Да, софт необходим
Причём не только по кадровому учёту и делопроизводству, а по всему функционалу.
А факторы принятия решения в пользу автоматизации прибл. то же, что и для других систем автоматизации - размер компании, объём и повторяемость работ, территориальная удалённость подразделений, требования законодательства, и т.п.