Регистрация: 07.02.2017
Сообщений: 5
Вы сказали Спасибо: 1
Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях
По умолчанию Номенклатура справ бюджетної установи

Призначили відповідальним за складення номенклатури в бюджетній установі. Ознайомився з нормативною базою. Виникло дуже багато питань.

Хто має змогу виділити частину свого часу та відповісти на ряд питань чи допомогти у її складенні консультацією буду неймовірно вдячний (фактично вже складена).
Ну і зрозуміло, як мінімум, з мене кава та булочки за допомогу.
over13 вне форума   Ответить с цитированием
Старый 07.02.2017, 17:37   #2
Andry
Эксперт HR-Лиги
 
Аватар для Andry
 
Регистрация: 06.10.2009
Сообщений: 10,057
Вы сказали Спасибо: 4,244
Поблагодарили 9,621 раз(а) в 5,567 сообщениях
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
...Хто має змогу виділити частину свого часу та відповісти на ряд питань чи допомогти у її складенні консультацією...
"...а не будет ли многоуважаемій джин так любезен..."
Ви даремно марнуєте час!
Вже могли б написати свої питання і отримати відповіді
Andry вне форума   Ответить с цитированием
Старый 08.02.2017, 10:54   #3
over13
Новый участник HR-Лиги
 
Регистрация: 07.02.2017
Сообщений: 5
Вы сказали Спасибо: 1
Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях
По умолчанию

Забагато питань
Спробуємо по Вашому) Перша партія)

1. Зведена - окремий документ?
окремих підрозділів - окремий?

2. Строки зберігання визначаються:
наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5
наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
Наказ, Перелік від 18.11.2013 № 2433/5
я вишукую там найбільш схожий за суттю документ і беру з тієї позиції строк зберігання?

3. Що таке Протокол експертної комісії установи (ЕК)? які вимоги до нього?

4. Що означає вимога до кількості примірників номенклатурних справ у підрозділі та установі відповідно?

5. Зведена номенклатура погоджується з архівом кожні 5 років?

6. наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 передбачає перелік орієнтовних документів з якими установа має справу, на основі нього я повинен співвіднести всі документи типові для нашої діяльності з цим переліком і поставити статтю та строк зберігання?

7.В зведеній ном. відображені всі номенклатури кожного з підрозділів,а ном окремих підрозділів у окремому документі, тобто виходить дублювання і множення аркушів?


Дякую
over13 вне форума   Ответить с цитированием
Старый 08.02.2017, 13:58   #4
Andry
Эксперт HR-Лиги
 
Аватар для Andry
 
Регистрация: 06.10.2009
Сообщений: 10,057
Вы сказали Спасибо: 4,244
Поблагодарили 9,621 раз(а) в 5,567 сообщениях
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
1. Зведена - окремий документ?
окремих підрозділів - окремий?
Зведена номенклатура - це окремий основний документ, який включає відомості про усі справи, що ведуться в установі, а номенклатури окремих підрозділів - це допоміжні робочі документи.
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
2. Строки зберігання визначаються:
наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5
наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
Наказ, Перелік від 18.11.2013 № 2433/5
я вишукую там найбільш схожий за суттю документ і беру з тієї позиції строк зберігання?
Так. А якщо у вас є сумніви щодо строку зберігання документа, якій у переліку відсутній, то цей строк визначається за рішенням експертної комісії.
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
3. Що таке Протокол експертної комісії установи (ЕК)? які вимоги до нього?
Протокол повинен містити таку інформацію:
1. Назва документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням харак*теру його роботи
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата й місце проведення засідання
6. Кількісний склад учасників
7. Посади, прізвища й ініціали голови та членів комісії
8. Порядок денний
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль*кості сторінок.
11. Підписи голови і членів комісії
Зразок можете подивитися тут (якщо самі гулом користуватися не вмієте)
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
4. Що означає вимога до кількості примірників номенклатурних справ у підрозділі та установі відповідно?
Я не розумію, про що йдеться мова.
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
5. Зведена номенклатура погоджується з архівом кожні 5 років?
На кожному підприємстві по різному. У вас повинна бути відомча інструкція з діловодства, затверджена відповідним міністерством чи органом влади, до сфери управління якого ви віднесені, і там ви знайдете відповідь на це питання.
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
6. наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 передбачає перелік орієнтовних документів з якими установа має справу, на основі нього я повинен співвіднести всі документи типові для нашої діяльності з цим переліком і поставити статтю та строк зберігання?
Так.
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
7.В зведеній ном. відображені всі номенклатури кожного з підрозділів,а ном окремих підрозділів у окремому документі, тобто виходить дублювання і множення аркушів?
Я вам вже писав, що зведена номенклатура - це основний документ, котрий включає в себе усі справи підприємства разом з структурними підрозділами, він повине бути обов'язково.
А номенклатур структурних підрозділів може і не бути - все залежить від структури підприємства
Andry вне форума   Ответить с цитированием
Старый 09.02.2017, 17:28   #5
over13
Новый участник HR-Лиги
 
Регистрация: 07.02.2017
Сообщений: 5
Вы сказали Спасибо: 1
Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях
По умолчанию

Цитата:
Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках.
Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури
справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради або органу вищого рівня.
Номенклатура справ установи підписується керівником служби діловодства установи, візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК установи. Погодження та підписання номенклатури справ
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають номенклатуру справ установи у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня. Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.
1.Тобто потрібно створювати 4 екземпляри з мокрими печатками і розносити адресатам?
2. Як створювати резерв у номенклатурі? Просто залишити місце в кінці кожного з відділів? І при необхідності треба фіксувати те що ми розпочинаємо використовувати цей резерв?
3. Яка це організація в діяльності якої створюється документи НАФ?
Дякую.

Последний раз редактировалось over13; 09.02.2017 в 17:49.
over13 вне форума   Ответить с цитированием
Старый 09.02.2017, 18:35   #6
Andry
Эксперт HR-Лиги
 
Аватар для Andry
 
Регистрация: 06.10.2009
Сообщений: 10,057
Вы сказали Спасибо: 4,244
Поблагодарили 9,621 раз(а) в 5,567 сообщениях
По умолчанию

Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
1.Тобто потрібно створювати 4 екземпляри з мокрими печатками і розносити адресатам?
Це ви що за НПА цитували?
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
2. Як створювати резерв у номенклатурі? Просто залишити місце в кінці кожного з відділів? І при необхідності треба фіксувати те що ми розпочинаємо використовувати цей резерв?
Про який саме резерв йдеться мова?
Я ж разом з вами інструкцію у ценй момент не читаю
Якщо мається на увазі резерв для заведення нових томів справи - то пропускається декілька рядків, щоб можна було згодом зробити запис про заведення чергового тому справи. А як зробите запис про дату заведення нового тому справи - це і зафіксує те, що ви розпочали використовувати цей резерв
Цитата:
Сообщение от over13 Посмотреть сообщение
3. Яка це організація в діяльності якої створюється документи НАФ?
Читайте "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів":
Цитата:
2.4. До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ. Дана група включає організації – джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку.
Державні і комунальні організації – джерела формування НАФ –передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.
Andry вне форума   Ответить с цитированием
Этот пользователь сказал Спасибо Andry за это полезное сообщение:
over13 (16.02.2017)
Старый 16.02.2017, 10:38   #7
over13
Новый участник HR-Лиги
 
Регистрация: 07.02.2017
Сообщений: 5
Вы сказали Спасибо: 1
Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях
По умолчанию

Дякую!!
Підкажіть будь-ласка до яких статтей можна віднести такі справи як:
- реалізація плану закупівель (розробка,здійснення)
- листування з громадянами
- взаємини зі ЗМІ та партнерами
- меморандуми про співпрацю
- графік виїзних пунктів прийому громадян
over13 вне форума   Ответить с цитированием
Старый 16.02.2017, 12:24   #8
Andry
Эксперт HR-Лиги
 
Аватар для Andry
 
Регистрация: 06.10.2009
Сообщений: 10,057
Вы сказали Спасибо: 4,244
Поблагодарили 9,621 раз(а) в 5,567 сообщениях
По умолчанию

Не можу підказати, тому що я не знаю ні специфіки вашої діяльності, ні змісту згаданих документів. Ми до статей відносимо не назву справ, а зміст інформації, яка в них міститься. Тому що, наприклад, меморандум про співрацю може стосуватися як кадрових питань, так і питань наукових розробок чи питань матеріально-технічного забезпечення.
А якщо у вас є певні сумніви - звертайтеся до вашої експертної комісії і оформляйте це відповідним рішенням.
Andry вне форума   Ответить с цитированием
Старый 16.02.2017, 13:08   #9
over13
Новый участник HR-Лиги
 
Регистрация: 07.02.2017
Сообщений: 5
Вы сказали Спасибо: 1
Поблагодарили 0 раз(а) в 0 сообщениях
По умолчанию

Дякую! Я це розумію (про відповідність діяльності установи та статті), але взагалі деякі поняття з нашої діяльності в переліку не передбачені навіть близько, тому все таки прийдеться звертатися до архіву.
Вдалого Вам дня!
over13 вне форума   Ответить с цитированием
Старый 16.02.2017, 13:29   #10
Andry
Эксперт HR-Лиги
 
Аватар для Andry
 
Регистрация: 06.10.2009
Сообщений: 10,057
Вы сказали Спасибо: 4,244
Поблагодарили 9,621 раз(а) в 5,567 сообщениях
По умолчанию

Якщо ваша експертна комісія прийме рішення, що від завтра, образно кажучи, синє слід вважати зеленим і оформить це відповіідним рішенням - ніяких питань не буде.
Andry вне форума   Ответить с цитированием
Ответ


Опции темы

Ваши права в разделе
Вы не можете создавать новые темы
Вы не можете отвечать в темах
Вы не можете прикреплять вложения
Вы не можете редактировать свои сообщения

BB коды Вкл.
Смайлы Вкл.
[IMG] код Вкл.
HTML код Выкл.

Быстрый переход


Часовой пояс GMT +3, время: 18:12.


Powered by vBulletin® Version 3.8.1
Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
2024 © МЕДИА-ПРО 2024 © HR LIGA